Alternatieve en kostenbesparende verloningswijzen (3): de verschillende cheques

Van 

Met de prijsstijgingen die we momenteel ondergaan, kan het als werkgever interessant zijn om het loon van je werknemers een boost te geven zonder buitensporige kosten of formaliteiten. Laten we bekijken wat er bestaat door verder de verschillende cheques te overlopen.


Hieronder vinden we een van de meest klassieke manieren om de loonkosten te optimaliseren. Veel werkgevers doen een beroep op maaltijdcheques. Ook de ecocheques worden sterk op prijs gesteld door de sectoren tijdens allerhande onderhandelingen in het kader van de verschillende loonnormen en arbeidsovereenkomsten.

Zowel voor de werkgever als de werknemer leveren al die cheques veel voordelen op, op voorwaarde dat bepaalde voorwaarden nauwgezet worden nageleefd. Deze kunnen we vergelijken voor de maaltijdcheques, ecocheques en sport- en cultuurcheques.

Daarnaast zullen we ook de voorwaarden voor de cadeaucheques onderzoeken.

1. Maaltijdcheques, ecocheques en sport- en cultuurcheques

In principe worden al deze soorten cheques beschouwd als bezoldigingen die onderworpen zijn aan sociale zekerheidsbijdragen en aan bedrijfsvoorheffing, behalve als een reeks voorwaarden tegelijk vervuld is. Als dat het geval is, zal de cheque volledig worden vrijgesteld.

1.1. Vervanging

De cheque kan geen loon of een bestaand voordeel vervangen. Hij moet verplicht “bovenop” het reeds bestaande loon komen.

Uitzondering: maaltijdcheques mogen worden toegekend of verhoogd ter vervanging van ecocheques en omgekeerd. Deze uitzondering geldt dus enkel voor de omzetting van ecocheques in maaltijdcheques en omgekeerd. Een ecocheque of maaltijdcheque die wordt toegekend ter vervanging van een ander bestaand loonvoordeel blijft dus onderworpen aan sociale zekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing.

1.2. Voornaamste cumulatieve vrijstellingsvoorwaarden

1.2.1. Bron

De toekenning van de cheque moet ingevoerd zijn bij collectieve arbeidsovereenkomst gesloten op het niveau van de sector of van de onderneming. Indien een dergelijke overeenkomst niet kan worden gesloten omdat er geen syndicale afvaardiging is of wanneer het gaat om een personeelscategorie die gewoonweg niet beoogd wordt door een dergelijke overeenkomst (bv. kaderpersoneel), kan de toekenning geregeld worden bij individuele overeenkomst. 

1.2.2. Gebruik

De maaltijdcheque mag enkel worden gebruikt ter betaling van een eetmaal of voor de aankoop van verbruiksklare voeding.

De ecocheque mag slechts worden aangewend voor de aankoop van producten en diensten met een ecologisch karakter die zijn opgenomen in de lijst bij collectieve arbeidsovereenkomst nr. 98, gesloten in de Nationale Arbeidsraad (lijst geldig vanaf 1 januari 2022).

De sport- en cultuurcheque kan slechts worden ingeruild bij cultuurverstrekkers (dit zijn o.a. musea, theaters,...) die erkend zijn door of een toelage krijgen van de bevoegde overheid of bij sportverenigingen waarvoor er een bond bestaat die erkend is door of een toelage krijgt van de gemeenschappen of die behoren tot de nationale voetbal-, hockey-, boks- en golfbond.

1.2.3. Te respecteren bedragen

A. Maaltijdcheques

Het patronaal aandeel in de maaltijdcheque mag niet groter zijn dan 6,91 euro per maaltijdcheque. Het minimumaandeel van de werknemer bedraagt 1,09 euro. De ideale oplossing is dus 8 euro (6,91 euro + 1,09 euro = 8 euro).

Het jaarlijkse maximumbedrag komt overeen met het aantal toegekende maaltijdcheques dat gelijk moet zijn aan het aantal dagen waarop de werknemer effectief arbeidsprestaties geleverd heeft (behalve bij de alternatieve berekening waar de berekening gebeurt in functie van het aantal gepresteerde uren). Er mag dus geen maaltijdcheque worden uitgereikt voor een vakantiedag, een dag klein verlet, een ziektedag, enz.

B. Ecocheques

De nominale waarde van de ecocheque is maximum 10 euro per ecocheque. Het totaalbedrag van de door de werkgever toegekende ecocheques mag niet meer bedragen dan 250 euro per werknemer en per jaar.

C. Sport- en cultuurcheques

Het totale jaarbedrag van sport- en cultuurcheques mag niet groter zijn dan 100 euro per werknemer (de werkgever kan dus beslissen om ofwel één enkele cheque van 100 euro toe te kennen ofwel meerdere cheques, zolang de som ervan dit bedrag maar niet overschrijdt).

1.2.4. Andere voorwaarden

De cheques moeten worden afgeleverd op naam van de werknemer. Deze voorwaarde wordt als vervuld beschouwd indien de toekenning en de gegevens vermeld worden op de individuele rekening van de werknemer.

De maaltijdcheques zijn 12 maanden geldig, de ecocheques 24 maanden en de sport- en cultuurcheques 15 maanden (van 1 juli tot 30 september van het volgende jaar).

De maaltijdcheques worden iedere maand, in één of meer keren, gecrediteerd op de maaltijdchequerekening van de werknemer in functie van het aantal dagen van die maand waarop de werknemer vermoedelijk prestaties zal verrichten. Uiterlijk op de laatste dag van de eerste maand die volgt op het kwartaal moet het aantal maaltijdcheques worden aangepast aan het aantal dagen tijdens welke er effectief arbeidsprestaties geleverd zullen zijn tijdens dat kwartaal.

De regelgeving rond ecocheques en sport- en cultuurcheques legt geen welbepaalde frequentie op  wat betreft de toekenning . Deze moet dus geregeld worden door de collectieve arbeidsovereenkomst of de individuele overeenkomst.

2. Geschenkcheques

Ter gelegenheid van de eindejaarsfeesten, mag de werkgever ook een voordeel aanbieden in de vorm van een cadeaucheque.

Als de cheque wordt toegekend voor Sinterklaas, Kerstmis of Nieuwjaar en het jaarlijkse bedrag niet hoger ligt dan 40 euro per werknemer, vermeerderd met 40 euro per kind ten laste, zal deze cheque ook volledig worden vrijgesteld.

3. Loonnorm

In het kader van (de toekenning van) deze cheques is de loonnorm van toepassing. Er moet dus rekening mee worden gehouden bij de berekening van de loonnorm (element opgenomen in het begrip loonkost).

4. Tabel

 

Maaltijdcheque

Ecocheque

Sport-en cultuurcheque

Geschenkcheque

Vervanging

Niet in vervanging van een bestaand loon

Toekenningsmodaliteiten

Sectorale collectieve arbeidsovereenkomst, collectieve arbeidsovereenkomst op ondernemingsniveau of individuele arbeidsovereenkomst

Vrij

Geldigheidsperiode

12 maanden

24 maanden

15 maanden

12 maanden

Maximaal vrijgesteld bedrag per jaar

Gelijk aan het aantal gewerkte dagen

Werkgever: max. 6,91 euro

Werknemer: min. 1,09 euro

250 euro

100 euro

40 euro + 40 euro per kind ten laste

Toekenningsfrequentie

Maandelijks

Vrij

Vrij

Sinterklaas, Kerstmis, Nieuwjaar

Sanctie als de voorwaarden niet ingevuld zijn

Beschouwd als loon (sociale bijdragen en bedrijfsvoorheffing)

Aftrekbaarheid

2 euro per cheque

Nee

Nee

Ja

Dit soort van voordeel wordt samen met een hele reeks andere voordelen uitvoerig besproken in ons naslagwerk over Alternatieve vergoedingen. Kijk zeker eens naar de nieuwe editie (juni 2022).