Gebruik van de privételefoon verbieden op de werkplek: een slecht goed idee?

Van  GABRIEL Stephanie - Legal advisor, op 13 Oktober 2021

Het is mogelijk om het gebruik van de privételefoon op de werkplek te verbieden, maar houd hierbij wel rekening met de impact in termen van human resources.

In een tijd waarin het de normaalste zaak van de wereld is om een mobiele telefoon binnen handbereik te hebben, kan de vraag rijzen of het gebruik van de privételefoon op de werkplek moet worden verboden.

Onze analyse van het probleem.

1. Juridische benadering: ja

1.1. Principe

Bij het sluiten van een arbeidsovereenkomst moeten 3 elementen verenigd zijn:

• arbeidsprestaties leveren;
• tegen betaling van loon;
• in een band van ondergeschiktheid.

De effectieve arbeidstijd (= leveren van arbeidsprestaties) is de tijd waarin de werknemer ter beschikking van de werkgever is (zich aan zijn instructies houdt) en waarover hij niet vrij kan beschikken om zich met persoonlijke zaken bezig te houden.

Bovendien herneemt artikel 17 van de wet van 3 juli 1978 onder meer de volgende verplichtingen voor de werknemer: 

• zijn werk zorgvuldig, eerlijk en nauwkeurig verrichten, op tijd, plaats en wijze zoals is overeengekomen;
• handelen volgens de bevelen en de instructies die hem worden gegeven door de werkgever, zijn lasthebbers of zijn aangestelden met het oog op de uitvoering van de overeenkomst;
• zich onthouden van al wat schade kan berokkenen hetzij aan zijn eigen veiligheid, hetzij aan die van zijn medearbeiders, van zijn werkgever, of van derden.

In het licht van voornoemde principes kan het gebruik van de privételefoon voor persoonlijke gesprekken of om te surfen op sociale netwerken dan ook worden verboden tijdens de werkuren.                                                           

1.2. Hoe en met welke beperkingen het gebruik van de privételefoon regelen?

De omkadering/ het verbod van het gebruik van de privételefoon kan worden bepaald in het arbeidsreglement. We denken dat het belangrijk is de doelstellingen en de redenen van het verbod te verduidelijken.

Men zou de volgende principes kunnen voorzien:

• in geval van open space bepalen dat de privételefoon in de stille modus moet worden gezet;
• kastjes voorzien waarin de privételefoon tijdens de werkuren kan worden opgeborgen;
• alternatieven voor de privételefoon voorzien:
• bepalen dat familieleden via een rechtstreekse lijn contact kunnen opnemen met uw werknemer;
• bepalen dat de werknemers pauzes kunnen nemen om dringende privégesprekken te voeren;
• enz.

1.3. Wat op het gebied van sancties?

Als een werknemer zijn privételefoon gebruikt ondanks het verbod, dan kan hij een disciplinaire sanctie oplopen die in het arbeidsreglement is bepaald:

• verwittiging;
• ontslag in geval van herhaald gedrag;
• dringende reden als het verbod gerechtvaardigd is om veiligheidsredenen;
• tijdelijke buitendienststelling;
• enz. 

De werkgever moet het wangedrag echter kunnen bewijzen en de sanctie uiterlijk op de 1e werkdag na het wangedrag toepassen.

2. HR-benadering: een kwestie van humanresourcesbeleid

2.1. Meet de impact van het verbod op de werknemers

Gebruik van de privételefoon zonder reden verbieden, kan een negatieve impact op uw werknemers hebben in termen van human resources.

In een tijd waarin de mobiele telefoon als een essentieel onderdeel van het dagelijks leven wordt beschouwd, zouden de werknemers zich namelijk de volgende vragen kunnen stellen:

• hoe kan mijn familie in noodgevallen contact met me opnemen?
• hoe kan ik mijn professioneel netwerk onderhouden zonder professionele telefoon (tegelijkertijd kan het claimen van een professionele telefoon in sommige gevallen gegrond zijn)
• is mijn werkgever 'modern' georiënteerd in een digitale wereld?
• wat is het concept van work-life balance van mijn werkgever? en van flexibiliteit op het werk?
• enz.

2.2. Vraag u af of een verbod echt nodig is

Het is belangrijk na te denken over de meerwaarde (noodzaak) van het verbod.

Het lijkt ons aangewezen (zelfs als dit juridisch niet verplicht is) minstens de volgende principes toe te passen alvorens de invoering van dit verbod te overwegen, dit om te vermijden dat het verbod als onrechtmatig wordt beschouwd of voor de meerderheid niet aanvaardbaar is:

• finaliteitsbeginsel: wordt het verbod ingesteld voor welbepaalde doeleinden die duidelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn?
  • Is dit het geval, dan zal de tegenstand van de medewerkers waarschijnlijk beperkter zijn.
    • We denken bijvoorbeeld onder meer aan de volgende doeleinden:
      • veiligheidsdoeleinden. Het is begrijpelijk dat gebruik van de privételefoon wordt verboden voor de bestuurder van een werfvoertuig
      • commerciële doeleinden. In het kader van een optimale commerciële relatie lijkt het gerechtvaardigd om gebruik van de privételefoon te verbieden voor iemand die zich bezighoudt met de ontvangst van klanten
      • werkingsdoeleinden. Het verbod kan gerechtvaardigd zijn als het bedoeld is om storingen in de werking van elektronische apparatuur in bijvoorbeeld de medische omgeving te voorkomen.

• proportionaliteitsbeginsel: staat het verbod in verhouding tot het nagestreefde doel?
  • een totaalverbod op het gebruik van de privételefoon mag niet verder gaan dan het nagestreefde doel, dit voor een betere aanvaarding door de medewerkers
    • Het is bijvoorbeeld begrijpelijk dat een verkoper wordt verboden om de telefoon te gebruiken achter het stuur van zijn wagen. Gebruik van de privételefoon volledig verbieden zou daarentegen als buiten proportie worden beschouwd. 

2.3. Gebruik uw gezond verstand: verbieden, bestraffen of beter communiceren?

Goede communicatie met de medewerkers is soms doeltreffender dan het opleggen van een verbod of een sanctie.

Als verbod/sanctie nodig is, probeer uw werknemers dan te overtuigen.

3. Besluit: juridische benadering versus HR-benadering, een kwestie van evenwicht

Het juiste evenwicht vinden tussen de juridische mogelijkheden en het beheer van het menselijk kapitaal, dat is de uitdaging van ondernemingen die de human resources een plaats willen geven.

In een tijd waarin het de normaalste zaak van de wereld is om een mobiele telefoon binnen handbereik te hebben, kan de vraag rijzen of het gebruik van de privételefoon op de werkplek moet worden verboden.