Kosten eigen aan de werkgever: wees aandachtig!

De vergoedingen die als terug te betalen kosten ten laste zijn van de werkgever, worden uitgesloten van het loonbegrip. Ze worden dus niet onderworpen aan sociale zekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing. Vanaf het inkomstenjaar 2022, zal u als werkgever alle bedragen die u terugbetaalt als kosten eigen aan de werkgever moeten invullen op de fiscale fiche. Deze verruimde plicht biedt ons de gelegenheid de regels terzake te herhalen.

Het begrip kosten eigen aan de werkgever vindt zijn oorsprong in een van de essentiële verplichtingen van de werkgever, namelijk de verplichting om de voor de uitvoering van het werk nodige hulp, hulpmiddelen en materialen ter beschikking te stellen van de werknemer. Men kan hieruit afleiden dat de kosten voor deze terbeschikkingstelling voor rekening van de werkgever zijn.

Het komt vaak voor dat de werkgever aan zijn werknemers kosten terugbetaalt die in plaats van de werkgever gedragen werden. Het betreft dus vergoedingen die kosten eigen aan de werkgever dekken en die werkelijk voor beroepsdoeleinden betaald worden. Dit houdt in dat de werknemer zich niet mag verrijken met de betaling van die vergoedingen door de werkgever.

1. Wat zijn de fiscale regels?

In een recente circulaire heeft de fiscus de regels herhaald en de nieuwe meldingsplicht verduidelijkt.

1.1. Voorafgaande voorwaarden

Wanneer een werkgever een kostenvergoeding toekent aan een werknemer, kan die vergoeding slechts worden aangemerkt als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever, op voorwaarde dat de werkgever het dubbele bewijs levert dat de vergoeding:

• bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn;
• en ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.

1.2. Welke kosten?

Kosten zijn eigen aan de werkgever wanneer ze, in functie van de omstandigheden van de beroepsactiviteit, normalerwijze ten laste vallen van de werkgever. Dit is een feitenkwestie.

Over het algemeen zijn deze kosten ten laste van de werkgever wanneer zij buiten de privésfeer vallen en ontstonden door de uitvoering van de arbeidsprestaties.

Worden niet bedoeld:

• de terugbetaling van een privéuitgave;
• de terugbetaling van uitgaven die de aard van eigen kosten van de werkgever op onredelijke wijze overstijgen (bijv. extra grote computerbeeldschermen die eerder bestemd zijn voor films of computerspelen , maar ook worden gebruikt voor thuiswerk, een dure design bureaulamp, zeer dure bureaustoelen,…).

1.3. Hoe deze kosten terugbetalen?

Daar bestaan drie manieren voor.

1.3.1. De terugbetaling op reële basis

Het gaat om de terugbetaling op basis van bewijsstukken (facturen, kassatickets, btw-bonnetjes). Dit is de veiligste methode om kosten eigen aan de werkgever terug te betalen, maar ze vraagt meer administratie door de opvolging en het bijhouden van alle stavingsstukken.

1.3.2. De forfaitaire terugbetaling op basis van ernstige normen

Wat deze categorie betreft, gaat het dan bijvoorbeeld om:

• de forfaitaire vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt die in de privésector als een ernstige norm voor de forfaitaire niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden aangemerkt (de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen, vergoedingen voor verblijfkosten, de forfaitaire thuiswerkvergoeding);
• de forfaitaire terugbetaling van kosten die het voorwerp uitmaken van een beslissing tot voorafgaande beslissing (fiscale ruling);
• de forfaitaire terugbetaling van kosten waarvan het bedrag is bepaald volgens ernstige normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven: studie van kosten aangegaan door de werknemers uitgevoerd door de werkgever zelf en opmaak van een forfait op basis van deze studie. Bij controle wordt ten stelligste aangeraden om het gemaakte dossier te bewaren voor deze studie.

1.3.3. De forfaitaire terugbetaling die niet op ernstige normen gebaseerd is

Het gaat om de meest riskante terugbetaling die de werkgever bovendien ook verplicht om de kosten te kunnen verantwoorden. In deze rubriek kan je de forfaits terugvinden die worden aanvaard door de RSZ, maar niet door de fiscus (zie hierna).

1.3.4. Geen dubbele terugbetaling!

Als een kost wordt terugbetaald op forfaitaire basis, kan dat niet meer op basis van een bewijsstuk en omgekeerd.

Betaal dezelfde uitgaven geen twee keer terug!

1.4.  Hoe deze terugbetalingen op de fiscale fiche vermelden?

Tot vorig jaar, wordt op de fiscale fiche aangeven welke type(s) terugbetalingen plaatsvonden in het betrokken inkomstenjaar. Qua te vermelden bedragen moet dit enkel vermeld worden ingeval van forfaitaire vergoedingen die niet overeenkomstig ernstige normen werden vastgesteld. Voor de twee andere types is het bedrag niet vereist (zie hierboven).

Vanaf inkomstenjaar 2022 moet voor elk van deze categorieën het effectief terugbetaalde bedrag vermeld worden. De fiscus verkrijgt bijgevolg een beter inzicht van de terugbetaalde kosten eigen aan de werkgever.

Ons artikel van 21 juni 2022 beschrijft je deze nieuwe meldingsplicht uitvoerig.

We herinneren je eraan dat de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever op de individuele rekening en de loonbrief van de werknemer moet staan.

2. Welke regels past de RSZ toe ?

2.1. Algemene regel

De RSZ staat de terugbetaling op forfaitaire basis enkel toe indien de werkgever kan aantonen dat het in feite onmogelijk is om het bedrag van de werkelijke kosten te bepalen, of wanneer zijn raming of zijn terugbetaling praktische problemen geeft, te wijten aan problemen van bewijs of het houden van een administratie of boekhouding die buiten proportie is in verhouding tot de terug te betalen bedragen. Men moet dan ook aantonen dat de forfaitaire vergoeding overeenstemt met de werkelijke uitgaven.

2.2. Instructies RSZ

De RSZ heeft in zijn instructies een lijst van de verschillende posten gepubliceerd waarvoor de RSZ een forfaitaire raming aanvaardt, en tevens de bedragen en de voorwaarden waarin zij mogen worden toegepast.

De RSZ herinnert eraan dat het moet gaan om forfaits die geacht worden werkelijk gemaakte kosten te dekken. Op vraag van de RSZ zal de werkgever dus zijn systeem van kostenvergoeding moeten kunnen motiveren door, indien gevraagd, geschreven documenten zoals het arbeidsreglement, dienstnota's of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst voor te leggen en aan te tonen dat wanneer hij één van de in de tabel opgenomen forfaits toekent, het om een werknemer gaat voor wie de erdoor beoogde kost plausibel is in het raam van zijn functieomschrijving en werkomstandigheden.

De bedragen in de tabel zijn maximumbedragen. Indien de werkgever van oordeel is dat de kosten die de werknemers maken groter zijn dan deze forfaitaire bedragen, mag hij uiteraard de werkelijke kosten bewijzen. In dat geval moet hij de realiteit van de kosten aantonen voor het geheel van de kosten m.b.t. een post. Voor eenzelfde type kosten mag men immers niet de beide systemen, reële kosten en forfait, samen gebruiken.

In geen enkel geval mogen de door de werknemers gemaakte kosten dubbel terugbetaald worden. De RSZ aanvaardt het gebruik van de onderstaande forfaits dan ook alleen maar op voorwaarde dat dezelfde kosten niet ook op een andere manier terugbetaald worden.

2.3. Bewijslast

In geval van betwisting zal het, sinds 1 januari 2010, voortaan de werkgever zijn die de echtheid van deze kosten moet aantonen aan de hand van bewijsstukken of elk ander bewijsmiddel (met uitzondering van de eed).

2.4. Tabel

Tabel geldig vanaf 1 september 2022: klik hier.

Bronnen: Circulaire 2022/C/62 van 29 juni 2022 over de verantwoording van vergoedingen tot terugbetaling van eigen kosten van de werkgever. Administratieve instructies RSZ - 2022/3.