Kosten eigen aan de werkgever op fiscale fiches: wijzigingen vanaf dit en volgend jaar

Van 

Ingevolge een recente wetswijzing en berichtgeving van de FOD Financiën moeten de fiscale fiches vanaf inkomstensjaar 2022 eveneens de op bewijsstukken gebaseerde terugbetaalde kosten eigen aan de werkgever vermelden, alsook de forfaitaire kostenvergoedingen gebaseerd op ernstige en met elkaar overeenstemmende normen. Met het oog hierop wijzigt de fiscale fiche reeds vanaf inkomstenjaar 2021 lay-outmatig. De wijzigingen gelden voor werknemers en bedrijfsleiders.


Situering

Voor de opmaak van de fiscale fiches 281.10 maakt de FOD Financiën een onderscheid tussen drie types van kosten eigen aan de werkgever die hij terugbetaalt aan werknemers:

  • forfaitaire vergoedingen vastgesteld ‘overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen’;
  • niet-forfaitaire vergoedingen, vastgesteld op basis van bewijsstukken (bvb. facturen of kastickets).
  • forfaitaire vergoedingen die niet ‘overeenkomstig ernstige normen’ zijn vastgesteld.

Nu wordt op de fiscale fiche aangeven welke type(s) aan terugbetalingen plaatsvonden in het betrokken inkomstenjaar. Qua te vermelden bedragen moet dit enkel vermeld worden ingeval van forfaitaire vergoedingen die niet overeenkomstig ernstige normen werden vastgesteld. Voor de twee andere types is het bedrag niet vereist.
Voor dit alles voorziet de fiscale fiche vandaag louter één lijn (vak 27, onderdeel b).

Ernstige vs. niet-ernstige normHet begrip ‘forfaitaire vergoedingen vastgesteld overeenkomstige ernstige en met elkaar overeenstemmende normen’ wordt niet gedefinieerd in de regelgeving. Algemeen wordt aangenomen dat hieronder vallen:
(a) de forfaitaire vergoedingen eigen aan de werkgever die de overheid zelf aan haar ambtenaren toekent. Het voorbeeld bij uitstek is de forfaitaire kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen. Maar ook bijvoorbeeld de dagvergoedingen voor binnenlandse en buitenlandse dienstreizen vallen hieronder, alsook de recente geregelde forfaitaire kantoorvergoedingen voor thuiswerk.
Dit voor zover uiteraard alle voorwaarden ter zake gerespecteerd worden. Indien een werknemer bijvoorbeeld niet gemiddeld één werkdag per week thuis werk, beoordeeld op maandbasis, dan moet een werkgever uiterst behoedzaam zijn om voormelde forfaitaire kantoorvergoeding op te geven als  een forfaitaire vergoeding vastgesteld overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen. In dit geval zal de kantoorvergoeding veelal thuishoren onder de forfaitaire vergoedingen die niet overeenkomstig ernstige normen zijn vastgesteld.
(b) de forfaitaire vergoedingen die door de werkgever zijn uitgewerkt op basis van een voldoende onderbouwd dossier dat in detail staaft dat de toegekende vergoeding zo nauw mogelijk overeenstemt met de reële kosten eigen aan de werkgever die de werknemer draagt. Idealiter maakt de werkgever deze oefening op regelmatige tijdstippen, opdat de toegekende vergoeding zo nauw mogelijk blijft aansluiten bij de reële kosten die de werknemer draagt.
Een voorzichtige werkgever legt zijn voorstel voorafgaandelijk voor aan de Dienst Voorafgaandelijke Beslissing met het oog op een fiscale ruling. Zonder een fiscale ruling mag men zich verwachten aan een nauwgezet toezicht door de FOD Financiën.
Andere forfaitaire vergoedingen horen veelal thuis onder de forfaitaire vergoedingen die niet overeenkomst ernstige normen zijn vastgesteld.
Merk overigens op dat de door de RSZ aanvaarde forfaitaire vergoedingen niet per definitie gekwalificeerd mogen worden als forfaitaire vergoedingen vastgesteld overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen. Soms kent de fiscale reglementering het rsz-forfait überhaupt niet (bvb. de carwash-vergoeding) en soms kent de fiscaliteit andere voorwaarden (bvb. de baanvergoeding).
Deze opmerking geldt overigens ook in omgekeerde richting: de RSZ aanvaardt niet per definitie de forfaitaire vergoedingen die de fiscus beschouwd als zijnde vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen. Bvb. een door een fiscale ruling gekwalificeerde forfaitaire vergoeding overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen, impliceert niet automatisch dat de RSZ het forfait zonder meer aanvaardt als een rsz-vrije kost eigen aan de werkgever.

Eerste wijziging, vanaf inkomstenjaar 2021: redactionele aanpassing fiscale fiches

Jaarlijks publiceert de FOD Financiën de te hanteren modellen van fiscale fiches. Voor de versies vanaf inkomstenjaar 2021 worden de terugbetaalde kosten er op een andere wijze vermeld: i.p.v. één enkele lijn zal de fiscale fiche drie lijnen kennen, één per type vergoeding.
Specifiek voor inkomstenjaar 2021 is deze aanpassing louter van redactionele aard. Bijgevolg moet men er louter het bedrag vermelden in geval van forfaitaire vergoedingen die niet overeenkomstig ernstige normen werden vastgesteld. Dus vooralsnog geen te vermelden bedragen voor de twee andere types, althans niet voor wat betreft inkomstenjaar 2021. Dit brengt ons bij het volgende punt.

 

Tweede wijziging, vanaf inkomstenjaar 2022: vermelding van de bedragen van elk type

Vanaf inkomstenjaar moet voor elk van de drie types het bedrag aan terugbetalingen vermeld worden. Dit ingevolge een recente wetswijziging en berichtgeving van de FOD Financiën. Vanaf inkomstenjaar verkrijgt de fiscus bijgevolg een beter inzicht van de terugbetaalde kosten eigen aan de werkgever krijgen. De hoogte van forfaitaire vergoedingen die – terecht of onterecht – gedeclareerd worden als een vergoeding vastgesteld overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende normen kan de fiscus vandaag immers relatief moeilijk nagaan.
En daar waar een kost eigen aan de werkgever op basis van bijvoorbeeld bewijsstukken vandaag terugbetaald wordt buiten de loonadministratie – wat overigens juridisch problematisch is (*) – noopt de wetswijziging om deze vanaf 2022 via de loonverwerking te laten verlopen met het oog op de correcte opmaak van de fiscale fiches.

(*) Elke betaling aan werknemers ingevolge hun dienstbetrekking moet de werkgever vermelden op de individuele rekening van de werknemer. De reden en het bedrag moet er vermeld worden (artikel 16, §1, 8° van het KB van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten). 

Schema

De aangekondigde wijzingen kunnen schematische als volgt samengevat worden.

 

Op te geven op de fiscale fiche:

Inkomsten 2020

(één lijn)

Inkomsten 2021

(drie lijnen)

Inkomsten 2022 e.v.

(drie lijnen)

Forfaitaire vergoedingen volgens ernstige & met elkaar overeenstemmende normen

‘JA – ernstige normen’
 

en/of

 

‘JA- bewijsstukken’

 

en/of

 

het bedrag

‘JA – ernstige normen’

het bedrag

Forfaitaire vergoeding niet volgens ernstige normen

het bedrag

het bedrag

Vergoedingen op basis van bewijsstukken

‘JA – bewijsstukken’

het bedrag

Ook voor bedrijfsleiders

Deze wijzigingen gelden ook voor bedrijfsleiders.

 

Bronnen:
- Wet van 27 juni 2021 houdende diverse fiscale bepalingen  en tot wijziging van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van  het witwassen van geld en de financiering  van terrorisme en tot beperking  van het gebruik van contanten.
- Berichtgeving FOD Financiën aan de Unie van Sociale Secretariaten d.d. 18 juni 2021.