De individuele rekening - FAQ

Van  PAGANO Caroline - Legal advisor sr., op 13 December 2022

De werkgever moet elk jaar en voor elke werknemer een individuele rekening bijhouden. Dat document moet binnen de onderneming worden bewaard gedurende een periode van 5 jaar na registratie van de laatste gegevens. Wij leggen u een overzicht voor met enkele sleutelvragen van de verplichtingen die verbonden zijn aan het bijhouden van dit sociale document.

---

De individuele rekening geeft de werknemer na elke betaalperiode een gedetailleerd overzicht van het loon dat hij ontvangt, de inhoudingen op zijn loon (sociale zekerheidsbijdragen, bedrijfsvoorheffing, enz.) en de gepresteerde werkdagen. Bovendien bevat de individuele rekening alle nuttige administratieve gegevens betreffende het loon.

FAQ

1.      Welke gegevens moeten op de individuele rekening staan?

2.       Wie moet de individuele rekening opstellen en bijwerken?

3.      Waar en hoelang wordt de individuele rekening bijgehouden?

4.      Wanneer moet de werknemer een kopie van zijn individuele rekening krijgen?

1. Welke gegevens moeten op de individuele rekening staan?

De individuele rekening omvat een reeks verplichte vermeldingen, bepaald bij koninklijk besluit.

1. de identificatie van de werkgever : naam, adres, het RSZ-nummer, het RJV-nummer, naam van het vakantiefonds voor de arbeiders/de arbeidsongevallenverzekeraar/het erkend sociaal secretariaat voor werkgevers en respectievelijke aansluitingsnummers, het bevoegd paritair (sub)comité;
2. de identificatie van de werknemer: naam, adres, geboortedatum, geslacht, zijn fiscale situatie, soort arbeidsovereenkomst, functie, beroepskwalificatie, arbeidsplaats of vermelding dat de werknemer op verschillende arbeidsplaatsen wordt tewerkgesteld, begin en einde van de tewerkstelling, het inschrijvingsnummer bij de werkgever, het aanvangsloon, de overige bestanddelen en de periodiciteit van betaling ervan;
3. de bestanddelen van het loon:

• per uitbetalingsperiode (per dag, per week, per twee weken, per maand):
  • het aantal arbeidsdagen en -uren: zowel gewone als bijkomende en overuren;
  • de dagen van arbeidsonderbreking en de reden van de onderbreking: ziektedagen, al dan niet collectief genomen vakantiedagen, feestdagen en de vervangingsdagen ervan als ze op een zon- of gewoonlijke inactiviteitsdag vallen; inhaalrustdagen wegens arbeidsduurvermindering, …;
  • de loonbedragen: vast loon per maand of per uur, variabel loon, premies, maaltijdcheques, ecocheques, (vertrek)vakantiegeld, opzeg- en andere vertrekvergoedingen, eindejaarspremie waarop de werknemer recht heeft ingevolge een sectorale of andere cao, de voordelen in natura en het bedrag waarop ze geraamd worden;
  • het brutobedrag van de verschillende loonbestanddelen;
  • de bedragen die in aanmerking worden genomen voor de sociale en fiscale inhoudingen: het werkelijk, forfaitair of minimumloon, andere onderworpen voordelen;
  • de verschillende sociale en fiscale inhoudingen: persoonlijke RSZ-bijdrage, bedrijfsvoorheffing, bijzondere sociale zekerheidsbijdrage;
  • het bedrag in speciën dat moet worden betaald aan de werknemer;
  • de redenen en de bedragen van iedere andere uitbetaling door de werkgever aan de werknemer: vergoedingen voor vervoerkosten, verplaatsingsvergoedingen woon-werkverkeer, andere onkostenvergoedingen, vrijgevigheden, …
  • per uitbetalingsperiode (per dag, per week, per twee weken, per maand):
• per kwartaal:
  • het aantal dagen waarop werkelijk arbeid verricht werd;
  • de dagen van arbeidsonderbreking, ingedeeld volgens de redenen van die onderbreking;
  • het totaal van al de lonen waarop de bijdragen voor sociale zekerheid moeten worden ingehouden;
  • het bedrag van de werknemersbijdragen voor sociale zekerheid.
• per jaar:het totaal van de bedragen waarop de bijdragen voor sociale zekerheid berekend moeten worden;
  • het bedrag van de werknemersbijdragen voor sociale zekerheid;
  • het belastbare bedrag van het loon en van de andere sommen;
  • het bedrag van de bedrijfsvoorheffing.

2. Wie moet de individuele rekening opstellen en bijwerken?

De werkgevers die zijn aangesloten bij een erkend sociaal secretariaat kunnen rekenen op dat secretariaat om de individuele rekening van hun werknemers up-to-date te houden.

Opdat het sociaal secretariaat die taak correct kan uitvoeren, moeten de werkgevers er evenwel op toezien dat ze alle nuttige gegevens aan het sociaal secretariaat communiceren en dat ze de volgende verplichtingen niet vergeten:

Betaal de eindejaarspremie als die verplicht is in de sector waarin men zich bevindt;

Zorg ervoor dat alle feestdagen en wettelijke vakantiedagen werden opgenomen door de werknemers voor het einde van het jaar;

De werknemers moeten ook alle inhaalrustdagen waarop ze recht hebben ingevolge arbeidsduurvermindering opnemen in het betrokken jaar;

Plan tijdig uw collectieve vakantiedagen alsmede de vervangingsdagen van feestdagen die vallen op een zondag of gewoonlijke dag van inactiviteit;

Betaal het (vertrek)vakantiegeld wanneer dit moet betaald worden;

Ken de in uw sector voorziene ecocheques aan uw werknemers toe;

vergeet niet om de verplaatsingsvergoedingen woonwerkverkeer te betalen aan uw werknemers als u daartoe verplicht bent.

Het naleven ervan zal ervoor zorgen dat deze gegevens terecht komen in de individuele rekening.

3. Waar en hoelang wordt de individuele rekening bijgehouden?

De individuele rekening is een sociaal document dat de werkgever gedurende een bepaalde periode moet bijhouden.

 De werkgever kiest de plaats waar de individuele rekening en de bijlagen ervan zullen worden bijgehouden:

• hetzij op het adres waaronder de werkgever in België ingeschreven is bij R.S.Z. ;
• hetzij op één van de plaatsen van tewerkstelling;
• hetzij in zijn woonplaats of op de maatschappelijke zetel indien deze in België gevestigd zijn; bij gebrek hieraan, in de in België gelegen woonplaats van een natuurlijk persoon die, als lasthebber of aangestelde van de werkgever deze documenten bewaart;
• hetzij op de zetel van het erkend sociaal secretariaat voor werkgevers waarbij de werkgever eventueel is aangesloten.

Er bestaan verschillende bewaringsmodaliteiten. Het is van belang dat de kopieën leesbaar zijn en dat de reproduceermethode een doeltreffend toezicht mogelijk maakt.

De bewaringstermijn bedraagt 5 jaar vanaf het jaarlijks afsluiten van de rekening.

4. Wanneer moet de werknemer een kopie van zijn individuele rekening krijgen?

Vergeet niet om aan elke werknemer een kopie te bezorgen van zijn individuele rekening:

• zolang hij in dienst is: vóór 1 maart van het volgend jaar;
• bij uitdiensttreding: binnen de twee maanden na het einde van het kwartaal van uitdiensttreding;
• bij betaling van een loon na uitdiensttreding: een afschrift van de individuele rekening betreffende die betaling binnen de twee maanden na de betaling.

Daarnaast moet de werkgever een ‘vereenvoudigde’ individuele rekening bezorgen, waarin bepaalde gegevens betreffende de werkgever en de werknemer zijn opgenomen, en dit binnen de twee maanden na het begin van de tewerkstelling.

Iedere wijziging die aan de verplichte gegevens betreffende de functie en/of de plaats van tewerkstelling van de werknemer wordt aangebracht, moet door de werkgever binnen de maand nadat de wijziging in kwestie van kracht wordt, schriftelijk aan de werknemer worden meegedeeld (bv. door een nieuwe vereenvoudigde individuele rekening).

Group S bezorgt aan zijn klanten deze documenten.