Studentenarbeid: waarmee moet u rekening houden?

article image Van 

De schoolvakanties en zomermaanden, waarin veel van uw werknemers verlof opnemen, kunnen voor u de ideale gelegenheid zijn om beroep te doen op studenten.

Indien de regels voor studentenarbeid worden nageleefd, dan kan met een studentenovereenkomst goedkoper arbeid worden verricht. Hieronder worden die regels nog eens opgefrist.

1. Wie mag een studentenjob doen?

De student moet minstens 16 jaar oud zijn (15 jaar indien hij de eerste twee jaren van het secundair onderwijs heeft gevolgd) en nog onderwijs met voltijds leerplan volgen.

Een student die in juni zijn studies beëindigt en zijn diploma behaalt, kan nog tot en met 30 september van het jaar werken met een studentenovereenkomst.

Uitgesloten zijn:

  • Studenten die meer dan 12 maanden ononderbroken werken;

  • Studenten die enkel een avondcursus volgen of een dagcursus met een beperkt lesrooster;

  • Studenten voor de onbezoldigde arbeid die zij als stagiair verrichten in het kader van hun studies.

Indien de student enkel deeltijds onderwijs volgt dan kan hij een studentenovereenkomst afsluiten als hij:

  • dus niet wordt tewerkgesteld met een deeltijdse arbeidsovereenkomst, een deeltijdse stageovereenkomst, een leerovereenkomst; en,
  • enkel werkt tijdens de schoolvakanties.

Sinds 1 juli 2017 kan ook een leerling alternerend leren (m.a.w. een leerling die theoretische vorming volgt in een onderwijs- of opleidingsinstelling in combinatie met een praktische opleiding op een werkplek) naast zijn overeenkomst in het kader van het alternerend leren ook een studentenovereenkomst sluiten als volgende voorwaarden vervuld zijn:

  • de jongere mag enkel als student tewerkgesteld worden tijdens de dagen dat hij geen theoretisch onderwijs moet volgen of niet aanwezig moet zijn op de werkvloer in het kader van zijn alternerend leren;
  • de jongere kan enkel als student tewerkgesteld worden als hij geen werkloosheidsuitkering of een inschakelingsuitkering heeft;
  • de jongere moet als student tewerkgesteld worden bij een andere werkgever dan de werkgever waar hij zijn alternerende opleiding uitvoert.

2. Welk loon moet u betalen?

Een student heeft recht op hetzelfde loon als de andere werknemers van de categorie waartoe hij behoort. U moet dus het loon zoals vastgesteld in de sector (of op het niveau van de onderneming indien er gunstigere regels werden overeengekomen) betalen, tenzij de sector zelf in een uitzondering voorziet voor studenten.

Merk op dat het gemiddeld minimum maandinkomen vastgesteld door de Nationale Arbeidsraad ook van toepassing is op studenten verbonden met een studentenovereenkomst van minstens één maand.

3. Wanneer kan u genieten van de solidariteitsbijdrage?

Interessant voor u is dat onder bepaalde voorwaarden enkel een solidariteitsbijdrage verschuldigd is, en de student vrijgesteld is van de gewone socialezekerheidsbijdragen.

De solidariteitsbijdrage bedraagt 8,14 %. De werkgever moet op het loon van de student 5,43 % (gedeelte van de solidariteitsbijdrage ten laste van de werkgever) betalen en 2,71 % (gedeelte van de solidariteitsbijdrage ten laste van de student) inhouden.

De voorwaarden om vrijgesteld te zijn van RSZ zijn de volgende:

  • de student is tewerkgesteld met een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor studenten met de nodige vermeldingen;

  • de student werkt niet meer dan 475 uren naar keuze tijdens een volledig kalenderjaar;

    Echter wordt het aantal uren verrichte studentenarbeid geneutraliseerd tijdens het eerste kwartaal1 en tijdens het tweede kwartaal2 van 2022 in de zorg - en onderwijssector. Deze neutralisatie vormt eigenlijk een verlenging van een corona-maatregel (meer hierover via deze link). 

  • de tewerkstelling moet gebeuren tijdens de periodes van niet-verplichte aanwezigheid in de onderwijsinstelling; en

  • de werkgever heeft tijdig een Dimona-aangifte uitgevoerd.

a) Een inschrijvingsbewijs vragen

Zoals hierboven vermeld, moet de werkgever die iemand bij de RSZ wil aangeven met toepassing van de solidariteitsbijdrage, zich ervan vergewissen dat die persoon effectief student is. Hij kan dat doen met alle middelen, maar louter een verklaring op eer van de student wordt door de RSZ niet als voldoende bewijs aanvaard. De werkgever moet minstens aan de student een bewijs van inschrijving vragen van een (hoge)school of universiteit voor het lopende school- of academiejaar. De werkgever moet deze gegevens niet spontaan aan de RSZ bezorgen, maar ze voorleggen als de RSZ dit vraagt.

b) Wat zijn gepresteerde uren?

Enkel de werkelijk gepresteerde uren moeten als 'uren' worden aangegeven en worden van het Dimona-contingent in mindering gebracht.

De uren voor feestdagen, betaalde ziektedagen en andere betaalde uren die geen werkelijk gepresteerde uren zijn maar waarvoor de werkgever loon betaalt, moeten niet worden opgenomen in het 'aantal uren'. De vergoeding voor die uren wordt wel bij het loon gevoegd voor de berekening van de solidariteitsbijdrage.

Elk begonnen uur geldt in de Dimona als 1 uur. Als een werkgever een student 1 dag tewerkstelt gedurende 7u36 moet hij 8 uren reserveren in de Dimona. Op niveau van de DmfA moet men daarentegen de werkelijk gepresteerde tijd vermelden (7u36). De RSZ zal het Dimona-contingent aanpassen bij ontvangst van de DmfA.

c) Hoe kan u het aantal resterende arbeidsuren raadplegen?

De student kan een attest afprinten met het aantal resterende uren dat hij nog mag werken als jobstudent zonder de 475 uren te overschrijden. Hij kan u ook een toegangscode geven waarmee u zich kan aanmelden op de portaalsite van de sociale zekerheid (www.socialezekerheid.be) om het resterende aantal uren te bekijken.

Het is aangeraden dat u steeds het attest of de code aan de student vraagt om met zekerheid het exacte aantal uren te kennen.

d) Wat in geval van overschrijding?

U hebt er, net zoals de student, alle belang bij de 475 uren niet te overschrijden. Vanaf het 476ste uur zijn immers normale socialezekerheidsbijdragen verschuldigd. De werkgever zal zowel de bijdragen die ten laste zijn van de student als deze die ten laste zijn van de werkgever moeten betalen indien de bijdragen niet tijdig ingehouden werden van het brutoloon van de student.

Door de coronaviruscrisis worden de gepresteerde uren in bepaalde sectoren (zorgsector en onderwijs) geneutraliseerd en tellen ze niet mee voor de berekening van het contingent van 475 uur. Zie ons artikel over dit onderwerp.

4. Vrijstelling van bedrijfsvoorheffing

U bent niet verplicht bedrijfsvoorheffing in te houden op het loon dat u betaalt aan de student indien op dat loon geen socialezekerheidsbijdragen verschuldigd zijn (met uitzondering van solidariteitsbijdragen).

U moet wel een fiscale fiche opstellen en een afschrift daarvan overhandigen aan de student.

De student heeft recht op een belastingvrije som van 9.270,00 EUR.

Hij blijft persoon ten laste van zijn ouder(s) indien hij gelijktijdig aan de volgende drie voorwaarden voldoet:

  • hij maakt deel uit van het gezin van zijn ouder(s). De student die tijdens de week op kot is, wordt in principe geacht nog deel uit te maken van het gezin van zijn ouders. Die voorwaarde moet vervuld zijn op 1 januari van het jaar volgend op het inkomstenjaar (1 januari 2023 voor inkomstenjaar 2022);

  • de bezoldigingen die hij ontvangt zijn geen beroepskosten in hoofde van de ouder(s) (de tewerkstelling mag bij de ouders gebeuren, maar zij mogen de bezoldigingen die zij aan de student toekennen niet als beroepskosten inbrengen);

  • het toegelaten jaarinkomen (nettobestaansmiddelen) van de student bedraagt niet meer dan de volgende maximumgrenzen:

Hoedanigheid van de persoon ten laste

Bruto

Netto

Student ten laste van gezin

4.362,50 EUR

3.490,00 EUR

Student ten laste van een alleenstaande

6.300,00 EUR

5.040,00 EUR

Mindervalide student ten laste van een alleenstaande persoon

8.000,00 EUR

6.400,00 EUR

Onder inkomsten vallen onder andere ook onderhoudsuitkeringen die een bepaald bedrag overschrijden en inkomsten uit onroerende en roerende goederen. Daarentegen dient onder andere de eerste schijf van 2.910 EUR verkregen door studentenarbeid, niet als bestaansmiddelen te worden beschouwd.

5. Hoe de studentenovereenkomst beëindigen?

De eerste drie arbeidsdagen worden als proeftijd beschouwd. Tot bij het verstrijken van die tijdsduur mag ieder van de partijen de overeenkomst beëindigen, zonder opzegging noch vergoeding.

De studentenjob neemt automatisch een einde bij het verstrijken van de in de studentenovereenkomst voorziene duur.

Elke partij heeft evenwel het recht om deze overeenkomst vroeger te beëindigen met de naleving van de volgende termijnen:

Duur van de aanwerving

Opzeggingstermijn in acht te nemen door de werkgever

Opzeggingstermijn in acht te nemen door de student

Maximum 1 maand

3 kalenderdagen

1 kalenderdag

Meer dan 1 maand

7 kalenderdagen

3 kalenderdagen

De opzegging moet betekend worden volgens de normale procedurevoorwaarden met aanvang op de maandag, volgend op de week van betekening.

De studentenovereenkomst kan eveneens verbroken worden mits betaling van een verbrekingsvergoeding overeenstemmend met de niet-gerespecteerde opzeggingstermijn.

Indien de arbeidsongeschiktheid van de student als gevolg van ziekte of ongeval langer dan zeven kalenderdagen duurt, mag de werkgever een einde stellen aan de studentenovereenkomst, mits betaling van een schadevergoeding gelijk aan de bezoldiging die overeenstemt ofwel met de opzeggingstermijn, ofwel met het gedeelte van de opzeggingstermijn dat nog moest lopen.

6. Wat als… u een studentenovereenkomst wenst af te sluiten?

Indien u intussen overtuigd zou zijn om een studentenovereenkomst af te sluiten, vergeet dan niet de volgende verplichtingen in acht te nemen:

  • de studentenovereenkomst met verplichte vermeldingen moet voor elke student afzonderlijk schriftelijk worden vastgelegd, en dit ten laatste op het ogenblik dat de student in dienst treedt. Een standaardmodel "studentenovereenkomst" met alle nodige gegevens kan u terugvinden op onze website.

  • voor iedere student moet u een correcte Dimona-aangifte verrichten;

  • op de eerste werkdag moet de student een afschrift ontvangen van het arbeidsreglement. U laat dan een ontvangstbewijs door de student ondertekenen;

  • u moet de studentenovereenkomst gedurende 5 jaar bewaren aangezien het een sociaal document uitmaakt.

7. Alternerend leren en jobstudent bij dezelfde werkgever?

Tijdens de zomermaanden komt n.a.v. het verlof van vele medewerkers in de onderneming de nood aan jobstudenten extra tot uiting. Daarbij vormt de verhoging van de inzetbaarheid van arbeidskrachten een belangrijk punt. We staan even stil bij het bijzonder statuut van leerlingen alternerend leren in Vlaanderen en de (on-) verenigbaarheid met de hoedanigheid van jobstudent. 

Volgens de algemene regel is het verboden om een student te werk te stellen in de onderneming waarin hij eveneens als leerling een Overeenkomst Alternerende Opleiding ("OAO") volgt. De Vlaamse overheid heeft echter de strenge gevolgen van deze regeling willen verzachten door in een uitzondering te voorzien.

We brengen daarbij in herinnering dat het in Vlaanderen sinds 1 september 2017 mogelijk is om onder bepaalde voorwaarden een leerling met een OAO of een Stageovereenkomst Alternerende Opleiding ("SAO") die u in die hoedanigheid in dienst heeft tijdens de zomermaanden als jobstudent tewerk te stellen. Het is daarbij niet van belang of de jongere na zijn studentenjob in die onderneming terug in het stelsel van alternerend leren stapt. 

Volgende voorwaarden moeten in acht genomen worden: 

  • de jongere moet prestaties verrichten in hoedanigheid van jobstudent; 
  • de jongere mag enkel tijdens de zomermaanden (juli-augustus) als jobstudent werken; 
  • de studentenjob moet losstaat van de OAO; 
  • de jongere mag geen inschakelingsuitkering of werkloosheidsuitkering ontvangen;
  • de jongere mag enkel prestaties verrichten als jobstudent op die dagen dat hij geen theoretisch onderwijs moet volgen of aanwezig moet zijn op de werkvloer.

 

Bronnen

(1) De wet van 10 februari 2022 (nog niet gepubliceerd) werd aangenomen die tegemoetkomen aan mogelijke tekorten aan arbeidskrachten in sommige sectoren door het wegvallen van personeel of de nood aan extra personeel als gevolg van de corona-crisis (meer hierover via deze link). 

(2) Verlenging zoals beschreven in de tussentijdse mededeling van 15 februari 2022 (meer hierover via deze link). 

Titel VII van de Wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, B.S. 22 augustus 1978.