Het einde van het jaar nadert met rasse schreden. Voor de werkgever gaat dit gepaard met een reeks verplichtingen. Zo moet hij de vervangingsfeestdagen voor 2020 meedelen, erop toezien dat de resterende wettelijke feestdagen, wettelijke vakantiedagen en inhaalrustdagen verplicht wordt opgenomen en overgaan tot betaling van de eindejaarspremie en vertrekvakantiegeld.
Als deze verplichtingen niet vervuld zijn, kan dit financiële gevolgen hebben voor de werkgever. Om onaangename verrassingen te vermijden, geven we u hierna een kort overzicht.
Vaststelling van de vervangingsfeestdagen en collectieve sluitingsdagen
De feestdagen die in 2020 samenvallen met een zondag of een andere inactiviteitsdag in de onderneming (meestal zaterdag) moeten in principe in hetzelfde jaar worden vervangen door een gewone activiteitsdag in de onderneming. Voor 2020 moeten zaterdag 15 augustus (O.L.V. Hemelvaart) en zondag 1ste november (Allerheiligen) waarschijnlijk worden vervangen. Andere feestdagen die met een inactiviteitsdag in de onderneming samenvallen, moeten eveneens worden vervangen.
U vindt hierover meer informatie in ons artikel over de vervanging van feestdagen.
De collectieve vakantiedagen kunnen door het paritair comité worden vastgesteld. Als tegen 31 december 2019 geen beslissing werd meegedeeld aan de FOD Sociale Zekerheid kunnen de data van de collectieve vakantie op ondernemingsvlak worden vastgelegd. In dat geval is er geen uiterste datum. Het is echter aangeraden dit tijdig te doen zodat de werknemers er rekening mee kunnen houden voor de organisatie van hun eigen vakantie. De beslissing moet worden genomen door de ondernemingsraad of, bij ontstentenis ervan, via een akkoord met de vakbondsafvaardiging van de onderneming of, bij ontstentenis ervan, via een unaniem akkoord met alle werknemers.
U vindt hierover meer informatie in ons artikel over de vaststelling van de collectieve sluitingsdagen.
Hebben de werknemers al hun wettelijke feestdagen, wettelijke vakantiedagen en inhaalrustdagen kunnen opnemen?
In principe moet de werknemer deze dagen vóór het einde van het jaar opnemen. Het is dan ook goed dat de werkgever de werknemers met resterende verlofdagen per aangetekende brief meedeelt dat ze deze dagen vóór het einde van het jaar moeten opnemen en niet naar het volgende jaar kunnen overdragen.
Als sommige werknemers ondanks de herinneringsbrief van de werkgever weigeren hun verlof op te nemen, is het aanbevolen dat de werkgever kan bewijzen dat hij hen heeft aangemaand hun verlof op te nemen. Zo vermijdt de werkgever eventuele sancties en ontsnapt hij aan de verplichting om aan de bedienden het vakantiegeld voor de niet-opgenomen dagen te moeten betalen.
Het kan voor de werkgever ook nuttig zijn een systeem van verlofplanning in te voeren in de onderneming zodat de werknemers verplicht zijn hun verlofdagen op te nemen en de toekenning van verlofdagen wordt georganiseerd.
De wettelijke feestdagen
Elke voltijdse werknemer heeft recht op tien wettelijke feestdagen per jaar. Er bestaan bijzondere regels voor deeltijdse werknemers.
In ieder geval moeten de werknemers hun wettelijke feestdagen, de vervangingsfeestdagen en hun inhaalrustdagen vóór het einde van het jaar hebben opgenomen. Is dit niet het geval, dan stelt de werkgever zich bloot aan strafrechtelijke of administratieve geldboetes.
De wettelijke vakantiedagen
Wettelijke vakantiedagen mogen niet naar het volgende jaar worden overgedragen. Als een werknemer al zijn vakantiedagen niet heeft opgenomen vóór het einde van het jaar, zijn ze verloren.
Voor bijkomende vakantiedagen die op niveau van de sector of de onderneming worden toegekend (bijvoorbeeld anciënniteitsdagen) kan worden bepaald of de overdracht ervan al dan niet is toegestaan. Wanneer niets bepaald is op sectoraal vlak is het aangeraden op ondernemingsvlak te preciseren dat de werknemers eerst hun wettelijke vakantie moeten uitputten alvorens bijkomende vakantiedagen te kunnen opnemen. Op die manier beschikt de werkgever over een grotere marge om de overdracht van een zeker aantal verlofdagen naar het volgende jaar te kunnen toestaan.
De werkgever moet er dan ook op toezien dat alle werknemers hun wettelijke vakantiedagen vóór het einde van het jaar kunnen opnemen. Hij kan zich hiertegen niet verzetten op straffe van strafrechtelijke of administratieve geldboetes.
Als een bediende zijn wettelijke vakantiedagen niet vóór het einde van het jaar kan opnemen wegens omstandigheden onafhankelijk van zijn wil, bijvoorbeeld ziekte (een zeer drukke arbeidsperiode in de onderneming is daarentegen geen omstandigheid onafhankelijk van de wil van de werknemer), moet de werkgever hem tegen het einde van het jaar het enkel vakantiegeld betalen voor de dagen die hij niet heeft kunnen opnemen.
De bediende heeft dan ook recht op dubbel vakantiegeld als dit hem nog niet tegelijk met de andere bedienden werd betaald (meestal in mei of juni). De bediende die uit eigen wil niet al zijn vakantiedagen opneemt, verliest daarentegen zijn recht op vakantiegeld voor de dagen die hij niet heeft opgenomen.
U vindt hierover meer informatie in ons artikel over de wettelijke vakantiedagen.
De inhaalrustdagen
Als de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur in de onderneming op jaarbasis wordt bereikt door toekenning van inhaalrustdagen moeten deze dagen absoluut vóór het einde van het jaar worden opgenomen. Is dit niet het geval, dan wordt de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur overschreden en riskeert de werkgever sancties.
Moet een eindejaarspremie worden betaald?
Talrijke ondernemingen moeten een eindejaarspremie toekennen. Deze verplichting is vaak op sectoraal vlak bepaald. Is dit niet het geval, dan kan dit recht ook worden bepaald bij bedrijfs-cao, arbeidsreglement of arbeidsovereenkomst. Dit recht kan zelfs krachtens een gebruik in de onderneming voor de werknemers verworven zijn.
In voorkomend geval moet men op niveau van de rechtsbron nagaan wie de premie betaalt : Wat het bedrag is ? Of de premie aan alle werknemers of enkel aan bepaalde werknemers wordt toegekend ? Wanneer de premie moet worden betaald ?
U vindt hierover meer informatie in ons artikel over de eindejaarspremies.
Het vakantiegeld van december niet vergeten
Samen met het loon van de maand december moet de werkgever ook een vakantiegeld van december betalen aan elke bediende die zijn arbeidsduur in de loop van het jaar verminderde. Het vertrekvakantiegeld is verschuldigd voor de niet-opgenomen vakantiedagen en/of -uren van 2019 berekend op basis van de prestaties van het vorige jaar.
Als u nog vragen hebt of hulp nodig hebt bij de toepassing van de verschillende maatregelen, aarzel dan niet contact op te nemen met uw dossierbeheerder.