Verblijfskosten voor beroepsopdrachten in België: bedragen vanaf 1 september 2022

Van 

Als gevolg van de overschrijding van de spilindex in de maand juli 2022 werden de fiscaal aanvaarde forfaitaire vergoedingen die de werkgever betaalt als terugbetaling van verblijfskosten in België vanaf 1 september 2022 aangepast.


91759

De vergoedingen toegekend als terugbetaling  van verblijfskosten gemaakt tijdens beroepsopdrachten in België zijn binnen bepaalde grenzen en tegen bepaalde voorwaarden niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen noch belastbaar.

1. Fiscale behandeling

Op fiscaal vlak zijn deze forfaitaire vergoedingen niet belastbaar als het bedrag ervan wordt bepaald rekening houdend met het aantal werkelijke verplaatsingen en niet hoger ligt dan dat van gelijkaardige vergoedingen die de Staat aan zijn ambtenaren toekent.

De toekenningsvoorwaarden van verblijfskosten werden gewijzigd voor de personeelsleden van het federaal openbaar ambt. In een circulaire had de fiscus bevestigd dat deze gewijzigde voorwaarden ook grotendeels van toepassing zijn op de privésector (zie ons artikel van 7 februari 2018).

1.1. Maaltijdkosten

Wanneer het personeelslid verplicht is zich in België te verplaatsen in het kader van de uitoefening van zijn functie, wordt een vergoeding voor verblijfskosten toegekend om maaltijdkosten te dekken.

Deze vergoeding wordt toegekend als de volgende voorwaarden vervuld zijn:

  • de verplaatsing duurt minimaal 6 uur. De duur van de dienstreis wordt berekend vanaf het vertrek op de plaats van tewerkstelling tot de terugkeer op de plaats van tewerkstelling, tenzij rechtstreeks vanuit de woonplaats op dienstreis wordt vertrokken of rechtstreeks naar de woonplaats wordt teruggekeerd;
  • de maaltijd wordt niet door de werkgever of een derde ten laste genomen (voorbeeld: gratis maaltijd aangeboden door een klant of een leverancier, deelname aan een seminarie of een vergadering waarbij de maaltijd wordt aangeboden of is begrepen in de deelnameprijs);
  • er is geen ander voordeel van alle aard om deze maaltijdkosten te dekken (voorbeeld: mogelijkheid de maaltijd te gebruiken in het bedrijfsrestaurant).

1.2. Reizend personeel

Voor reizende functies kan een maandelijkse forfaitaire vergoeding worden toegekend. In dat geval zijn er geen voorwaarden inzake uren en afstand. Het bedrag komt dan overeen met een bepaald aantal keren de dagvergoeding (maximum 16 keer voor voltijdse prestaties).

Naar analogie met de regeling voor federale ambtenaren, moet dat aantal worden vastgesteld op basis van de prestaties tijdens het voorgaande jaar.

Opmerking: het toekennen van een maandelijkse forfaitaire vergoeding is geen verplichting ('kan' worden toegekend). Een werkgever kan dus opteren om de dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfskosten toe te kennen, indien aan alle ter zake geldende voorwaarden is voldaan. Het is in dat geval ook mogelijk dat er meer dan 16 keer per maand een dagelijkse forfaitaire vergoeding wordt toegekend.

De verplaatsing mag er evenwel geen aanleiding toe geven dat de werkgever of een derde de kost van de maaltijd op zich neemt en de verplaatsing mag evenmin aanleiding geven tot enig ander voordeel om de maaltijdkosten te dekken.

1.3. Huisvestingskosten

Wanneer het personeelslid verplicht is in België buiten zijn woonplaats te logeren naar aanleiding van de uitoefening van zijn functie, wordt een huisvestingsvergoeding toegekend.

Deze vergoeding wordt toegekend als de volgende voorwaarden vervuld zijn:

  • de huisvesting wordt niet door de werkgever of een derde ten laste genomen;
  • er is geen ander voordeel van alle aard om deze huisvestingskosten te dekken (voorbeeld: terbeschikkingstelling van gratis logies).

1.4. Bedragen

De volgende bedragen zijn vanaf 1 september 2022 van toepassing :

 

Basisbedrag

Geïndexeerd bedrag vanaf 1 september 2022

Maaltijdkosten (dagelijkse forfaitaire vergoeding)

10 euro/dag

19,22 euro/dag

Reizend personeel (maandelijkse forfaitaire vergoeding)

Max. 16 × 10 euro/maand

(voltijdse prestaties)

Max. 16 × 19,22 euro/maand (voltijdse prestaties)

Huisvestingskosten

75 euro/nacht

144,16 euro/nacht

2. Socialezekerheidsaspecten

De verblijfsvergoedingen die worden toegekend aan werknemers die reizen (reizend personeel = meer dan 4 uur op een dag op de baan zijn) tegen bepaalde voorwaarden, kunnen beschouwd worden als kosten ten laste van de werkgever. Zij zijn daarom vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen. De RSZ hanteert andere forfaits dan de fiscus.

Wanneer de werknemer niet blijft logeren, aanvaardt de RSZ de toekenning van volgende bedragen:

  • een baanvergoeding van 10 euro;
  • een vergoeding van 7 euro voor maaltijdkosten wanneer de werknemer geen eten kan meenemen. Die maaltijdvergoeding kan niet worden toegekend wanneer de werknemer maaltijdcheques met een patronale tegemoetkoming krijgt. Dit aandeel zal dan moeten worden afgetrokken van het forfaitair bedrag.

De RSZ aanvaardt vandaag 35 euro voor een overnachting.

Dit soort terugbetaling van kosten en vele andere worden uitvoerig beschreven in ons naslagwerk over alternatieve verloning. Mis de nieuwe editie (juni 2022) niet!