Het recht om flexibele werkregelingen aan te vragen wordt door de federale wetgever vastgelegd voor de openbare sector

Sinds 10 november 2022 maakt de wet het mogelijk om een flexibele werkregeling aan te vragen voor werkgevers en werknemers waarop de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 162 niet van toepassing is. Die wettelijke bepalingen betreffen de contractuele werknemers uit de openbare sector.

Op 31 oktober 2022 verscheen de wet tot gedeeltelijke omzetting van de Europese Richtlijn van 20 juni 2019 betreffende het evenwicht tussen werk en privéleven voor ouders en mantelzorgers in het Belgisch Staatsblad. Hoofdstuk 6 van deze wet gaat over het recht om een flexibele werkregeling aan te vragen.

Het toepassingsgebied van dit hoofdstuk in de wet is echter beperkt: het is niet van toepassing op werkgevers en werknemers verbonden door een arbeidsovereenkomst die vallen onder het toepassingsgebied van de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 162.

Voor de privésector is het dus de collectieve arbeidsovereenkomst gesloten in de Nationale Arbeidsraad die van toepassing is en die de wettelijke regeling vervangt. 

De werkgevers in de privésector kunnen ons artikel van 14 oktober 2022 raadplegen.

De wet is enkel van toepassing op werkgevers en werknemers verbonden door een arbeidsovereenkomst die niet onderworpen zijn aan de wet van 5 december 1968 op collectieve arbeidsovereenkomsten en paritaire comités. Bijgevolg is de wet alleen van toepassing op contractuelen in de publieke sector. De wet verwijst namelijk alleen naar werknemers en werkgevers die verbonden zijn door een arbeidsovereenkomst. Aangezien statutairen niet verbonden zijn aan de werkgever door een arbeidsovereenkomst, vallen zij niet onder de wet.

De wet bepaalt dat de bepalingen van hoofdstuk 6 niet van toepassing zijn op aanvragen van werknemers die gekaderd zijn in wettelijke, reglementaire of conventionele bepalingen die voorzien in een recht op de aanpassing van het bestaande werkpatroon van de werknemer of in andere wettelijke bepalingen die voorzien in een recht om dergelijke aanpassing aan te vragen. 

1. Wie heeft het recht om een flexibele werkregeling aan te vragen?

Een werknemer die gedurende de 12 maanden die voorafgaan aan zijn aanvraag voor een flexibele werkregeling, 6 maanden door een arbeidsovereenkomst verbonden is geweest met zijn werkgever, heeft het recht om een dergelijke aanvraag in te dienen.

In het kader van uitzendarbeid wordt de gebruiker van de uitzendkracht beschouwd als werkgever.

2. Waarvoor kan de werknemer een flexibele werkregeling aanvragen?

De werknemer mag een aanvraag indienen voor een flexibele werkregeling voor zorgmotieven, i.e.:

• zorg voor een kind tot het 12 jaar wordt, in het kader van zijn geboorte of adoptie ;
• persoonlijke zorg verlenen of steun aan een welbepaald gezinslid (elke persoon die samenwoont met de werknemer) of familielid (de echtgenoot of de persoon met wie de werknemer wettelijk samenwoont zoals geregeld door de artikelen 1475 en volgende van het Burgerlijk Wetboek of de bloedverwanten van de werknemer tot de 1ste graad) dat om een ernstige medische reden behoefte heeft aan aanzienlijke zorg of steun.

De leeftijd van 12 jaar wordt opgetrokken tot 21 jaar wanneer het kind een handicap heeft.

De leeftijdsvoorwaarde moet uiterlijk gedurende de periode van de flexibele werkregeling zijn voldaan.

De werknemer verstrekt uiterlijk op het moment dat de flexibele werkregeling een aanvang neemt, het document of de documenten tot staving van het ingeroepen zorgmotief. Ingeval de aanvraag is ingediend met het oog op het verlenen van persoonlijke zorg of steun aan een gezinslid of familielid dat om een ernstige medische reden behoefte heeft aan aanzienlijke zorg of steun, wordt het bewijs hiervan geleverd aan de hand van een attest dat ten vroegste in het kalenderjaar van de aanvraag is afgeleverd door de behandelend arts van het betrokken gezinslid of familielid en waaruit blijkt dat dit gezinslid of familielid om een ernstige medische reden behoefte heeft aan aanzienlijke zorg of steun. Dit attest mag de medische reden zelf niet vermelden.

Tenzij anders wordt bepaald, moet aan alle voorwaarden van de wet zijn voldaan op het moment dat de flexibele werkregeling een aanvang neemt.

De wet wijst erop dat de werknemer zich moet onthouden van elk wederrechtelijk gebruik van dit recht om een flexibele werkregeling aan te vragen en dat dat recht moet worden uitgeoefend voor het doel waarvoor het is ingesteld. Deze antimisbruikbepaling moet voorkomen dat een werknemer meerdere aanvragen indient met als enig doel de ontslagbescherming te genieten.

3. Wat verstaan we onder “flexibele werkregeling”?

Het gaat om een aanpassing van het bestaande werkpatroon van de werknemer met name in de vorm van:

• een aanpassing van het arbeidsstelsel ;
• een aanpassing van het werkrooster ;
• het gebruik van telewerk.

Het is belangrijk aan te geven dat deze lijst niet beperkt is.

4. Hoe lang kan de werknemer genieten van een flexibele werkregeling?

De werknemer heeft het recht een flexibele werkregeling aan te vragen voor een doorlopende periode van maximum 12 maanden.

De werkgever en de werknemer kunnen onderling een flexibele werkregeling overeenkomen voor een doorlopende periode van meer dan 12 maanden (ook voor onbepaalde tijd).

5. Welke formaliteiten moet de werknemer vervullen om zijn aanvraag in te dienen?

De werknemer moet minstens 2 maanden en hoogstens 3 maanden vooraf een schriftelijke aanvraag bezorgen aan de werkgever. Deze termijn kan in onderling akkoord tussen de werkgever en werknemer worden ingekort.

De aanvraag van de werknemer moet worden ingediend:

• hetzij door de overhandiging van een geschrift, waarbij de werkgever een duplicaat ondertekent als bericht van ontvangst ;
• hetzij door middel van een aangetekend schrijven, dat geacht wordt ontvangen te zijn de derde werkdag na de afgifte ervan bij de post ;
• hetzij op elektronische wijze mits ontvangstbevestiging van het bericht door de werkgever.

De aanvraag van de werknemer moet de volgende elementen bevatten:

• de verwijzing naar de wet waarop de aanvraag is gebaseerd (deze verwijzing is belangrijk, want ze is bedoeld om verwarring met andere rechten uit hoofde van andere regelgevingen te voorkomen) ;
• de gewenste flexibele werkregeling ;
• de begin- en einddatum van de flexibele werkregeling ;
• het zorgmotief waarvoor de flexibele werkregeling wordt gevraagd, met inbegrip van de identiteit van de persoon ten behoeve van wie de flexibele werkregeling wordt aangevraagd.

6. Welk antwoord kan de werkgever geven op het verzoek van de werknemer?

6.1. Antwoordprocedures

De werkgever moet de werknemer binnen een maand na de aanvraag een schriftelijk antwoord geven.

In tegenstelling tot wat voorzien is voor het antwoord van de werknemer, geeft de wet niet aan in welke vorm het schriftelijk antwoord van de werkgever moet worden gegeven. Wij raden de werkgever dan ook aan dezelfde vormen aan te nemen als de werknemer (aangetekend schrijven, overhandiging van een geschrift met bericht van ontvangst of versturen van een e-mail met ontvangstbevestiging). Zo heeft hij in geval van betwisting het bewijs dat hij het antwoord heeft verstuurd.

Om zijn antwoord te geven, beoordeelt de werkgever de aanvraag, rekening houdend met zijn eigen behoeften en die van de werknemer.

Het uitblijven van een antwoord van de werkgever wordt gelijkgesteld met een akkoord.

6.2. Soorten antwoord

De werkgever kan 3 antwoorden geven.

De werkgever aanvaardt de aanvraag. In dat geval gaat hij akkoord met de werknemer over de concrete uitoefening van de flexibele werkregeling.

Dit akkoord impliceert dat de wettelijke, reglementaire en conventionele verplichtingen inzake arbeidsrecht worden nageleefd (naleving van de regelgeving inzake arbeidsduur, de uurroosters in het arbeidsreglement, de bijzonderheden eigen aan deeltijds werken, ...).  

De werkgever weigert de aanvraag. Hij moet zijn weigering dan motiveren door de werknemer de concrete redenen voor de weigering van de uitoefening van de flexibele werkregeling mee te delen. Daarbij geeft de werkgever aan op welke wijze bij de beoordeling van de aanvraag rekening werd gehouden met de eigen behoeften en die van de werknemer.

De werkgever kan een gemotiveerd tegenvoorstel doen bestaande in een andere flexibele werkregeling of een andere periode voor de uitoefening van de flexibele werkregeling die beter aansluit bij zijn eigen behoeften. Indien de werkgever en de werknemer een aanpassing van het bestaande werkpatroon van de werknemer overeenkomen, vormt deze aanpassing een flexibele werkregeling, ongeacht het tijdstip waarop deze overeenkomst tot stand komt.

7. Is het mogelijk om de flexibele werkregeling vroegtijdig te beëindigen?

Ja, de werknemer heeft het recht om de flexibele werkregeling vervroegd stop te zetten, teneinde het oorspronkelijke werkpatroon te hervatten.

De werknemer moet zijn verzoek dan 10 werkdagen vooraf schriftelijk indienen.

De werkgever beoordeelt dit verzoek en geeft er binnen de 5 werkdagen schriftelijk gevolg aan, rekening houdend met zijn eigen behoeften en die van de werknemer.

Opnieuw geeft de wet niet aan in welke vorm het schriftelijk antwoord van de werkgever moet worden gegeven. Wij raden dan ook aan dezelfde vormen aan te nemen als het aangetekend schrijven, de overhandiging van een geschrift met bericht van ontvangst of het versturen van een e-mail met ontvangstbevestiging. Zo heeft u in geval van betwisting het bewijs dat het antwoord werd verstuurd.

8. Wat gebeurt er na afloop van de periode van de flexibele werkregeling?

De werknemer heeft het recht zijn oorspronkelijke werkpatroon te hervatten.

9. Geniet de werknemer die gebruik maakt van zijn recht om een flexibele werkregeling aan te vragen enige bescherming?

Ja.

Enerzijds bepaalt de wet dat bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst van een werknemer die geniet van een vermindering van zijn prestaties in het kader van een flexibele werkregeling, de opzeggingsvergoeding wordt berekend op basis van het loon waarop de werknemer op basis van zijn arbeidsovereenkomst recht zou hebben gehad indien hij zijn arbeidsprestaties niet had verminderd. Bij verbreking van de arbeidsovereenkomst moet de werkgever dus een opzeggingsvergoeding berekenen, alsof de toepassing van dit soort flexibele werkregeling niet bestond.

Om deze bescherming te kunnen toepassen, mag de vermindering van de arbeidsprestaties niet voor onbepaalde tijd worden voorzien.

Anderzijds bepaalt de wet dat de werkgever, behalve om redenen die vreemd zijn aan de uitoefening van het recht om een flexibele werkregeling aan te vragen, geen handelingen stelt die ertoe strekken eenzijdig een einde te maken aan de arbeidsovereenkomst van de werknemer die gebruik maakt van dat recht.

Deze bescherming gaat in de dag van de aanvraag en eindigt een maand na het einde van de flexibele werkregeling. Deze bescherming eindigt een maand na de aangevraagde begindatum, wanneer geen enkele flexibele werkregeling werd aangevat.

Wanneer de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd om redenen die vreemd zijn aan de uitoefening van het recht om een flexibele werkregeling aan te vragen, moet de werkgever het bestaan van deze redenen bewijzen. Op verzoek van de werknemer deelt de werkgever deze schriftelijk mee.

Zo de ingeroepen reden tot staving van het ontslag niet vreemd is aan de uitoefening van het recht om een flexibele werkregeling aan te vragen of bij ontstentenis van reden, moet de werkgever aan de werknemer een forfaitaire vergoeding betalen gelijk aan het brutoloon voor zes maanden, onverminderd de vergoedingen verschuldigd in geval van verbreking van de arbeidsovereenkomst.

De wet bepaalt ook dat "ontslag door de werkgever tijdens de periode van bescherming" wordt gelijkgesteld met:

• elke handeling van de werkgever na afloop van deze periode die ertoe strekt eenzijdig een einde te maken aan de arbeidsovereenkomst van de werknemer en ;
• waarvoor tijdens deze periode enige voorbereiding werd getroffen (waaronder eveneens wordt begrepen het nemen van de ontslagbeslissing). 

Bron:

Wet van 7 oktober 2022 tot gedeeltelijke omzetting van de Richtlijn (EU) 2019/1158 van het Europees Parlement en de Raad van 20 juni 2019 betreffende het evenwicht tussen werk en privéleven voor ouders en mantelzorgers, en tot intrekking van Richtlijn 2010/18/EU van de Raad, en tot regeling van een aantal andere aspecten op het vlak van de verloven, B.S., 31 oktober 2022.