Kosten eigen aan de werkgever: indexering kantoorkosten vanaf 1 september 2022

Van 

Er kan maandelijks een kantoorvergoeding worden toegekend aan de telewerkers die niet wordt onderworpen aan de sociale zekerheidsbijdragen of bedrijfsvoorheffing. Vanaf 1 september 2022 zal de maximale hoogte van de kantoorkosten 142,95 euro per maand bedragen.


1. Kantoorkosten

Er kan maandelijks een kantoorvergoeding worden toegekend aan de werknemers die structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van hun arbeidstijd aan telewerk doen.

De forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kantoorkosten. Dat zijn alle kosten die courant moeten worden gemaakt om de beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen:

  • gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis;
  • kantoorbenodigdheden (mappen, cursusblokken, balpennen, enz...);
  • nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming;
  • onderhoudskosten, verzekeringskosten en onroerende voorheffing;
  • koffie, water, versnaperingen.

2. Kantoorvergoeding

Als de voorwaarden voor structureel en regelmatig telewerk worden gerespecteerd (zie ons artikel hierover), gaan de RSZ en de fiscus ermee akkoord dat de werkgever aan zijn werknemers een kantoorvergoeding toekent die is vrijgesteld tot een maximumbedrag. De werkgever is dus vrij om een bedrag lager dan het maximum toe te kennen.

Als het maandelijks toegekende bedrag toch hoger ligt dan het maximumbedrag en de werkgever geen enkel bewijsstuk aanbrengt om de hoogte dat bedrag te verantwoorden, zal het deel dat het maximumbedrag overschrijdt worden onderworpen aan sociale zekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing. Het moet ook worden vermeld als loon op de fiscale fiche van de betrokken werknemers.

3. Bedrag van de vergoeding

Naar aanleiding van de overschrijding van de spilindex in juli, wordt deze vergoeding aangepast. Het is de vierde keer dit jaar:

  • 134,71 euro per maand van 1 februari 2022 tot 31 maart 2022;
  • 137,40 euro per maand van 1 april 2022 tot 31 mei 2022;
  • 140,15 euro per maand van 1 juni 2022 tot 31 augustus 2022;
  • 142,95 euro per maand vanaf 1 september 2022.

4. Overzicht van de telewerkkosten

Type kosten

Aanvaard bedrag

Kantoorkosten

142,95 euro per maand

Professioneel gebruik van eigen pc/laptop

20 euro per maand

Professioneel gebruik van eigen internetverbinding

20 euro per maand

Professioneel gebruik van eigen tweede scherm, printer en/of scanner zonder privécomputer

5 euro per maand per item maar maximum 10 euro per maand

Andere kosten (gebruik van eigen telefoon, kantoormeubilair en of informaticamateriaal)

Op werkelijke basis te bewijzen en terug te betalen

5. Vermelding op de fiscale fiche

We herinneren u eraan dat vanaf het inkomstenjaar 2022 alle bedragen die als onkosten eigen aan de werkgever worden vergoed, op de fiscale fiche moeten staan (zie ons artikel van 21 juni 2022).

Tot nu toe werden de vergoedingen die werden toegekend in het kader van telewerk en die de voornoemde voorwaarden respecteerden, beschouwd als een forfaitaire vergoeding die werd vastgesteld overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende criteria. Bijgevolg was het voldoende om “JA – ernstige normen” te vermelden op de fiscale fiche wanneer een dergelijke vergoeding werd toegekend.

Vanaf het inkomstenjaar 2022 zal ook het totaalbedrag van de toegekende vergoeding op de fiscale fiche moeten verschijnen.

Bron: Administratieve instructies RSZ - 2022/3.