Grensarbeid: nieuwe regels voor het socialezekerheidsstelsel van toepassing op telewerkers vanaf 1 juli 2023
Van op 28 Juni 2023Vanaf 1 juli 2023 kunnen grensarbeiders onder bepaalde voorwaarden maximaal 50% van hun arbeidstijd in hun thuisland werken, zonder dat het socialezekerheidsstelsel dat van toepassing is, wordt gewijzigd. De tolerantie voor de toepassing van het socialezekerheidsstelsel bij telewerken tijdens de covid 19-periode loopt dus definitief af op 30 juni 2023.
Op niveau van de Europese Unie (hierna "EU") wordt veelal aangenomen dat slechts één socialezekerheidsstelsel van toepassing is op eenzelfde werknemer, namelijk dat van het land waar hij werkt. Voor werknemers die niet gedetacheerd zijn, komt deze staat over het algemeen overeen met het land waar de maatschappelijke zetel van de werkgever is gevestigd.
Gewoonlijk wil een werkgever niet gedwongen worden om het socialezekerheidsstelsel waaronder zijn werknemer valt, te wijzigen als de werknemer structureel van werkplek verandert door onvoorziene omstandigheden, zoals telewerken tijdens de covid-19-periode. Werkgevers zijn hiervoor terughoudend omwille van kosten die gepaard gaan met de verplichting om een buitenlandse loonbeheerder aan te nemen.
Opmerking: hoewel het woord "telewerken" in dit artikel wordt gebruikt, vereist de wet niet per se dat werknemers hun prestaties vanuit hun woonplaats uitvoeren. Het is voldoende dat ze hun woonland niet verlaten om te werken.
Let op: deze situatie mag niet verward worden met het thema dat we eerder bespraken: Te dure energiefactuur: telewerken in een warmer buitenland?
1. Wetgeving van de Europese Unie: basisprincipe
Grensarbeiders en hun werkgevers zijn in principe onderworpen aan het socialezekerheidsstelsel van het land waar de werkgever zijn maatschappelijke zetel heeft (hierna de "werkstaat" genoemd), op voorwaarde dat ze niet meer dan 25% van de tijd in hun woonstaat werken. Als de werknemer meer dan 25% thuiswerkt of werkt vanuit een satellietkantoor in het land waar hij woont, valt hij in principe onder het socialezekerheidsstelsel van dat land.
Bijvoorbeeld: Jean woont in België en werkt voltijds voor een Nederlands bedrijf. Op maandag werkt hij thuis, maar de rest van de tijd werkt hij op kantoor in Nederland. Hij werkt dus 20% van de tijd in zijn woonland en blijft dus onderworpen aan de Nederlandse sociale zekerheid waar hij werkt.
Let op: er zijn uitzonderingen en tussenoplossingen voor dit principe, die we in dit artikel met je doornemen.
2. Impact van telewerken door Covid-19
2.1 Situatie vóór de coronapandemie
Vóór covid-19 kwam de toepasselijke regeling overeen met de hierboven beschreven 25%-regel (punt 1.) en met het gegeven voorbeeld.
In deze periode tewerkgestelde grensarbeiders waren over het algemeen bijna altijd onderworpen aan de Belgische sociale zekerheid, aangezien telewerk nog niet zeer ver ontwikkeld was.
2.2 Tijdens de coronapandemie en tot 30 juni 2023
Tijdens de pandemie veranderde de situatie. Een strikte toepassing van de 25%-regel zou veel werkgevers ertoe gedwongen hebben om hun socialezekerheidsregelingen aan te passen, omdat hun werknemers 100% van de tijd verplicht thuiswerkten.
Daarom is op EU-niveau een akkoord bereikt om te verhinderen dat het door corona opgelegde telewerken te dure en/of lastige administratieve gevolgen zou hebben.
Daarom werd besloten telewerken te neutraliseren om te bepalen welk socialezekerheidsstelsel van toepassing zou zijn. Dit betekent dat er geen rekening werd gehouden met telewerken.
Bijvoorbeeld: Simon is een Fransman die in 2021 voor een Belgisch bedrijf werkt. Door
de pandemie moet hij elke dag van de week werken vanuit Rouen, waar hij woont. Dit zal geen invloed hebben op het toepasselijke socialezekerheidsstelsel, dat dat van België zal blijven.
Het einde van deze uitzonderingsregeling was oorspronkelijk gepland voor 30 juni 2022, maar werd verlengd tot 30 juni 2023.
3. Uitzondering op de 25%-regel: de 50%-regel
3.1 Principe
Er is op EU-niveau een kaderakkoord uitgewerkt voor de werknemers die deels vanuit hun woonland en deels vanuit het werkland werken. Dankzij dit nieuwe "opt-in" systeem kunnen werknemers tot 49 % (minder dan 50 %) van hun tijd werken vanuit het land waar ze wonen en de rest van de tijd op het hoofdkantoor van de werkgever, zonder dat het socialezekerheidsstelsel verandert.
Deze nieuwigheid vormt dus een uitzondering op de 25%-regel (zie punt 1.) en betekent dat het socialezekerheidsstelsel van het land van tewerkstelling (d.w.z. de maatschappelijke zetel van de werkgever) van toepassing blijft.
3.2 Voorwaarden
3.2.1 Eerste voorwaarde: ondertekening door de twee betrokken staten
De twee staten waarop de opt-in betrekking heeft, d.w.z. zowel het woonland van de werknemer als het werkland, moeten het kaderakkoord ondertekend hebben om het te kunnen toepassen. Op deze manier kunnen de werknemer en de werkgever zorgen voor een opt-in (zie 3.2.2).
Voor een overzicht van de ondertekenende staten tot nu toe: zie 4.1 hieronder
3.2.2 Tweede voorwaarde: akkoord tussen werkgever en werknemer
Om deze opt-in toe te passen, moeten de werkgever en de werknemer een overeenkomst sluiten en in het land waar de werkgever gevestigd is, een verzoek indienen via een A1-verklaring.
De partijen hebben dus de keuze uit:
- een aanvraag indienen voor een A1-document volgens de normale regels. In het eerste geval blijven het basisprincipe (punt 1.) en de 25%-grens van toepassing;
- Een aanvraag indienen voor een A1-document in overeenstemming met het kaderakkoord. In dit tweede geval zijn het opt-in systeem en de 49%-grens van toepassing.
Voor aanvragen van A1-documenten op grond van het kaderakkoord is er een terugwerkende kracht mogelijk voor aanvragen die vóór 1 juli 2024 zijn ingediend (zie punt 4.2 hieronder).
Andere concrete modaliteiten moeten nog worden gepubliceerd via de website van de RSZ.
We houden je op de hoogte van zodra we deze informatie hebben.
3.3 Gelijktijdige tewerkstelling
Als een werknemer tegelijkertijd bij verschillende werkgevers in dienst is, hoe moet dan het percentage van de arbeidstijd worden bepaald om na te gaan of de opt-in-regel kan worden toegepast?
Aangezien de percentages (in punt 3.2) zijn uitgedrukt voor een voltijdse werknemer, zullen de gedeeltes in elk van de landen bij elkaar moeten worden opgeteld. Zo kan je bepalen of de werknemer in totaal de grens van 50% van de arbeidstijd al dan niet bereikt bij de werkgever in het woonland.
Voorbeeld: Als Belgische inwoner werkt Johan deeltijds voor een Belgische werkgever en tegelijkertijd ook deeltijds voor een Nederlandse werkgever. Er zal rekening moeten worden gehouden met de prestaties die in België worden verricht voor de Belgische werkgever en de prestaties die in de vorm van telewerk in België worden verricht voor de Nederlandse werkgever.
Maakt het in bovenstaande hypothese enig verschil voor de toepassing van de 49%-regel dat de ene werkgever gevestigd is in het woonland en de andere in het werkland?
Ja, want de plaats waar het werk wordt uitgevoerd en het aandeel van de arbeidstijd in verhouding tot het totaal zijn doorslaggevend. In de berekening waarin de 49%-regel wordt toegepast, wordt de tijd die de werknemer werkte voor de werkgever in het woonland in werkelijkheid opgeteld bij het "telewerk”-aandeel dat hij deed voor de andere werkgever in het werkland.
Voorbeeld: Johan, een inwoner van België, werkt voor werkgever A in Antwerpen gedurende
3/5 van zijn totale arbeidstijd. De rest van de tijd (2/5) werkt hij voor werkgever B in Eindhoven, waar hij één dag per week naartoe gaat. De andere dag doet hij aan telewerk vanuit België. Kan werkgever B een opt-in tekenen met Johan?
Nee: het Belgische socialezekerheidsstelsel blijft van toepassing, aangezien Johan 80% van de
tijd vanuit België werkt. Hij werkt 1 dag (van de 2) voor werkgever B, plus 3 dagen voor werkgever A.
3.4 Quid deeltijds werken?
Omdat het belangrijk is om na te gaan welk deel van de arbeidstijd wordt verricht vanuit het woonland in verhouding tot de totale arbeidstijd, moet dezelfde berekeningsmethode worden toegepast op een deeltijdse werknemer.
Voorbeeld: Joris is een inwoner van België die 3/5 werkt voor een Luxemburgse werkgever. 2
dagen per week werkt hij van thuis uit en 1 dag per week reist hij naar het werkland Luxemburg.
Aangezien Joris 50% of meer van zijn totale arbeidstijd thuis werkt (2 van de 3 dagen), is er
geen opt-in mogelijk om de Luxemburgse sociale zekerheid toe te passen. De Belgische sociale zekerheid is dus van toepassing.
3.5 Andere praktische vragen
Wat moet ik doen als een werknemer regelmatig op zakenreis gaat?
Behoudens toepassing van de detacheringsregels, is het akkoord mogelijk niet van toepassing, maar dit moet geval per geval worden beoordeeld. Zo zullen verschillende factoren worden afgewogen om de mogelijke toepassing van het akkoord te bepalen, bv. de redenen, frequentie en duur van de zakenreizen.
Welk type A1-verklaring moet ik opvragen aangezien mijn werknemer grensarbeider is?
De A1-verklaring moet worden gericht tot de bevoegde instelling van het land van tewerkstelling (lees: vestiging van de werkgever) en moet duidelijk melding maken dat, in voorkomend geval, de aanvraag wordt ingediend in toepassing van het nieuw kaderakkoord.
Opgelet ! Deze vermelding is zeer belangrijk omdat de (bij ons) RSZ anders de aanvraag onder de 'klassieke' invalshoek zal lezen, die beantwoordt aan andere voorwaarden.
Er kunnen zich nog andere praktische kwesties voordoen waarover we de komende maanden meer duidelijkheid verwachten. We houden de verschillende publicaties over dit onderwerp nauwlettend in de gaten en komen erop terug zodra we meer informatie hebben.
4. Inwerkingtreding en terugwerkende kracht
4.1 Ondertekenende staten en datum van inwerkingtreding
Ter herinnering: de regeling die van toepassing was tijdens covid-19 eindigt definitief op 30 juni 2023.
Om ervoor te zorgen dat het nieuwe kaderakkoord wordt toegepast, heeft elk land het recht om een standpunt in te nemen over dit akkoord door het al dan niet te ondertekenen en zo toe te passen.
Voor een overzicht:
Toepassing van het akkoord |
Betrokken landen |
Stadium van toetreding |
|
Akkoord van kracht vanaf 1 juli 2023 |
België, Duitsland, Nederland, Luxemburg Update: ook Frankrijk, Portugal, Zweden, Zwitserland, Portugal, Spanje, Polen, Oostenrijk, Finland, Kroatië, Tsjechië, Finland, Liechtenstein, Malta, Noorwegen, Slowakije |
Landen die hebben ondertekend |
|
/ |
Denemarken |
Ondertekening is niet te bepalen |
Het kaderakkoord is dus vanaf 1 juli 2023 van toepassing in België en tegenover de andere landen die ondertekend hebben. Het akkoord treedt in werking op de 1ste dag van de maand na ondertekening.
We wijzen er daarom op dat zowel het werkland als het woonland van de werknemer het kaderakkoord moeten hebben ondertekend om de opt-in te kunnen toepassen.
4.2 Terugwerkende kracht
Tot 1 juli 2024 kan een A1-document worden aangevraagd met terugwerkende kracht tot 1 juli 2023, op voorwaarde dat socialezekerheidsbijdragen zijn betaald in de staat van tewerkstelling. Als de aanvraag is ingediend na 1 juli 2024, is de terugwerkende kracht beperkt tot drie maanden.
Terugwerkende kracht betekent dat voor de ondertekenende staat wordt aangenomen dat hij het kaderakkoord al toepaste, niet op de 1ste dag van de maand volgend op die van ondertekening (de klassieke inwerkingtreding), maar op 1 juli 2023. De terugwerkende kracht zal daarom maximaal een jaar duren, voor de landen die het akkoord uiterlijk op 1 juli 2024 zouden ondertekenen.
Bron: Eu-kaderakkoord betreffende de toepassing van Verordening 883/2004 in geval van gewoon grensoverschrijdend telewerk.