Kan je een werknemer verplichten om een opleiding terug te betalen wanneer hij de firma vroegtijdig verlaat?

Wegens de toenemende arbeidsspecialisatie is het belangrijk om je werknemers de nodige opleidingen en bijscholingen te laten volgen. Zoals je weet, is dit vaak een dure investering. Is het mogelijk om (een deel van) de kosten terug te laten betalen wanneer je werknemer beslist de onderneming te verlaten na het volgen van zo’n opleiding op jouw kosten? Ja dat kan, mits naleving van tal van voorwaarden…

Wat is een scholingsbeding?

Een scholingsbeding is een overeenkomst waarbij de werknemer zich verbindt om op zijn minst nog een bepaalde tijd in dienst van de werkgever te blijven als die werknemer een door de werkgever betaalde opleiding volgt.

Dat betekent niet dat hij geen ontslag kan nemen. Alleen moet hij een deel van de kosten van de opleiding terugbetalen. Het te betalen gedeelte is afhankelijk van de periode die hij na deze opleiding nog in dienst bleef.

Een werkgever sluit een scholingsbeding af uit vrees dat zijn werknemer bij de concurrentie of een andere werkgever gaat werken, terwijl hij in de scholing geïnvesteerd heeft. Anderen plukken dan de vruchten van zijn investering.

Voorwaarden waaraan de opleiding dient te voldoen

Het scholingsbeding is pas geldig als:

• het gaat om een specifieke opleiding die toelaat om nieuwe professionele vaardigheden te verwerven die ook buiten de onderneming kunnen worden gevaloriseerd;
• de opleiding niet voortvloeit uit een wettelijke of reglementaire bepaling om het beroep waarvoor de werknemer werd aangeworven, uit te oefenen;
• de duurtijd van de opleiding minstens 80 uren omvat of de kostprijs van de opleiding minstens gelijk is aan het dubbel van het gemiddeld minimum maandinkomen. Het dubbel van het gemiddeld minimum maandinkomen bedraagt 3.125,18 EUR bruto sinds 1 juni 2017.

Arbeidsovereenkomsten waarin een scholingsbeding kan worden opgenomen

Een scholingsbeding kan enkel worden opgenomen:

• in het kader van een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur;
• wanneer het jaarloon het bedrag van 33.472 EUR overschrijdt (bedrag voor 2017). Het jaarloon omvat meer dan de som van de verschillende maandlonen. Ook het dubbel vakantiegeld en de eindejaarspremie worden onder andere meegeteld; en,
• wanneer het geen betrekking heeft op categorieën van werknemers en / of opleidingen die in het bevoegde paritair comité werden uitgesloten van de toepassing van het scholingsbeding door een algemeen verbindend verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst.

Het scholingsbeding moet schriftelijk worden vastgesteld

Het beding moet schriftelijk worden afgesloten, voor elke werknemer afzonderlijk ten laatste op het moment waarop de door het betrokken beding beoogde opleiding een aanvang neemt.

Het geschrift bevat:

• een omschrijving van de opleiding, de duurtijd ervan en de plaats waar de opleiding zal doorgaan;
• de kostprijs van deze opleiding of in het geval waarin die niet kan worden bepaald in zijn geheel, de kostenelementen die toelaten om de waarde ervan te schatten;

• de begindatum en de duurtijd van het beding. Indien de opleiding aanleiding geeft tot het afleveren van een attest, valt de begindatum van het scholingsbeding samen met de aflevering daarvan;
• het bedrag dat de werknemer moet terugbetalen wanneer hij de voorwaarden van het scholingsbeding niet naleeft. Dit bedrag is een deel van de kostprijs van de opleiding en wordt op degressieve wijze uitgedrukt afhankelijk van de geldigheidsduur van het scholingsbeding. Dit bedrag mag bepaalde grenzen niet overschrijden (zie verder).

Uitwerking van het scholingsbeding

Het scholingsbeding heeft geen uitwerking wanneer de overeenkomst eindigt:

• tijdens de eerste zes maanden vanaf de aanvang van de arbeidsovereenkomst;
• na deze periode door de werkgever zonder dringende reden;
• na deze periode door de werknemer omwille van een dringende reden;
• door de werknemer als gevolg van een herstructurering in de onderneming zoals bedoeld door de Generatiepactwet.

Duurtijd van het scholingsbeding en terugbetaling

De duurtijd van het scholingsbeding bedraagt maximaal drie jaar. De duurtijd moet bovendien in verhouding zijn met de kost en de duurtijd van de opleiding zelf. Indien de kostprijs van de opleiding bijvoorbeeld maar net hoog genoeg is om een geldig scholingsbeding af te sluiten, raden wij aan om de duurtijd te beperken tot een jaar.

Het bedrag dat de werknemer moet terugbetalen wanneer hij het scholingsbeding niet naleeft, bedraagt maximaal:

• 80 % van de kostprijs bij vertrek van de werknemer vóór 1/3^de van de overeengekomen periode;
• 50 % van de kostprijs bij vertrek van de werknemer tussen 1/3^de en uiterlijk 2/3^de van de overeengekomen periode;
• 20 % van de kostprijs bij vertrek van de werknemer na 2/3^de van de overeengekomen periode.

In elk geval mag het bedrag nooit hoger zijn dan 30 % van het jaarloon van de werknemer.

Overzicht in 5 stappen

Bron: artikel 22bis van de Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978