Coronavirus: uw werknemers hebben recht op vaccinatieverlof!

article image Van 

Werknemers die zich wensen te laten vaccineren tegen het coronavirus COVID-19 en deze vaccinatie vindt plaats tijdens de werkuren, hebben het recht om met behoud van hun loon afwezig te zijn van het werk.

Wanneer een werknemer zich wenst te laten vaccineren tegen het coronavirus COVID-19 en deze vaccinatie vindt plaats tijdens de werkuren, zal uw werknemer recht hebben om hiervoor afwezig te zijn op het werk en zal u voor deze afwezigheid het normale loon moeten betalen.

1. Toepassingsgebied

Het toepassingsgebied van het vaccinatieverlof is beperkt tot werkgevers en werknemers verbonden door een arbeidsovereenkomst.

Dus ook bvb. jobstudenten, uitzendkrachten en werknemers die telewerk verrichten en het contractueel personeel van de openbare sector vallen onder deze regeling. 

2. Recht op betaalde afwezigheid op het werk

Het vaccinatieverlof wordt in de wet als een vorm van klein verlet beschouwd.

De werknemer heeft het recht om van het werk afwezig te zijn, met behoud van zijn normaal loon, met het oog op het toegediend krijgen van een vaccin ter bescherming tegen het coronavirus COVID-19. De werknemer heeft dit recht gedurende de tijd die nodig is voor de vaccinatie.

Volgende aandachtspunten zijn hierbij van belang:

  • Wat betreft de tijd die nodig is voor de vaccinatie, wordt niet alleen de tijd voor het toedienen van de vaccinatie beoogd, maar ook de verplaatsingstijd van de werknemer die nodig is om zich van zijn woonplaats of werkplaats tot aan het vaccinatiecentrum te verplaatsen en terug te keren naar de woonplaats of werkplaats, indien mogelijk.
  • Indien van toepassing, wordt het recht op vaccinatieverlof toegekend voor elke vereiste injectie.
  • De werkgever moet enkel het normale loon betalen voor de volledige afwezigheidsduur van de werknemer (inclusief de nodige verplaatsingen tot aan het vaccinatiecentrum en terug). Hij moet geen bijkomende verplaatsingskosten betalen voor de afstand die de werknemer moet afleggen tussen zijn woonplaats of werkplaats en het vaccinatiecentrum en omgekeerd.
  • Voor de berekening van het normale loon, wordt verwezen naar het feestdagenloon. Dat betekent dus dat het loon voor de uren van afwezigheid wordt berekend volgens de wetgeving op de feestdagen.

3. Voorwaarden

3.1. Voorafgaandelijke verwittiging van de werkgever

Om gerechtigd te zijn op het loon moet de werknemer de werkgever vooraf én zo spoedig mogelijk verwittigen vanaf het ogenblik dat hij kennis heeft van het tijdstip of tijdsslot van zijn vaccinatie.

Dit betekent dat, van zodra de werknemer zijn tijdsslot van vaccinatie kent die in de uitnodigingsbrief zal staan, hij de werkgever hiervan zo spoedig mogelijk moet verwittigen. De werknemer krijgt deze uitnodiging in principe een tweetal weken op voorhand toegestuurd per post, met vermelding van datum en tijdslot. De werknemer dient deze afspraak te bevestigen of te weigeren. Bij weigering zal een nieuwe uitnodiging verstuurd worden.

Heeft een werknemer ook recht op vaccinatieverlof als hij onverwacht en op zeer korte termijn wordt opgeroepen voor zijn vaccinatie, bvb. wanneer hij zich via www.qvax.be op de reservelijst heeft geplaatst en de dag zelf nog wordt opgeroepen? In een eerder advies dat wij schriftelijk mochten ontvangen van de FOD WASO werd gesteld dat er in dergelijk geval geen recht is op vaccinatieverlof omdat niet voldaan wordt aan de voorwaarde dat de werknemer de werkgever vooraf moet verwittigen én zo spoedig mogelijk van zodra zijn tijdstip of tijdslot van vaccinatie voor hem bekend is. Ondertussen heeft de FOD WASO dit advies aangepast dat nu luidt als volgt: "De werknemer moet de werkgever vooraf verwittigen dat hij zijn recht op klein verlet zal uitoefenen, maar de wet legt in dit verband geen minimumtermijn op. Het recht op klein verlet kan dus ook worden uitgeoefend wanneer de werknemer op een reservelijst staat en hij tijdens de werkuren wordt opgeroepen om zich naar het vaccinatiecentrum te begeven. De werknemer zal in dat geval uiteraard wel de werkgever moeten op de hoogte brengen vooraleer hij het werk effectief verlaat. Het spreekt voor zich dat in omstandigheden waarin de werknemer in de loop van de werkdag wordt opgeroepen om zich te laten vaccineren, het recht op klein verlet moet worden uitgeoefend in goede verstandhouding met de werkgever en met eerbiediging van de principes van goede trouw bij de uitvoering van de arbeidsovereenkomst."

3.2. Verplicht gebruik van het verlof voor de vaccinatie

De werknemer moet dit recht op afwezigheid gebruiken voor het doel waarvoor het is toegestaan, meer bepaald om zich dus te laten vaccineren. Hij mag zijn recht op afwezigheid dus niet gebruiken voor andere redenen.

3.3. Voorlegging van een bewijs

De werkgever kan de werknemer wel vragen om een passend bewijs te leveren voor de opname van het vaccinatieverlof. De voorlegging van de bevestiging van afspraak om op een bepaald tijdstip aanwezig te zijn op een plaats waar de vaccinatie wordt toegediend, geldt in dit verband als voldoende bewijs.

Enkel wanneer de bevestiging niet vermeldt wanneer de werknemer aanwezig dient te zijn op een plaats waar de vaccinatie wordt toegediend, dient in de plaats daarvan de uitnodiging voorgelegd te worden.

3.4. De afwezigheid moet samenvallen met arbeidstijd

De werknemer zal enkel recht hebben om afwezig te zijn op het werk om zich te laten vaccineren wanneer de tijd die nodig is om zich te laten vaccineren volledig of minstens gedeeltelijk zal samenvallen met zijn normale werkuren.

4. Te respecteren principes om in regel te zijn met de AVG-reglementering

Vooraleer deze wetgeving in werking kon treden, werd het advies gevraagd aan de Gegevensbeschermingsautoriteit aangezien de werkgever, met het oog op de toekenning van het vaccinatieverlof, informatie ontvangt over de gezondheid van zijn werknemers. De Gegevensbeschermingsautoriteit besloot dat de oorspronkelijke tekst van het voorontwerp op een aantal punten moest worden aangepast.

Rekening houdend met het advies van de Gegevensbeschermingsautoriteit en de definitieve tekst van de wet, moeten werkgevers rekening houden met volgende principes om in overeenstemming te zijn met de AVG-reglementering:

  • De werkgever mag de informatie die hij van de werknemer verkrijgt omtrent de vaccinatie enkel gebruiken voor twee doeleinden, namelijk voor de organisatie van het werk en het verzorgen van een correcte loonadministratie;
  • Het is de werkgever niet toegestaan om onder welke vorm dan ook een kopie van de afspraakbevestiging te nemen of de informatie die ze bevat manueel over te schrijven, met uitzondering van het tijdstip van de afspraak: het is dus de bedoeling dat de werknemer zijn afspraakbevestiging enkel toont aan de werkgever zonder dat de werkgever er een kopie mag van nemen. De werkgever mag enkel het tijdstip van afspraak noteren;
  • Het is de werkgever enkel toegestaan om de afwezigheid van de werknemer te registreren als klein verlet. Het is de werkgever niet toegestaan om te reden van het klein verlet te registreren en/of te registreren dat de werknemer gezondheidsproblemen heeft: na controle van de afspraakbevestiging, kan de afwezigheid van de werknemer met de bedoeling om zich te laten vaccineren slechts geboekt worden aan de hand van de gebruikelijke looncode of vermelding waarmee het klein verlet wordt aangegeven zodat het onmogelijk is om een onderscheid te maken tussen het vaccinatieverlof en de andere gevallen van klein verlet.

5. Geldigheidsduur

Deze regeling zal in werking treden op de dag waarop ze in het Belgisch Staatsblad wordt bekendgemaakt, meer bepaald vanaf 9 april 2021, en treedt buiten werking op 31 december 2021. Deze einddatum kan wel door een in de Ministerrraad overlegd koninklijk besluit worden verlengd tot uiterlijk 30 juni 2022.

6. Quid voor de publieke sector?

De wet is niet van toepassing op vastbenoemde personeelsleden (statutairen).  Voor hen moeten de bevoegde overheden zelf een regeling uitwerken in het kader van het statuut dat op die personeelsleden van toepassing is. 

Voor de personeelsleden van het federaal administratief openbaar ambt werd ondertussen een regeling van dienstvrijstelling bij vaccinatie uitgewerkt.

Personeelsleden die worden uitgenodigd om te worden gevaccineerd op een werkdag, kunnen een dienstvrijstelling bekomen voor de nodige tijd. Indien toepasselijk, wordt de dienstvrijstelling toegekend voor elke vereiste injectie.

Voor de toepassing van deze dienstvrijstelling bij vaccinatie wordt verstaan onder `werkdag', de dagen waarop het personeelslid verplicht is te werken krachtens de arbeidsregeling die hem is opgelegd.

De dienstvrijstelling wordt toegekend voor de verplaatsing naar en van de vaccinatieplaats, de vaccinatie zelf en de rustpauze volgend op de vaccinatie.

Het personeelslid meldt voorafgaandelijk aan zijn diensthoofd dat hij wenst in te gaan op een uitnodiging tot vaccinatie en dit ten laatste twee dagen voorafgaand aan de vaccinatie. Op vraag van de overheid waaronder het personeelslid ressorteert, legt het personeelslid een bewijs van oproeping tot vaccinatie voor.

Deze regeling van dienstvrijstelling bij vaccinatie geldt vanaf 1 februari 2021 tot en met 31 december 2021.