Mobiliteitsbudget : Het is er !

Het mobiliteitsbudget is in werking getreden op 1 maart 2019. Het is een budget dat de werkgever aan een werknemer kan toekennen als alternatief voor de bedrijfswagen waarover hij beschikt of waarop hij aanspraak kan maken.

Na de mobiliteitsvergoeding (cash for car) voert de regering het principe van het mobiliteitsbudget in. Het essentiële verschil tussen beide is dat de werknemer in het mobiliteitsbudget nog kan kiezen voor een (milieuvriendelijke) bedrijfswagen die kan worden aangevuld met andere vervoersmogelijkheden. In het systeem van cash for car is het alles of niets: ofwel behoudt de werknemer zijn bedrijfswagen ofwel doet hij er volledig afstand van.

Het mobiliteitsbudget is in werking getreden op 1 maart 2019.

1. Hoe een mobiliteitsbudget invoeren?

De beslissing om een mobiliteitsbudget in te voeren komt toe aan de werkgever die er eventuele voorwaarden aan kan verbinden. De werkgever deelt de berekeningswijze en het bedrag van het mobiliteitsbudget voorafgaandelijk mee aan de werknemer.

De werknemer kan dan een aanvraag indienen bij de werkgever om ervan te genieten. Deze aanvraag moet schriftelijk gebeuren.

De werkgever deelt daarna zijn beslissing, eveneens schriftelijk, mee aan de werknemer.

Als de beslissing positief is, dan moet er een schriftelijke overeenkomst tussen de partijen worden opgemaakt met de volgende inhoud:

• de formele aanvraag van de werknemer;
• de positieve beslissing van de werkgever;
• het basisbedrag van het mobiliteitsbudget;
• het feit dat de werknemer de fiscale vrijstellingen voor woon-werkverplaatsingen niet meer kan genieten (behalve de vrijstelling inzake privévervoer, zie hierna punt 6).

Dit geschrift maakt integraal deel uit van de arbeidsovereenkomst en wordt beschouwd als een sociaal document.

2. Moeten er voorafgaande voorwaarden vervuld zijn?

Zowel werkgever als werknemer moeten bepaalde voorwaarden vervullen om het mobiliteitsbudget te kunnen voorstellen en erover te beschikken.

2.1. Werkgever

Van werkgeverszijde gelden de volgende voorwaarden:

• al één of meer bedrijfswagens ter beschikking hebben gesteld aan één of meer werknemers,
• tijdens een ononderbroken periode van minstens 36 maanden die onmiddellijk voorafgaat aan de invoering van het mobiliteitsbudget.

Voornoemde voorwaarde van 36 maanden is niet van toepassing als de werkgever een startende werkgever is.

2.2. Werknemer

Van werknemerszijde zijn twee gevallen mogelijk.

2.1.1. De werknemer beschikt al over een bedrijfswagen

In dit geval gelden de volgende voorwaarden:

• op het ogenblik van de aanvraag: minstens 3 ononderbroken maanden beschikken over een bedrijfswagen;
• EN tijdens de 36 maanden vóór de aanvraag: minstens 12 maanden beschikken of beschikt hebben over een bedrijfswagen bij de huidige werkgever.

2.1.2. De werknemer kan aanspraak maken op een bedrijfswagen

De werknemer kan aanspraak maken op een bedrijfswagen als hij deel uitmaakt van een functiecategorie waarvoor een bedrijfswagen is voorzien in het beleid inzake bedrijfswagens van zijn werkgever.

De volgende voorwaarden moeten vervuld zijn:

• op het ogenblik van de aanvraag: minstens 3 ononderbroken maanden aanspraak maken op  een bedrijfswagen;
• EN tijdens de 36 maanden vóór de aanvraag: minstens 12 maanden aanspraak gemaakt hebben op een bedrijfswagen bij de huidige werkgever.

2.1.3. Uitzondering

Voornoemde voorwaarden van 3 en 12 maanden zijn niet van toepassing bij aanwerving of in geval van bevordering of functieverandering vóór 1 maart 2019.

3. Hoe werkt het mobiliteitsbudget?

Het mobiliteitsbudget bevat drie pijlers.

3.1. Pijler 1: milieuvriendelijke bedrijfswagen

Met het mobiliteitsbudget kan de werknemer de terbeschikkingstelling van een milieuvriendelijke bedrijfswagen financieren.

Dit betekent dat de wagen:

• hetzij een elektrische wagen is;
• hetzij een maximale CO₂-uitstoot van 105 g/km (100 g/km in 2020 en 95 g/km vanaf 2021) heeft en minstens beantwoordt aan de emissienorm voor luchtverontreinigende stoffen die geldt voor nieuwe voertuigen of aan een latere norm.

Het mobiliteitsbudget wordt gebruikt voor de financiering van de bedrijfswagen en de kosten die ermee verbonden zijn (brandstofkosten, solidariteitsbijdrage en de kosten voor het beheer van het mobiliteitsbudget).

3.2. Pijler 2: duurzame vervoerswijze

Als er na gebruik van pijler 1 een saldo overblijft (of als de werknemer volledig afziet van de bedrijfswagen), dan wordt dit ter beschikking van de werknemer gesteld. Dit saldo wordt tijdens het kalenderjaar besteed aan de financiering van duurzame vervoermiddelen.

Het kan gaan om de volgende vervoermiddelen:

• zachte mobiliteit (aankoop, verhuur, leasing, onderhoud en verplichte uitrusting): rijwielen en motorfietsen;
• openbaar vervoer: abonnementen (voor de woon-werkafstand, op naam van de werknemer) en vervoersbewijzen (biljetten voor het openbaar vervoer in België of binnen de Europese Economische Ruimte);
• georganiseerd gemeenschappelijk vervoer;
• deeloplossingen: carpooling en autodelen, taxivervoer en huur van auto’s met chauffeur, huur van auto’s zonder chauffeur (maximum 30 dagen per jaar);
• huisvestingskosten (huurgelden en interesten van hypothecaire leningen): woonplaats gelegen  binnen een straal van 5 kilometer van de normale plaats van tewerkstelling;
• kilometervergoeding fiets of terbeschikkingstelling van een fiets.

3.3. Pijler 3: saldo

Het deel dat de werknemer niet gebruikt, wordt hem eenmaal per jaar in geld uitbetaald, uiterlijk samen met het loon van de eerste maand van het daaropvolgende jaar.

3.4. Beheer van het mobiliteitsbudget

De werkgever stelt het mobiliteitsbudget, na aftrek, in voorkomend geval, van het deel gebruikt voor de financiering van een milieuvriendelijke bedrijfswagen en van de bijhorende kosten (pijler 1), in zijn geheel in een virtuele vorm ter beschikking van de betrokken werknemer.

De werkgever deelt aan de werknemer mee welke duurzame vervoermiddelen (pijler 2) hij wilt financieren door middel van het mobiliteitsbudget.

De werknemer moet op elk ogenblik een zicht hebben op de stand van zaken van zijn mobiliteitsbudget, in het bijzonder:

• zijn nationaal nummer;
• de functiecategorie waartoe hij behoort;
• de datum vanaf dewelke hij tot de voornoemde functiecategorie behoort;
• het bedrag van het mobiliteitsbudget dat hem werd toegekend, na aftrek, in voorkomend geval, van het deel gebruikt voor de financiering van een milieuvriendelijke bedrijfswagen en van de bijhorende kosten (pijler 1);
• de inventaris van de duurzame vervoermiddelen die reeds gefinancierd werden (pijler 2);
• details over de toewijzing van de uitgaven in functie van de keuzes gemaakt door de werknemer;
• de datum waarop de duurzame vervoermiddelen gefinancierd werden;
• de kosten voor het beheer van het mobiliteitsbudget;
• de geldigheidsdatum van het mobiliteitsbudget;
• het beschikbaar saldo;
• de aanpassingen van het bedrag van het budget bij een functieverandering of een bevordering.

De werkgever bepaalt welke rechtvaardigingsstukken de werknemer aan hem moet overmaken om de financiering van de duurzame vervoermiddelen te bewijzen (pijler 2) . Indien de werknemer gebruik maakt van een betaalkaart of van een applicatie, neemt de werkgever de nodige maatregelen opdat deze instrumenten enkel kunnen gebruikt worden voor de financiering van de duurzame vervoermiddelen die hij heeft goedgekeurd.

Indien de arbeidsovereenkomst een einde neemt vóór het einde van de geldigheidsduur van het mobiliteitsbudget, wanneer de werknemer een nieuwe functie uitoefent waarvoor hij recht heeft op een bedrijfswagen van een lagere categorie of wanneer de werknemer geen recht meer heeft op een bedrijfswagen binnen het loonsysteem van de werkgever en de werkgever stelt vast dat de werknemer teveel heeft gespendeerd dan zijn mobiliteitsbudget toelaat, dan moet de werknemer wat hij teveel heeft gespendeerd terugbetalen aan de werkgever en dit binnen de 30 dagen die volgen op de datum waarop  de werkgever hem ertoe verzoekt.  De werkgever moet aan de werknemer een gedetailleerde berekening van de terug te betalen sommen overmaken.

Ingeval de werkgever vaststelt dat de werknemer het mobiliteitsbudget onrechtmatig gebruikt, d.w.z. dat de werknemer duurzame vervoermiddelen gebruikt die de werkgever niet heeft goedgekeurd, dan moet de werknemer de onrechtmatig gebruikte sommen aan de werkgever terugbetalen binnen de 30 dagen die volgen op de datum waarop de werkgever hem ertoe verzoekt. De werkgever moet hier ook aan de werknemer een gedetailleerde berekening van de terug te betalen sommen overmaken.

In geval het mobiliteitsbudget niet toelaat een duurzaam vervoermiddel in zijn totaliteit te financieren, dan moet de werkgever de werknemer enkel vergoeden tot een bedrag van het nog beschikbaar mobiliteitsbudget.

Om het mobiliteitsbudget van de werknemer te beheren moet de werkgever een mobiliteitsrekening creëren op naam van de betrokken werknemer.

De mobiliteitsrekening is een gegevensbank waarin de werkgever het mobiliteitsbudget van de werknemer registreert en beheert.

Om die mobiliteitsrekening te beheren kan de werkgever een beroep doen op de diensten van een derde partij om in zijn naam de creatie en het beheer van de mobiliteitsrekening gedeeltelijk of volledig te waarborgen.

De werkgever is dan de verwerkingsverantwoordelijke en de derde partij is de verwerker. Zij sluiten een overeenkomst over het voorwerp en de duur van de verwerking, de aard en de doeleinden van de verwerking, de categorieën van persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen alsook de verplichtingen en de rechten van de verwerkingsverantwoordelijke  overeenkomstig de privacy bepalingen van de AVG. Als verwerkingsverantwoordelijke, neemt de werkgever de nodige maatregelen om de rechten van de betrokken werknemers te waarborgen overeenkomstig de voorschriften van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

De mobiliteitsrekening laat de werkgever toe om:

• per begunstigde werknemer het mobiliteitsbudget waarop laatstgenoemde recht heeft, toe te kennen en op te volgen en alle door het mobiliteitsbudget gefinancierde kosten te registreren;
• het mobiliteitsbudget te verhogen of te verlagen in geval van een functiewijziging of van een bevordering van de begunstigde werknemer;
• de toegang tot het saldo van het mobiliteitsbudget te blokkeren op de dag van de beëindiging van de toekenning van het mobiliteitsbudget;
• over te gaan tot een nieuwe berekening van het mobiliteitsbudget om de werkgever toe te laten om de terugbetaling te eisen van onrechtmatig gebruikte sommen (zie hierboven);
• het berekenen van het gedeelte van het saldo van het mobiliteitsbudget dat niet door de werknemer gebruikt werd tijdens het kalenderjaar aan de financiering van duurzame vervoermiddelen en dat hem zal uitbetaald worden, één keer per jaar, in speciën, ten laatste met het loon van de eerste maand van het volgend jaar (pijler 3).

De gegevens inzake het mobiliteitsbudget worden bewaard in de mobiliteitsrekening gedurende zeven jaren. De werkgever mag de rechtvaardigingsstukken in elke reproductievorm bewaren, op voorwaarde dat ze goed leesbaar zijn en de gebruikte reproductievorm een doelmatig toezicht toelaat.
De rechtvaardigingsstukken worden gedurende dezelfde termijn als deze bedoeld in het eerste lid, bewaard.

4. Hoeveel bedraagt het mobiliteitsbudget ?

Het bedrag van het mobiliteitsbudget stemt overeen met de jaarlijkse brutokosten van de bedrijfswagen voor de werkgever, met inbegrip van de fiscale en parafiscale lasten en de daarmee gerelateerde kosten  zoals financieringskosten, brandstofkosten of de patronale solidariteitsbijdrage.

Dit is de zogenaamde total cost of ownership (TCO), na aftrek van elke persoonlijke bijdrage van de werknemer.

Bij functieverandering of bevordering kan het mobiliteitsbudget worden verhoogd of verlaagd wanneer de nieuwe functie een wijziging van de budgetkosten met zich meebrengt.

Het mobiliteitsbudget moet niet worden geïndexeerd zoals de lonen. Als de werkgever het toch wenst te indexeren, dan mag deze indexering niet hoger zijn dan de loonindexering die in zijn sector van toepassing is.

Het mobiliteitsbudget komt in aanmerking voor de loonnorm.

5. Antimisbruikmaatregel ingeval van toekenning van een mobiliteitsbudget

Het mobiliteitsbudget mag niet worden toegekend ter gehele of gedeeltelijke vervanging of omzetting van loon, premies, voordelen in natura of enig ander voordeel of aanvulling hierbij die al dan niet in aanmerking worden genomen voor de sociale zekerheid.

Het mobiliteitsbudget mag evenmin worden toegekend wanneer een bedrijfswagen die aanleiding zou geven tot de toekenning van een mobiliteitsbudget , geheel of gedeeltelijk het resultaat was van een vervanging of omzetting van loon of andere voordelen in een bedrijfswagen.

Het mobiliteitsbudget mag wel worden toegekend ter vervanging of omzetting van loon of andere voordelen, indien die voordelen blijkens de individuele arbeidsovereenkomst zijn toegekend aan de werknemer omdat hij recht had op een bedrijfswagen, maar er niet effectief over beschikt heeft, tenzij die voordelen op hun beurt geheel of gedeeltelijk het resultaat waren van een vervanging of omzetting van loon of andere voordelen in een bedrijfswagen.

Het mobiliteitsbudget mag ook worden toegekend ter vervanging van de mobiliteitsvergoeding.

6. Welke sociale en fiscale behandeling voor het mobiliteitsbudget?

6.1. Sociale behandeling

• Pijler 1 (bedrijfswagen): zoals voor elke bedrijfswagen betaalt de werkgever een solidariteitsbijdrage.
• Pijler 2 (duurzaam vervoer): volledige vrijstelling.
• Pijler 3 (saldo): de werknemer is een bijzondere bijdrage van 38,07% verschuldigd. Bovendien wordt dit saldo in aanmerking genomen in de berekeningsbasis van de uitkeringen inzake werkloosheid, ziekte/invaliditeit en pensioen.

6.2. Fiscale behandeling

• Pijler 1 (bedrijfswagen): zoals voor elke bedrijfswagen wordt een belastbaar voordeel van alle aard in hoofde van de werknemer berekend.
• Pijler 2 (duurzaam vervoer): volledige vrijstelling.
• Pijler 3 (saldo): vrijstelling van bedrijfsvoorheffing en 100% aftrekbaar in hoofde van de werkgever.

7. Wat zijn de gevolgen voor de woon-werkverplaatsingen?

Met het nettobedrag van het mobiliteitsbudget moet de werknemer zijn woon-werkverplaatsingen (en privéverplaatsingen) financieren zonder tussenkomst van de werkgever.

Als er een mobiliteitsbudget wordt toegekend, dan is de werkgever immers niet meer verplicht tussen te komen in de woon-werkverplaatsingen en dit ongeacht de wijze waarop ze worden uitgevoerd (met privéwagen, met het openbaar vervoer, per fiets).

Als de werkgever toch beslist om tussen te komen in de kosten van deze verplaatsingen, wordt zijn tussenkomst bovendien niet vrijgesteld en is ze onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing.

Het bovenstaande is niet van toepassing als de werknemer - alvorens het mobiliteitsbudget te genieten en tijdens de 3 voorafgaande maanden -  al een voordeel bedrijfswagen cumuleerde met een voordeel woon-werkverplaatsingen (sociaal abonnement, fiets, enz.). In dat geval blijft voor deze tussenkomst een voordelige sociale en fiscale behandeling gelden.

8. Hoelang wordt het mobiliteitsbudget toegekend?

De toekenning van het mobiliteitsbudget stopt in de volgende gevallen:

• de werknemer heeft een nieuwe functie waarvoor geen bedrijfswagen voorzien is (zie verloningssysteem van de werkgever). In deze situatie moet de werkgever opnieuw tussenkomen in de verplaatsingskosten voor het woon-werkverkeer;
• de werknemer beschikt over een mobiliteitsvergoeding (cash for car);
• de werknemer beschikt over een bedrijfswagen die niet aan de milieucriteria beantwoordt (zie hoger punt 3.1.).

Bron: Wet van 17 maart 2019 betreffende de invoering van een mobiliteitsbudget en koninklijk besluit van 21 maart 2019 tot uitvoering van de wet van 17 maart 2019 betreffende de invoering van een mobiliteitsbudget, BS 29 maart 2019.

Bijkomende info : www.mobiliteitsbudget.be