Kosten eigen aan de werkgever op fiscale fiches: wijzigingen vanaf 2022

De fiscale fiches moeten vanaf inkomstenjaar 2022 eveneens de op bewijsstukken gebaseerde terugbetaalde kosten eigen aan de werkgever vermelden, alsook de forfaitaire kostenvergoedingen gebaseerd op ernstige en met elkaar overeenstemmende normen. De wijzigingen gelden voor werknemers en bedrijfsleiders.

Situering

Voor de opmaak van de fiscale fiches 281.10 maakt de FOD Financiën een onderscheid tussen drie types van kosten eigen aan de werkgever die hij terugbetaalt aan werknemers:

• forfaitaire vergoedingen vastgesteld ‘overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen’;
• niet-forfaitaire vergoedingen, vastgesteld op basis van bewijsstukken (bvb. facturen of kastickets).
• forfaitaire vergoedingen die niet ‘overeenkomstig ernstige normen’ zijn vastgesteld.

Nu wordt op de fiscale fiche aangeven welke type(s) aan terugbetalingen plaatsvonden in het betrokken inkomstenjaar. Qua te vermelden bedragen moet dit enkel vermeld worden ingeval van forfaitaire vergoedingen die niet overeenkomstig ernstige normen werden vastgesteld. Voor de twee andere types is het bedrag niet vereist.

Voor dit alles voorzag de fiscale fiche tot en met het inkomstenjaar 2020 louter één lijn (vak 27, onderdeel b).

Vanaf inkomstenjaar 2021 werden de terugbetaalde kosten reeds op een andere wijze vermeld op de fiscale fiches: i.p.v. één enkele lijn vermeldt de fiscale fiche drie lijnen, één per type vergoeding. Voor inkomstenjaar 2021 was deze aanpassing louter van redactionele aard. Bijgevolg moest men er louter het bedrag vermelden in geval van forfaitaire vergoedingen die niet overeenkomstig ernstige normen werden vastgesteld. Dus vooralsnog geen te vermelden bedragen voor de twee andere types.

Wijziging vanaf inkomstenjaar 2022: vermelding van de bedragen van elk type

Vanaf inkomstenjaar moet voor elk van de drie types het bedrag aan terugbetalingen vermeld worden.

Vanaf inkomstenjaar verkrijgt de fiscus bijgevolg een beter inzicht van de terugbetaalde kosten eigen aan de werkgever krijgen. De hoogte van forfaitaire vergoedingen die – terecht of onterecht – gedeclareerd worden als een vergoeding vastgesteld overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen kan de fiscus vandaag immers relatief moeilijk nagaan.

In antwoord op een parlementaire vraag heeft de minister van Financiën medegedeeld dat de ficheverplichting die ten aanzien van variabele kostenvergoedingen werd ingevoerd, niet geldt als de vergoeding slechts de terugbetaling vormt van de bedragen die een werknemer of een bedrijfsleider heeft voorgeschoten bij de betaling van goederen of diensten die de werkgever of vennootschap zelf op eigen naam aangekocht heeft ( Vr. en Antw. Kamer, 5 april 2022, nr. 55-82, 120).

De fiscale administratie bevestigt dit standpunt in een onlangs gepubliceerde circulaire. Zij bevestigen het principe dat door de werkgever terugbetaalde kosten op de fiscale fiche moeten vermeld worden. Zoals de Minister gezegd heeft, zijn er volgens de administratie wel een aantal uitzonderingen waarin de werkgever een terugbetaalde kost niet moet vermelden op de fiscale fiche. Eén van die uitzonderingen is de situatie toegelicht door de minister in zijn antwoord op de parlementaire vraag : de aankoopfactuur voor het gekochte product staat op naam van de onderneming, de werknemer heeft het geld voorgeschoten en de onderneming betaalt hem het voorgeschoten bedrag terug.

En daar waar een kost eigen aan de werkgever op basis van bijvoorbeeld bewijsstukken vandaag terugbetaald wordt buiten de loonadministratie – wat overigens juridisch problematisch is (*) – noopt de wetswijziging om deze vanaf 2022 via de loonverwerking te laten verlopen met het oog op de correcte opmaak van de fiscale fiches.

(*) Elke betaling aan werknemers ingevolge hun dienstbetrekking moet de werkgever vermelden op de individuele rekening van de werknemer. De reden en het bedrag moet er vermeld worden (artikel 16, §1, 8° van het KB van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten). 

Schema

De wijzigingen kunnen schematisch als volgt samengevat worden.

Ook voor bedrijfsleiders

Deze wijzigingen gelden ook voor bedrijfsleiders.

Bronnen:

• Wet van 27 juni 2021 houdende diverse fiscale bepalingen  en tot wijziging van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van  het witwassen van geld en de financiering  van terrorisme en tot beperking  van het gebruik van contanten.
• Berichtgeving FOD Financiën aan de Unie van Sociale Secretariaten d.d. 18 juni 2021.