Arbeidsreglement - FAQ
Van op 4 Oktober 2022Het arbeidsreglement is een belangrijke bron van rechten, verplichtingen en informatie binnen de onderneming. De werkgever gebruikt dit reglement om de rechten en plichten die voortvloeien uit de arbeidsovereenkomsten te specificeren, de arbeidsvoorwaarden vast te stellen en te bepalen op welke wijze situaties met potentiële gevolgen voor het verloop van het werk in de onderneming worden aangepakt. Laten we dit document nader bekijken aan de hand van enkele praktische vragen!
Inhoudsopgave
1. Is een arbeidsreglement verplicht?.
2. Kan mijn onderneming meerdere arbeidsreglementen hebben?
3. Wat moet er in het arbeidsreglement staan?
4. Wie moet het arbeidsreglement opstellen, en op welke manier?
6. Aan wie moet ik het arbeidsreglement bezorgen en via welk kanaal?
7. Is de inhoud van het arbeidsreglement bindend?
8. Welke sancties zijn van toepassing als er geen arbeidsreglement is?
1. Is een arbeidsreglement verplicht?
- Ja -
Het arbeidsreglement is een verplicht sociaal document.
Werkgevers die werknemers tewerkstellen, moeten over een arbeidsreglement beschikken, en er moet ook een arbeidsreglement zijn voor personen die niet op grond van een arbeidsovereenkomst arbeid verrichten onder het gezag van een andere persoon (bijvoorbeeld leerlingen).
- Uitzonderingen -
Sommige werkgevers vallen echter niet onder de verplichting om een arbeidsreglement te voorzien
Het gaat om werkgevers die de volgende categorieën werknemers in dienst hebben: personeelsleden van Landsverdediging en van de federale en de lokale politie; werknemers die verbonden zijn krachtens een arbeidsovereenkomst voor dienstboden; personen die werkzaam zijn in een familieonderneming waar gewoonlijk alleen bloedverwanten, aanverwanten of pleegkinderen arbeid verrichten onder het uitsluitende gezag van de vader, de moeder of de voogd; varend personeel van de visserijbedrijven en het varend personeel tewerkgesteld aan werken van vervoer in de lucht; doctors in de geneeskunde, tandartsen, apothekers en studenten-stagiairs die zich voorbereiden op de uitoefening van die beroepen; werknemers aangeworven in het kader van een PWA-arbeidsovereenkomst.
Bovendien zijn buitenlandse werkgevers die in België gedetacheerde werknemers in dienst hebben gedurende maximaal 12 maanden vrijgesteld van het opstellen en handhaven van een arbeidsreglement, op voorwaarde dat zij de voorafgaande Limosa-aangifte hebben ingediend of daarvan zijn vrijgesteld.
2. Kan mijn onderneming meerdere arbeidsreglementen hebben?
- Ja -
Afhankelijk van de omvang, de aard of de structuur van de onderneming kunnen wel degelijk afzonderlijke arbeidsreglementen worden opgesteld om rekening te houden met de specifieke kenmerken van verschillende categorieën werknemers en/of met verschillende afdelingen van de onderneming.
3. Wat moet er in het arbeidsreglement staan?
- Verplichte vermeldingen -
Het arbeidsreglement moet absoluut een reeks nauwkeurige vermeldingen bevatten die in de wetgeving zijn vastgelegd.
Klik hieronder om de lijst van die verplichte vermeldingen te raadplegen.
- En vermeldingen eigen aan de onderneming -
Naast de verplichte vermeldingen kan het arbeidsreglement ook andere specifieke bepalingen bevatten waarover de werkgever en de werknemers overeenstemming hebben bereikt.
Voorbeelden: maatregelen op het vlak van beveiliging en diefstalpreventie, procedure in geval van arbeidsongeschiktheid, internet- en gsm-gebruik, regelingen betreffende het rookverbod in de onderneming, ...
Bent u aangesloten bij Groep S, dan kan uw Payroll Advisor u een modeldocument van een arbeidsreglement bezorgen met alle verplichte vermeldingen. Onze diensten helpen u ook graag om dit document te vervolledigen in overeenstemming met de specifieke kenmerken van uw onderneming.
4. Wie moet het arbeidsreglement opstellen, en op welke manier?
Wanneer er een ondernemingsraad (OR) is opgericht, heeft die het voorrecht om het arbeidsreglement op te stellen en aan te passen. Als er geen ondernemingsraad is, wordt het arbeidsreglement opgesteld en aangepast door de werkgever. In beide gevallen moet een specifieke procedure worden nageleefd.
- De ondernemingsraad-
- Elk lid van de OR kan een ontwerp van arbeidsreglement opstellen.
- Het ontwerp van arbeidsreglement wordt door de werkgever meegedeeld aan elk lid van de ondernemingsraad en wordt tegelijkertijd ter kennis van de werknemers gebracht door aanplakking.
- Het ontwerp van arbeidsreglement wordt op de agenda geplaatst van de ondernemingsraad, die op zijn vroegst 15 dagen en op zijn laatst 30 dagen na de datum van aanplakking bijeenkomt.
- Als de ondernemingsraad tijdens een of meer vergaderingen overeenstemming bereikt over het arbeidsreglement, treedt het reglement in werking binnen 15 dagen na de overeenstemming, tenzij anders bepaald.
- Als de ondernemingsraad geen overeenstemming bereikt over de bepalingen van het reglement, wordt het geschil voorgelegd aan het Toezicht op de Sociale Wetten, uiterlijk 15 dagen na de dag van de vergadering van de ondernemingsraad waarop het gebrek aan overeenstemming definitief is vastgesteld. Dat kan ook online via de applicatie http://www.arbeidsreglement.belgie.be.
- Indien de sociale inspectie er niet in slaagt de standpunten met elkaar te verzoenen, legt de voorzitter van de ondernemingsraad binnen 15 dagen na het proces-verbaal van niet-verzoening het geschil voor aan het bevoegde paritair comité. Het paritair comité onderneemt een laatste verzoeningspoging. Indien er geen overeenstemming wordt bereikt, beslist het paritair comité over het geschil.
- Inwerkingtreding van het arbeidsreglement: tenzij anders bepaald, treedt het arbeidsreglement in werking op de vijftiende dag nadat binnen de OR overeenstemming is bereikt of na de datum van de beslissing van het paritair comité.
- De werkgever -
- Het door de werkgever opgestelde ontwerp van arbeidsreglement wordt aangeplakt in de lokalen van de onderneming (eventueel op meerdere plaatsen wanneer de onderneming meerdere exploitatiezetels telt). Elke werknemer kan er een kopie van vragen.
- Tijdens een periode van 15 dagen na de aanplakking wordt een register ('register met opmerkingen') ter beschikking van de werknemers gehouden. Zij kunnen er hun opmerkingen in noteren, ofwel individueel, ofwel via een personeelsafvaardiging of de vakbondsafvaardiging.
- Na het verstrijken van de periode van 15 dagen moet het register samen met het arbeidsreglement naar het Toezicht op de Sociale Wetten van het rechtsgebied van de onderneming worden gestuurd. Dat kan ook online via de applicatie http://www.arbeidsreglement.belgie.be.
- Indien er geen opmerkingen zijn geformuleerd, treedt het arbeidsreglement in werking op de 15e dag na de dag van aanplakking, tenzij anders is bepaald.
- Als er opmerkingen zijn gemaakt, zal de sociaal inspecteur proberen de standpunten te verzoenen.
- Als hij erin slaagt de standpunten te verzoenen, treedt het arbeidsreglement in werking op de 8e dag na de dag van de verzoening, tenzij anders bepaald.
- Als hij er niet in slaagt de standpunten te verzoenen, stuurt hij een kopie van het proces-verbaal van niet-verzoening naar de voorzitter van het bevoegde paritair comité. Het paritair comité onderneemt een laatste verzoeningspoging.
- Als er overeenstemming wordt bereikt, wordt het arbeidsreglement van kracht op de 15e dag na de overeenstemming, tenzij anders bepaald.
- Indien er geen overeenstemming wordt bereikt, beslist het paritair comité over het geschil. Het arbeidsreglement wordt van kracht op de 15e dag na de datum van de beslissing, tenzij anders bepaald.
5. Moet de procedure voor het opstellen van het arbeidsreglement ook worden nageleefd bij een wijziging van dit document?
- Ja -
In principe moet de hierboven beschreven procedure worden gevolgd, niet alleen bij de opstelling van het arbeidsreglement, maar ook bij elke wijziging van de tekst.
We raden aan dit in gedachten te houden wanneer wordt overwogen om het arbeidsreglement aan te vullen met niet-verplichte vermeldingen, die wellicht vaak zullen moeten worden aangepast.
Uitzonderingen
Voor de wijziging van bepaalde vermeldingen is het echter niet nodig de bovengenoemde procedure te volgen.
Klik hieronder om de lijst van die vermeldingen te raadplegen:
6. Aan wie moet ik het arbeidsreglement bezorgen en via welk kanaal?
- Aan de werknemers -
Iedere werknemer moet te allen tijde, zonder tussenkomst van een tussenpersoon, het definitieve arbeidsreglement kunnen raadplegen.
In dat verband heeft de werkgever twee verplichtingen.
Ten eerste moet hij een kopie van het arbeidsreglement bewaren op elke plaats waar hij werknemers tewerkstelt. Een bericht met opgave van de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd, moet worden aangeplakt op een zichtbare en toegankelijke plaats in de onderneming.
Vervolgens moet aan elke werknemer bij de indiensttreding een kopie van het arbeidsreglement worden overhandigd. Elke werknemer moet ook een kopie krijgen van elke wijziging van het arbeidsreglement.
In het digitale tijdperk rijst vaak de vraag of het voldoende is het arbeidsreglement op het intranet van de onderneming te plaatsen om aan die tweede verplichting te voldoen. We stellen vast dat slechts enkele directies van het Toezicht op de Sociale Wetten deze praktijk aanvaarden, en dit mits inachtneming van bepaalde voorwaarden, zoals het feit dat alle werknemers moeten beschikken over toegang tot het intranet en over de mogelijkheid om, als zij dat wensen, het document af te drukken op een printer van de onderneming.
In elk geval is het nuttig om te voorzien in een bewijs van de overhandiging van het arbeidsreglement aan de werknemers, bijvoorbeeld door hen een ontvangstbevestiging te laten ondertekenen.
- En aan het Toezicht op de Sociale Wetten -
Binnen acht dagen na de inwerkingtreding van het arbeidsreglement en de wijzigingen daarvan zendt de werkgever een kopie van het reglement of van de aanpassingen aan het regionale bureau van het Toezicht op de Sociale Wetten in het gebied waar de zetel van de onderneming of de vestiging waar de betrokken werknemers werkzaam zijn, is gevestigd.
Dat kan online via de volgende applicatie:
- www.arbeidsreglement.belgie.be (NL),
- www.reglementdetravail.belgique.be (FR),
- www.arbeitsordnung.belgien.be (DE).
Op deze website kunt u het arbeidsreglement (of de aanpassing ervan) en de bijlagen online plaatsen in pdf-formaat. Toegang tot de applicatie is mogelijk via de elektronische identiteitskaart (eID).
Vervolgens ontvangen de werkgevers een ontvangstbevestiging waaruit blijkt dat zij hebben voldaan aan hun verplichting om een kopie van het arbeidsreglement of van de aanpassing door te geven.
7. Is de inhoud van het arbeidsreglement bindend?
- Ja -
Op voorwaarde dat de werkgever de procedure voor het opstellen van het arbeidsreglement naar behoren heeft gevolgd en dat aan de werknemer een exemplaar van het document is verstrekt, zijn de daarin vervatte bepalingen voor beide partijen bindend.
In het arbeidsreglement zelf kan trouwens worden voorzien in boetes voor het geval de inhoud ervan wordt overtreden.
- Uitzonderingen -
Niettemin kan tussen de werkgever en de werknemer een individuele overeenkomst worden gesloten om af te wijken van een van de bepalingen van het arbeidsreglement, op voorwaarde dat dit gebeurt met inachtneming van de wettelijke en reglementaire normen.
8. Welke sancties zijn van toepassing als er geen arbeidsreglement is?
Het Sociaal Strafwetboek voorziet in sancties voor diverse tekortkomingen op het vlak van de arbeidsreglementen.
Hieronder volgt een overzicht:
- er is geen arbeidsreglement opgesteld: sanctie van niveau 2;
- ontbrekende verplichte vermeldingen: sanctie van niveau 1 of van niveau 2, afhankelijk van de aard van de ontbrekende vermelding;
- niet-naleving van de regels inzake de bekendmaking van het arbeidsreglement: sanctie van niveau 2.
De sanctie van niveau 1 bestaat uit een administratieve boete van 10 tot 100 euro (x 8 om rekening te houden met opdeciemen).
De sanctie van niveau 2 bestaat uit ofwel een administratieve boete van 50 tot 500 euro (x 8), ofwel een administratieve boete van 25 tot 250 euro (x 8).