Alternatieve en kostenbesparende verloningswijzen (4): verplaatsingskosten woon-werkverkeer

Van 

Met de prijsstijgingen die we momenteel ondergaan, kan het als werkgever interessant zijn om het loon van je werknemers een boost te geven zonder buitensporige kosten of formaliteiten. Laten we starten met een stand van zaken om vervolgens af te sluiten met wat mogelijk is op vlak van verplaatsingskosten woon-werkverkeer.


Onder het woon-werkverkeer verstaan we de verplaatsingen die de werknemer doet om zich van zijn woonplaats naar zijn arbeidsplaats te begeven om er zijn beroepsactiviteit uit te oefenen en omgekeerd. De gevolgde weg is niet noodzakelijk de kortste, maar wel die welke kan worden beschouwd als de normale weg in functie van de af te leggen afstand, de aard van de weg, de verkeersdichtheid en de verplaatsingsduur, met uitsluiting van de omwegen die voor privédoeleinden worden gemaakt (om bv. kinderen af te zetten of af te halen aan de school of bij een opvangdienst).

De vaste arbeidsplaats is de plaats waar de activiteit voortdurend wordt uitgeoefend, zelf als ze van korte duur is, in tegenstelling tot de arbeidsplaatsen die worden bezocht in het kader van een niet-plaatsgebonden activiteit, zoals bij handelsvertegenwoordigers.

Een van de verplichtingen van de werkgever is bij te dragen in het woon-werkverkeer. De tegemoetkoming zal bepaald worden door het type van vervoer en van de sector, terwijl de sociale en fiscale behandeling eveneens zal verschillen in functie van het gebruikte vervoermiddel.

1. Wat voorziet de sociale wetgeving?

De terugbetalingen van de kosten van het vervoer dat door de werknemer werd verricht om zich van zijn woonplaats naar zijn vaste werkplaats te begeven, worden niet aangemerkt als loon dat aan sociale bijdragen onderworpen is.

De terugbetalingen door de werkgever in het kader van de verplaatsingen woonplaats/plaats van tewerkstelling zijn geen loon dat aan socialezekerheidsbijdragen onderworpen is, zelfs indien de werkgever de totale reële verplaatsingskosten terugbetaalt en zelfs indien deze terugbetalingen groter zijn dan wat sectoraal werd afgesproken.

1.1. Verplaatsingen met de openbaarvervoermiddelen

De vrijstelling is volledig, indien de werknemer het gemeenschappelijk vervoer gebruikt.

Het kan dus interessant zijn om het abonnement van de werknemer volledig terug te betalen.

1.2. Verplaatsingen met een privévervoer

De RSZ neemt aan dat de bedragen die de openbare diensten hanteren voor de terugbetaling van de vervoerskosten van de ambtenaren ongeveer overeenstemmen met de reëel gemaakte verplaatsingskosten in hoofde van werknemers die het woon-werktraject met de eigen wagen afleggen (wagen, motor) (0,4170 euro/km vanaf 1 juli 2022).

Op de aldus berekende terugbetaling zijn bijgevolg geen bijdragen voor sociale zekerheid verschuldigd.

1.3. Verplaatsingen met de fiets (klassieke of elektrische)

Specifiek voor de verplaatsingen met de fiets wordt de toegekende kilometervergoeding niet aangezien als loon indien zij niet hoger is dan 0,25 euro per kilometer

Indien de vergoeding dit laatste bedrag overschrijdt,, wordt het surplus  onderworpen aan sociale bijdragen.

Als de werkgever een fiets ter beschikking stelt, is het forfait ook vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen voor de woon-/werkverplaatsingen.

1.4. Verplaatsingen te voet

Volgens de RSZ veroorzaakt een voetganger die het traject te voet aflegt, geen verplaatsingskosten voor de werkgever. De kosten van schoenen kunnen niet in aanmerking genomen worden als kosten ten laste van de werkgever.

Indien toch een vergoeding zou worden toegekend aan de werknemer die de verplaatsingen tussen zijn woonplaats en zijn plaats van tewerkstelling te voet aflegt, zal deze vergoeding beschouwd worden als loon dat aan socialezekerheidsbijdragen onderworpen is.

1.5. Verplaatsingen met (elektrische) step

De terugbetalingen van de kosten van het vervoer dat door de werknemer werd verricht om zich van zijn woonplaats naar zijn vaste werkplaats te begeven, worden niet aangemerkt als loon dat aan sociale bijdragen onderworpen is (algemene principe).

De terugbetalingen door de werkgever in het kader van de verplaatsingen woonplaats/plaats van tewerkstelling met een (elektrische) step zijn dus geen loon dat aan socialezekerheidsbijdragen onderworpen is (de werknemer moet zijn kosten kunnen aantonen: kosten voor een elektrische deelstep, elektriciteit, enz.). Het is aan de werkgever om te bewijzen dat hij de kostenvergoeding zodanig heeft bepaald dat hij niet meer terugbetaalt dan de werkelijk gemaakte kosten.

2. Hoe ziet de fiscale behandeling van deze vergoedingen er uit?

De vergoedingen die een werkgever betaalt of toekent aan zijn werknemers voor hun verplaatsingen van en naar het werk, zijn belastbare bezoldigingen.

Onder bepaalde voorwaarden en binnen bepaalde grenzen zijn de vergoedingen die toegekend worden aan werknemers door hun werkgever als terugbetaling van reiskosten van de woonplaats naar de plaats van tewerkstelling vrijgesteld.

2.1. Vrijstellingsvoorwaarden voor de werknemer

Alleen de belastingplichtigen die lonen ontvangen in de hoedanigheid van loontrekkende werknemer en die ze als dusdanig aangeven, komen in aanmerking voor de vrijstelling. De werknemer moet naast zijn loon een vergoeding ontvangen die uitdrukkelijk overeenstemt met een tussenkomst in de kosten van het woon-werkverkeer. Alleen de werknemers die gekozen hebben voor de forfaitaire aftrek van beroepskosten in hun aangifte van de personenbelasting, kunnen deze vrijstelling genieten.

2.2. Forfaitaire bedragen vrijgesteld voor de werknemer

2.2.1. Verplaatsingen met openbaarvervoermiddelen

De vrijstelling is volledig, indien de werknemer het gemeenschappelijk vervoer gebruikt.

Het kan dus interessant zijn om het abonnement van de werknemer volledig terug te betalen.

2.2.2. Verplaatsingen met andere vervoermiddelen

De vrijstelling is 430 euro/jaar voor de andere vervoermiddelen (bedrag 2022).

Op het ogenblik van de berekening van de in te houden voorheffing kan de werkgever al rekening houden met een vrijstelling van maximaal 35,80 euro/maand van bedoelde vergoedingen.

2.2.3. Verplaatsingen met de fiets (klassieke of elektrische)

Specifiek voor de verplaatsingen met de fiets wordt de toegekende kilometervergoeding niet aangezien als loon indien zij niet hoger is dan 0,25 euro per kilometer. Het overschrijdende saldo moet wel gecumuleerd worden met het maandloon om de inhouding van bedrijfsvoorheffing te berekenen.

Als de werkgever een fiets ter beschikking stelt, is het forfait ook vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing voor de woon-/werkverplaatsingen.

2.2.4. Verplaatsingen te voet

Voor de vrijstelling van de werkgeversbijdrage, worden onder “andere vervoermiddelen” ook de woon-werkverplaatsingen te voet beoogd (zie punt 2.2.2.).

Het is dus mogelijk dat werknemers een van belasting vrijgestelde supplementaire vergoeding ontvangen (tot 430 euro per jaar voor inkomstenjaar 2022).

2.2.5. Verplaatsingen met (elektrische) step

De elektrische step wordt in de wegcode beschouwd als een gemotoriseerd voortbewegingstoestel. Hij wordt dus niet beschouwd als een fiets waarvan de regeling dan ook niet op de elektrische step kan worden toegepast.

Hij moet dus als een ander vervoermiddel worden beschouwd (vrijstelling beperkt tot 430 euro voor de inkomsten 2022).

3. Tabel

Vervoer

Tussenkomst verplicht ?

Fiscale behandeling

Socialezekerheidsaspecten

Per trein

 

Ja

 

Volledige vrijstelling

Andere openbaarvervoermiddelen

Privévervoer

 

 

 

Neen1

Beperkte vrijstelling: 430 euro/jaar (2022)

Beperkte vrijstelling:

0,4170 euro/km (vanaf 1 juli 2022)

Fiets

Beperkte vrijstelling: 0,25 euro/km

Step

Beperkte vrijstelling: 430 euro/jaar (2022)

Beperkte vrijstelling: werkelijke kosten

Te voet

Beperkte vrijstelling: 430 euro/jaar (2022)

Geen vrijstelling

1 Tenzij voorzien in sector-cao, ondernemings-cao, arbeidsovereenkomst of arbeidsreglement.

Dit soort van voordeel wordt samen met een hele reeks andere voordelen uitvoerig besproken in ons naslagwerk over Alternatieve vergoedingen. Kijk zeker eens naar de nieuwe editie (juni 2022).