De toekenningsvoorwaarden van verblijfskosten werden gewijzigd voor de personeelsleden van het federaal openbaar ambt. In een circulaire heeft de fiscus bevestigd dat deze gewijzigde voorwaarden ook grotendeels van toepassing zijn op de privésector.
De vergoedingen toegekend als terugbetaling van verblijfskosten gemaakt tijdens beroepsopdrachten in België zijn binnen bepaalde grenzen en tegen bepaalde voorwaarden niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen noch belastbaar.
1. Fiscale behandeling
Op fiscaal vlak zijn deze forfaitaire vergoedingen niet belastbaar als het bedrag ervan wordt bepaald rekening houdend met het aantal werkelijke verplaatsingen en niet hoger ligt dan dat van gelijkaardige vergoedingen die de Staat aan zijn ambtenaren toekent.
In een artikel van 14 september 2017 kondigden we aan dat de toekenningsvoorwaarden van verblijfskosten voor deze ambtenaren gewijzigd waren. De vraag bleef of deze voorwaarden ook van toepassing waren op de privésector die de bedragen van het openbaar ambt gebruikt als ernstige norm voor de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. De fiscus heeft onlangs bevestigend geantwoord.
1.1. Maaltijdkosten
Wanneer het personeelslid verplicht is zich in België te verplaatsen in het kader van de uitoefening van zijn functie, wordt een vergoeding voor verblijfskosten toegekend om maaltijdkosten te dekken.
Deze vergoeding wordt toegekend als de volgende voorwaarden vervuld zijn:
- de verplaatsing duurt minimaal 6 uur. De duur van de dienstreis wordt berekend vanaf het vertrek op de plaats van tewerkstelling tot de terugkeer op de plaats van tewerkstelling, tenzij rechtstreeks vanuit de woonplaats op dienstreis wordt vertrokken of rechtstreeks naar de woonplaats wordt teruggekeerd;
- de maaltijd wordt niet door de werkgever of een derde ten laste genomen (voorbeeld: gratis maaltijd aangeboden door een klant of een leverancier, deelname aan een seminarie of een vergadering waarbij de maaltijd wordt aangeboden of is begrepen in de deelnameprijs);
- er is geen ander voordeel van alle aard om deze maaltijdkosten te dekken (voorbeeld: mogelijkheid de maaltijd te gebruiken in het bedrijfsrestaurant).
Deze vergoeding bedraagt 16,73 EUR per dag (geïndexeerd bedrag).
1.2. Reizend personeel
Voor reizende functies kan een maandelijkse forfaitaire vergoeding worden toegekend. In dat geval zijn er geen voorwaarden inzake uren en afstand. Het bedrag komt dan overeen met een bepaald aantal keren de dagvergoeding (maximum 16 keer voor voltijdse prestaties).
De wijze waarop men dat "aantal keren" moet bepalen is nog niet duidelijk voor de privésector. In afwachting van een antwoord van de fiscus raden we aan dit maandelijks forfait voorlopig niet te gebruiken en dus enkel de dagvergoeding voor de maaltijdkosten toe te kennen.
De verplaatsing mag er evenwel geen aanleiding toe geven dat de werkgever of een derde de kost van de maaltijd op zich neemt en de verplaatsing mag evenmin aanleiding geven tot enig ander voordeel om de maaltijdkosten te dekken.
1.3. Huisvestingskosten
Wanneer het personeelslid verplicht is in België buiten zijn woonplaats te logeren naar aanleiding van de uitoefening van zijn functie, wordt een huisvestingsvergoeding toegekend.
Deze vergoeding wordt toegekend als de volgende voorwaarden vervuld zijn:
- de huisvesting wordt niet door de werkgever of een derde ten laste genomen;
- er is geen ander voordeel van alle aard om deze huisvestingskosten te dekken (voorbeeld: terbeschikkingstelling van gratis logies).
Deze vergoeding bedraagt 125,50 EUR per nacht.
2. Socialezekerheidsaspecten
De verblijfsvergoedingen die worden toegekend aan werknemers die reizen (reizend personeel) tegen bepaalde voorwaarden, kunnen beschouwd worden als kosten ten laste van de werkgever. Zij zijn daarom vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen.
2.1. Maaltijdkosten en baanvergoeding
Wanneer de werknemer niet blijft logeren, aanvaardt de RSZ de toekenning van volgende bedragen:
- een baanvergoeding van 10 EUR;
- een vergoeding van 7 EUR voor maaltijdkosten wanneer de werknemer geen eten kan meenemen.
Verder legt de RSZ de volgende voorwaarden op en preciseert bovendien:
- de vergoedingen voor verblijfskosten gelden slechts voor niet-sedentaire werknemers (of het nu permanent is zoals handelsvertegenwoordigers, technici en consultants of bij gelegenheid). Met niet-sedentair bedoelt de RSZ de werknemer die zich in de loop van de dag moet verplaatsen en dus niet kan beschikken over de sanitaire installaties van de werkgever of van een filiaal van hem (bijvoorbeeld : toiletten, stortbaden, eetzaal). De werknemer moet dus privé-accommodatie gebruiken;
- de niet-sedentaire werknemer moet meer dan 4 uur op een dag op de baan zijn;
- de werknemers die één of meer opeenvolgende dagen op dezelfde plaats werken (bijvoorbeeld op een werf) of bij dezelfde opdrachtgever, hebben niet de hoedanigheid van niet-sedentaire werknemer. De RSZ stelt dat die plaats de plaats van tewerkstelling wordt en dat de werknemer er gebruik kan maken van de sanitaire installaties (tenzij het tegengestelde kan worden aangetoond). Alleen in dat geval kan er gedacht worden aan de toekenning van maaltijdcheques.
2.2. Huisvestingskosten
De RSZ aanvaardt vandaag 35 EUR voor een overnachting.
Dit bedrag wordt beperkt tot de dagen waarop de werknemer moet blijven logeren in de omgeving van een werf of van een werkplek wanneer het omwille van de afstand voor hem niet redelijk is naar huis te keren. Dit bedrag dekt de kosten van avondmaal, overnachting en ontbijt.
3. Gemeenschappelijke punten
3.1. Cumulatieverbod
De toekenning van voormelde forfaitaire verblijfsvergoedingen kan niet tezelfdertijd worden gecombineerd met de terugbetaling van maaltijdkosten en overnachtingskosten op basis van bewijsstukken.
Wanneer maaltijdcheques worden toegekend, moet de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque in mindering worden gebracht van de forfaitaire vergoeding.
3.2. Overschrijding ?
De toekenning van een hogere belastingvrije verblijfsvergoeding is mogelijk voor zover de werkgever het volgende bewijs levert :
- de vergoeding moet kosten eigen aan de werkgever dekken ; én
- de vergoeding wordt werkelijk aan dergelijke uitgaven besteed.
4. Verschillen
Buiten voornoemde gemeenschappelijke punten hanteren zowel de fiscus als de RSZ dus hun eigen regels en forfaits.
Dit soort terugbetaling van kosten en vele andere worden uitvoerig beschreven in ons naslagwerk over alternatieve verloning. Mis de nieuwe editie (2018) niet!
Bron: Koninklijk besluit van 13 juli 2017 tot vaststelling van de toelagen en vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt, BS 19 juli 2017, art. 80-88. Circulaire 2018/C/8 betreffende de vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt, 22 januari 2018, www.fisconet.be.