Werknemers die in opdracht van hun werkgever verplaatsingen maken naar het buitenland worden vaak geconfronteerd met bijkomende kosten die verband houden met deze buitenlandse opdrachten en die in principe ten laste zouden moeten vallen van hun werkgever. Wanneer een onderneming aan haar werknemers in het kader van dergelijke buitenlandse opdrachten dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen toekent, kunnen deze vergoedingen onder bepaalde voorwaarden en binnen bepaalde grenzen als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever worden aangemerkt.
De fiscus aanvaardt dat de werkgever zich baseert op de per land opgesplitste forfaitaire dagvergoedingen die de FOD Buitenlandse Zaken toekent aan zijn eigen ambtenaren. De lijst van de landen en de overeenstemmende bedragen worden elk jaar met een ministerieel besluit bekend gemaakt (klik hier). De bedragen die moeten in aanmerking genomen worden zijn die van categorie 1 en alleen dienstreizen van hoogstens 30 dagen zijn toegelaten. Als het verblijf langer duurt, dan worden de kosten alleen terugbetaald na voorlegging van bewijsstukken.
Uitbreiding tot de zendingen van meer dan 30 dagen
In een recente omzendbrief heeft de fiscus zijn standpunt bijgestuurd. Dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen die worden toegekend als een terugbetaling van kosten veroorzaakt door een verblijf in het buitenland van meer dan 30 opeenvolgende dagen, kunnen als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever, voor zover aan de volgende voorwaarden is voldaan:
- het maximumbedrag van deze dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen mag niet meer bedragen dan het bedrag vastgesteld per land voor de ambtenaren "op post" in het buitenland van de FOD Buitenlandse Zaken (categorie 2);
- de toekenning of betaling van deze forfaitaire vergoedingen voor eenzelfde opdracht wordt beperkt tot maximum 24 maanden;
- de toekenning of betaling wordt onderbroken in geval van definitieve vestiging van de betrokken werknemer of bedrijfsleider in het buitenland.
Welke kosten ?
De bedragen worden geacht de kosten van maaltijden en van de andere kleine uitgaven te vergoeden. Zij dekken niet de huisvestingskosten en evenmin de verplaatsings- of reiskosten naar het buitenland en terug. Onder kleine uitgaven wordt onder meer verstaan het plaatselijk vervoer in het land van bestemming – zoals tram, bus, metro, taxi – drank, versnaperingen, lokale telefoongesprekken en fooien.
Vermindering van de bedragen
Wanneer de huisvestingskosten door de werkgever worden terugbetaald of ten laste worden genomen en deze tevens bepaalde maaltijden of kleine uitgaven omvatten, moeten de forfaitaire verblijfsvergoedingen op dagbasis naargelang het geval worden verminderd:
- met 15% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het ontbijt;
- met 35% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het middagmaal;
- met 45% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor het avondmaal;
- met 5% van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding, voor de kleine uitgaven.
Bepaling van het bedrag
Het volledige bedrag van de forfaitaire verblijfsvergoeding op dagbasis mag als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever worden aangemerkt voor elke volle dag van afwezigheid. Daarmee wordt bedoeld een dag tussen twee overnachtingen op buitenlandse opdracht. De dagvergoeding voor de dagen van vertrek en terugkeer wordt ten belope van de helft in aanmerking genomen.
Voor het bepalen van de toepasselijke dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding ingeval het een buitenlandse opdracht betreft waarbij verschillende landen worden aangedaan, zal de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoeding gekoppeld aan de plaats van de laatste overnachting determinerend zijn voor het eerstvolgende etmaal.
Verboden cumuls
Wanneer maaltijdcheques worden toegekend om de maaltijdkosten tijdens deze buitenlandse verblijven te vergoeden, dan dient de tussenkomst van de werkgever in het bedrag van de maaltijdcheque (met een maximum van 5,91 EUR per maaltijdcheque) in mindering te worden gebracht van het bedrag van de forfaitaire verblijfsvergoeding.
Verder wordt opgemerkt dat de toekenning van de voormelde forfaitaire verblijfsvergoedingen niet tezelfdertijd kan worden gecombineerd met de terugbetaling van maaltijdkosten en kleine uitgaven op basis van bewijsstukken.
Voorbeeld (uit circulaire)
Gilbert werkt als manager bij een multimediabedrijf dat zich wil positioneren op nieuwe markten in Scandinavië. Hij wordt uitgezonden naar Zweden en Noorwegen voor het uitvoeren van een marktonderzoek. Gilbert vertrekt vanuit Brussel (zijn vaste plaats van tewerkstelling) naar Zweden met overnachting in Stockholm van 1 mei 2013 tot 21 mei 2013.
Het ontbijt is inbegrepen in de huisvestingskosten (logementskosten) die door de werkgever ten laste worden genomen (zie nr. 12). Op 21 mei 2013 reist hij door naar Noorwegen waar hij in Oslo verblijft van 21 mei 2013 tot 7 juni 2013 (ontbijt niet inbegrepen in de logementskosten).
Op 8 juni 2013 is hij terug in België.
Totaal van de toegekende forfaitaire verblijfsvergoeding: 2.047,50 EUR.
Het betreft hier een zending naar het buitenland van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen. De toegekende vergoeding mag als een niet-belastbare vergoeding worden aangemerkt, vermits zij als volgt werd berekend:
- dag van vertrek: 1 mei 2013: 58 EUR x 1/2 = 29 EUR;
- 2 tot 21 mei 2013: 20 dagen x 49,30 EUR = 986 EUR. Het bedrag van 49,30 EUR is het volledige bedrag van 58 EUR op dagbasis, verminderd met 15% (of met 8,70 EUR) aangezien het ontbijt wordt geacht te zijn begrepen in dat bedrag van 58 EUR;
- 22 mei tot 7 juni 2013: 17 dagen x 59 EUR = 1.003 EUR;
- dag van aankomst: 8 juni 2013: 59 EUR x 1/2 = 29,50 EUR.
Totaal: 2.047,50 EUR.