De maatregelen genomen tegen de verspreiding van het coronavirus hebben ook een impact op het VOV-dossier van de werknemers. De Vlaamse overheid heeft de nodige schikkingen getroffen hieromtrent.
De impact van de coronamaatregelen op het Vlaams opleidingsverlof kan sterk verschillen naargelang het type van gevolgde opleiding en naargelang het type van genomen maatregel die werd gecommuniceerd door de opleidingsverstrekker.
De Vlaamse overheid voorziet o.a. de volgende mogelijke scenario’s:
1. De opleidingsverstrekker voorziet online vervanglessen (webinars).
2. De opleidingsverstrekker schort de opleiding op, plant de lessen in op een later tijdstip.
3. De opleidingsverstrekker zet de opleiding stop.
4. Eventuele combinaties van bovenstaande maatregelen.
Op haar website liet de Vlaamse overheid (DWSE) weten hoe zij in elk van deze scenario’s zal omgaan met de toekenning van het recht op VOV, de berekening van het aantal VOV-uren, de indiening van terugbetalingsdossiers,.... Wij overlopen hieronder samen met u wat u moet weten over VOV in tijden van Corona.
I. Impact van de coronamaatregelen op het recht op VOV
A. Deelname aan de eindbeoordeling
1. Scenario uitstel
Er is pas recht op VOV als uw werknemer aan de eindbeoordeling (d.i. een examen, stage, ...) deelneemt. Deze vereiste blijft gelden, ook wanneer de datum van de eindbeoordeling desgevallend werd uitgesteld ten gevolge van de coronacrisis.
Uw werknemer zal dus aanwezig moeten zijn op de uitgestelde datum van de eindbeoordeling of tenminste, indien hij op de uitgestelde datum gewettigd afwezig zou zijn, op de eerstvolgende vastgelegde datum van eindbeoordeling.
Enkel indien uw werknemer een opleiding volgt die regelmatige aanwezigheid vereist én waarvoor geen eindbeoordeling is voorzien, is hij vrijgesteld van de verplichting tot deelname aan de eindbeoordeling.
2. Scenario stopzetting
De verplichting tot deelname aan de eindbeoordeling valt uiteraard weg wanneer de opleiding voortijdig werd stopgezet door de opleidingsverstrekker.
B. Minimum 32 lesuren
Het minimum van 32 lesuren blijft tevens onverminderd gelden als voorwaarde voor het recht op VOV. Het voldoen aan deze vereiste zal echter niet beïnvloed worden door een eventueel uitstel of zelfs schrapping van lesuren, vermits het hier gaat om het minimumaantal ingeschreven lesuren, niet om het aantal effectief gevolgde lesuren. Deze vereiste geldt trouwens niet voor mentoropleidingen.
II. Impact van de coronamaatregelen op het aantal uren VOV waarop de werknemer recht heeft (= aantal uren dat zal worden terugbetaald aan de werkgever)
A. Opleidingen die regelmatige aanwezigheid vereisen in de les
Het aantal uren VOV blijft hier berekend op het aantal aanwezige lesuren. Aangezien bepaalde maatregelen leiden tot een vermindering van het aantal aanwezige lesuren, kan er dus een impact zijn op het resultaat van de berekening.
1. Scenario afstandsleren
Een eventuele omzetting van bepaalde of alle lesuren naar afstandsleren heeft in principe geen impact. De opleidingsverstrekker mag voor de betrokken uren de aanwezigheid van de cursisten attesteren. Dit echter op voorwaarde dat voorzien wordt in een minimale opvolging of begeleiding van de werknemer-student. De contactname tussen lesgever en student kan gebeuren via e-mail, videocall, ...
2. Scenario uitstel
Afhankelijk van de mate waarin de werknemer er beter of minder goed in slaagt om op de nieuw vastgelegde lesdata aanwezig te zijn, kan een uitstel van lesdata impact hebben op het aantal uren VOV waarop de werknemer uiteindelijk recht zal hebben.
3. Scenario stopzetting
- Opleiding die regelmatige aanwezigheid vereist en waarvoor geen eindbeoordeling is voorzien:
Enkel de aanwezige uren tot aan de stopzetting zullen worden uitbetaald.
- Opleiding die regelmatige aanwezigheid vereist en waarvoor een eindbeoordeling is voorzien:
De opgenomen uren VOV tot en met de stopzetting kunnen worden terugbetaald.
B. Opleiding die geen regelmatige aanwezigheid vereist (Vlaams hoger onderwijs en CVO’S)
Het aantal uren VOV wordt voor dit type van opleidingen nog steeds berekend op basis van het aantal geplande lesuren. Toegepast op de diverse mogelijke scenario’s, betekent dit het volgende:
1. Scenario afstandsleren
Een eventuele omzetting naar afstandsleren heeft geen impact op het aantal uren VOV.
2. Scenario uitstel
Een uitstel heeft geen impact op het aantal uren VOV. Het aantal uren VOV wordt in dit geval immers (nog steeds) berekend op basis van het aantal geplande lesuren. Dit aantal blijft hetzelfde ongeacht het uitstel.
3. Scenario stopzetting
Bij stopzetting worden enkel de opgenomen uren VOV tot en met de stopzetting terugbetaald.
III. Impact van de coronamaatregelen op de planning en opname van de uren VOV
A. Scenario’s afstandsleren en/of uitstel
Werkt uw werknemer exact 50% met een vast uurrooster, dan zal uw werknemer in geen geval VOV kunnen opnemen in de periode van schorsing van de lessen. Hij zal enkel VOV kunnen opnemen op de uitgestelde lesdata die samen zullen vallen met het werkrooster.
In alle overige gevallen beschikt u over twee opties:
Optie 1
U komt met uw werknemer overeen dat de reeds ingeplande VOV-dagen behouden en opgenomen worden, ook al gaan de lessen voorlopig niet door. Let erop dat voor bepaalde opleidingen de mogelijkheid bestaat dat het aantal uren VOV waarop de werknemer vandaag recht heeft, later nog zal verminderen (zie punt II. hierboven). U doet er goed aan om hieromtrent nu reeds afspraken te maken met uw werknemer (bijvoorbeeld omzetting van te veel opgenomen uren VOV in verlof). Te veel opgenomen uren VOV die alsdusdanig ook geregistreerd blijven in de DmfA, zullen niet worden terugbetaald.
Optie 2
U kan beslissen om de geplande VOV-uren in te trekken. Een aanpassing aan de planning kan namelijk in geval van onvoorziene omstandigheden worden doorgevoerd op gemotiveerd verzoek van de werkgever of de werknemer. U kan dus aan uw werknemer(s) het verzoek richten tot opschorting van de geplande uren VOV, wanneer u bijvoorbeeld vaststelt dat er door de coronacrisis te weinig personeel is. De werknemer moet dan uiteraard de gelegenheid krijgen om de ingetrokken VOV-uren later op te nemen. Over de concrete modaliteiten van de aanpassing beslist u, net zoals bij de oorspronkelijke planning, in onderlinge overeenstemming met uw werknemer(s). Uw werknemer kan zich hierbij, op zijn verzoek, laten bijstaan door vakbondsafgevaardigden.
B. Scenario stopzetting
1. Opleiding waarvoor een eindbeoordeling is voorzien
Alle uren VOV die na de datum van stopzetting stonden ingepland, moeten in elk geval worden geannuleerd. Luidens de recente mededeling van het DWSE worden deze uren immers niet terugbetaald.
2. Opleiding waarvoor geen eindbeoordeling is voorzien
Er kunnen in principe ook nog VOV-uren worden opgenomen na datum van stopzetting, op voorwaarde dat:
- het niet gaat om een werknemer die is tewerkgesteld met een vast uurrooster en met een totaal tewerkstellingspercentage van exact 50% (deze werknemer kan enkel VOV opnemen voor het bijwonen van de lesuren die samenvallen met het werkrooster);
- deze uren vallen op de eerste en/of tweede werkdag die valt na de dag waarop de laaste les is doorgegaan;
- het totaalaantal van de opgenomen en nog op te nemen VOV-uren niet groter wordt dan het aantal van aanwezige lesuren.
IV. Impact van de coronamaatregelen op de indiening van het terugbetalingsdossier
Reeds ingediende terugbetalingsaanvragen zullen niet moeten worden aangepast. De opleidingsverstrekker doet het nodige om het DWSE te informeren van de eventuele schorsing of stopzetting van de opleiding.
V. Impact van de coronamaatregelen op de registratie van de VOV-uren in de DmfA
Moet u een dag die ingepland stond als VOV-dag, en die later in een periode van tijdelijke werkloosheid blijkt te vallen, coderen als VOV of als tijdelijke werkloosheid? Met andere woorden: welke schorsingsgrond heeft voorrang bij samenloop tussen VOV en tijdelijke werkloosheid?
De regel “de eerste schorsingsgrond primeert” is van toepassing. Doorgaans werd het VOV als eerste vastgelegd in de planning, en werd pas later de tijdelijke werkloosheid aangevraagd. In deze gevallen zal het VOV voorrang hebben. U behoudt dan de registratie onder code 5 in de DmfA, en u betaalt het volledige (geplafonneerde) loon uit.
Let wel:
- Indien u met uw werknemer overeengekomen was om de geplande VOV-uren in te trekken, dan moet u deze afspraak uiteraard naleven. In dit geval is er geen sprake meer van samenloop.
- Zie ook punt II. hierboven: ga na of de werknemer überhaupt nog aanspraak kan maken op bijkomende uren VOV, rekening houdend met de door de opleidingsverstrekker genomen maatregel (bijv. stopzetting).
- Indien het geplande VOV geen volledige dag beslaat, dan registreert u de resterende niet-gewerkte uren als tijdelijke werkloosheid. Vergeet daarbij niet om, conform de recente instructies van de RVA, in de commentaarzone in de ASR scenario 5 het aantal uren VOV te vermelden.
Voor meer informatie kan u terecht op:www.vlaanderen.be/vlaamse-opleidingsincentives/gevolgen-voor-vlaams-opleidingsverlof-door-opschorting-lessen-vanwege-coronavirus.