De werkgever moet op de bezoldigingen die hij aan werknemers en bedrijfsleiders betaalt of toekent, bedrijfsvoorheffing inhouden en deze tijdig doorstorten aan de fiscus, t.t.z.:
- maandelijks, ten laatste de 15de van de maand die volgt op de maand waarin de inkomsten werden betaald of toegekend (de bedrijfsvoorheffing die verschuldigd is op inkomsten betaald of toegekend tijdens de eerste vijftien dagen van december moet wel ten laatste op 24 december betaald worden);
- per kwartaal als de werkgever niet meer dan 34.610 EUR (bedrag van toepassing in 2010 en wordt jaarlijks aangepast) bedrijfsvoorheffing per kalenderjaar verschuldigd is, ten laatste de 15de van de maand die volgt op het einde van het kwartaal waarin de inkomsten werden betaald of toegekend (ten laatste op 15 december moet wel een voorschot betaald worden dat gelijk is aan de werkelijk verschuldigde bedrijfsvoorheffing voor de maanden oktober en november tezamen).
Bij laattijdige betaling rekent de fiscus nalatigheidsintresten van 7% aan.
Dit neemt niet weg dat de fiscus heeft vastgesteld dat sommige werkgevers de betalingstermijn niet naleven en de inkohiering van de bedrijfsvoorheffing afwachten alvorens de verschuldigde bedrijfsvoorheffing door te storten.
De fiscus heeft daarom beslist om bij laattijdige betaling van de bedrijfsvoorheffing, bovenop de nalatigheidsintresten, OOK een administratieve geldboete toe te passen.
Deze administratieve geldboete is gelijk aan 10 % van de niet betaalde som met een minimum van 50 € en een maximum van 1.250 €. De berekeningsbasis (bedrag van de aangegeven en niet betaalde bedrijfsvoorheffing) waarop de 10% zal berekend worden, wordt afgerond tot het lagere veelvoud van 10 euro. Rekening houdend met een vast minimumbedrag van 50 € zal dus vanaf een niet betaalde som van 500 € een administratieve geldboete toegepast worden.
Indien de niet-betaling voor de eerste maal gebeurt, zal geen administratieve boete geheven worden. Om vast te stellen of de niet-betaling een eerste overtreding is, zal de fiscus teruggaan tot februari 2010. De fiscus zal geen rekening houden met overtredingen in verband met vorige periodes.
Naar de toekomst toe, indien een werkgever gedurende 24 (maandelijkse aangifte en betaling van de bedrijfsvoorheffing) of 8 (trimestriële aangifte en betaling van de bedrijfsvoorheffing) opeenvolgende vervaldagen de bedrijfsvoorheffing stipt betaalt, zal er geen rekening meer gehouden worden met vorige overtredingen en zet men voor de vaststelling van de eerste overtreding de teller op nul.
Bijvoorbeeld, een werkgever moet een maandelijkse aangifte van bedrijfsvoorheffing doen. Hij heeft altijd tijdig de verschuldigde bedrijfsvoorheffing betaald. De bedrijfsvoorheffing verschuldigd op de lonen van juni 2010 wordt te laat betaald aan de fiscus. De werkgever zal op deze geldsom nalatigheidsintresten maar geen administratieve geldboete moeten betalen. De bedrijfsvoorheffing verschuldigd op de lonen van juli 2012 wordt te laat betaald aan de fiscus. Tussen beide overtredingen bevinden zich 24 opeenvolgende vervaldagen zonder laattijdige betaling. De werkgever zal op deze geldsom nalatigheidsintresten maar geen administratieve geldboete moeten betalen. De bedrijfsvoorheffing verschuldigd op de lonen van juli 2013 wordt te laat betaald aan de fiscus. Tussen beide overtredingen bevinden zich geen 24 opeenvolgende vervaldagen zonder laattijdige betaling.De werkgever zal op deze geldsom nalatigheidsintresten én een administratieve geldboete moeten betalen.
De administratieve geldboete zal vanaf 1 juli 2010 automatisch worden ingekohierd met het bedrag van de niet betaalde bedrijfsvoorheffing.