NL|FR|EN
Identification
        
Delen |
Verblijfskosten voor beroepsopdrachten in België - bedragen sinds 1 januari 2013

23.01.2013

De vergoedingen toegekend als terugbetaling  van verblijfskosten gemaakt tijdens beroepsopdrachten in België zijn binnen bepaalde grenzen en tegen bepaalde voorwaarden niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen noch belastbaar.

Op fiscaal vlak

De forfaitaire vergoedingen die de werkgever toekent als terugbetaling van verblijfskosten gemaakt door een werknemer tijdens zijn beroepsverplaatsingen in België zijn niet belastbaar als het bedrag ervan wordt bepaald rekening houdend met het aantal werkelijke verplaatsingen en als het bedrag ervan niet hoger ligt dan dat van gelijkaardige vergoedingen die de Staat aan zijn ambtenaren toekent.

Bedragen van toepassing vanaf 1 januari 2013 (nog niet officieel bevestigd):

  Reis per kalenderdag Toeslag wegens nachtverblijf (1)
  Meer dan 5 uur tot minder dan 8 uur 8 uur en meer Logies op kosten van het personeelslid (2) Kosteloze logies (3)
Directiekader 3,82 19,22 43,78 23,04
Kader 3,82 16,11 40,70 19,97
Bedienden/arbeiders 3,82 13,04 37,65 16,90

Voor verplaatsingen van meer dan 5 maar minder dan 8 uur, met inbegrip van de middaguren (periode tussen 12u en 14u)), mag de werknemer dezelfde vergoeding als voor verplaatsingen van ten minste 8 uur krijgen.

(1) Vergoeding voor avondmaal, nachtverblijf, ontbijt.

(2) d.w.z. dat het logement niet door de werkgever wordt terugbetaald

(3) Wanneer de werknemer logeert bij familie, vrienden, kennissen, collega's, ... waarvoor geen betaling wordt gevraagd.  Het gaat dus niet om een overnachting in een hotel die volledig wordt terugbetaald door de werkgever.

Regels 40 dagen

Opgelet: in antwoord op een parlementaire vraag heeft de minister van Financiën erop gewezen dat een maaltijdvergoeding (verblijfkosten in België) in verband met dienstverplaatsingen niet kan worden toegekend wanneer de bewuste verplaatsing moet worden beschouwd als een verplaatsing naar een vaste werkplaats in toepassing van de regel van de 40 dagen. In dat geval is er natuurlijk geen sprake meer van een dienstverplaatsing, en de maaltijdvergoedingen die door de werkgever worden toegekend, mogen niet meer worden beschouwd als terugbetaling van kosten eigen aan hem. Er worden dus geen dagvergoedingen toegekend aan een werknemer met een opdracht van lange duur bij een klant ingeval een opdracht 40 dagen of langer duurt.

Op sociaal vlak

De verblijfsvergoedingen die worden toegekend aan werknemers die reizen (reizend personeel) tegen bepaalde voorwaarden, kunnen beschouwd worden als kosten ten laste van de werkgever. Zij zijn daarom vrijgesteld van  socialezekerheidsbijdragen.

In zijn instructies van het 3e kwartaal 2010 vermeldt de RSZ een lijst van de verschillende posten waarvoor de RSZ een forfaitaire raming aanvaardt, alsook de bedragen en de voorwaarden waarin zij mogen worden toegepast (zie ons artikel van 05/03/2012).

De RSZ aanvaardt vandaag 35 EUR voor een overnachting (geldig sinds 1 januari 2012)

Dit bedrag wordt beperkt tot de dagen waarop de werknemer moet blijven logeren in de omgeving van een werf of van een werkplek wanneer het omwille van de afstand voor hem niet redelijk is naar huis te keren. Dit bedrag dekt de kosten van  avondmaal, overnachting en ontbijt.

Wanneer de werknemer niet blijft logeren, aanvaardt de RSZ de toekenning van volgende bedragen (geldig sinds 1 juli 2011):

  • een baanvergoeding van 10 EUR;
  • een vergoeding van 6 EUR voor maaltijdkosten wanneer de werknemer geen eten kan meenemen. Die maaltijdvergoeding kan niet worden toegekend wanneer de werknemer maaltijdcheques met een patronale tegemoetkoming krijgt. Dit aandeel zal dan moeten worden afgetrokken van het forfaitaire bedrag (voorbeeld: forfaitaire maaltijdvergoeding van 6 EUR en maaltijdcheque met patronaal aandeel van 4,91 EUR: er kan nog slechts een maaltijdvergoeding van 1,09 EUR worden toegekend).

Verder legt de RSZ de volgende voorwaarden op en preciseert bovendien:

  • de vergoedingen voor verblijfskosten gelden slechts voor niet-sedentaire werknemers  (of het nu permanent is zoals handelsvertegenwoordigers, technici en consultants of bij gelegenheid). Met niet-sedentair bedoelt de RSZ de werknemer die zich in de loop van de dag moet verplaatsen en dus niet kan beschikken over de sanitaire installaties van de werkgever of van een filiaal van hem (bijvoorbeeld : toiletten, stortbaden, eetzaal). De werknemer moet dus privé-accommodatie gebruiken;
  • de niet-sedentaire werknemer moet meer dan 4 uur op een dag op de baan zijn;
  • er mag geen onderscheid Worden gemaakt tussen de hiërarchische niveaus (zoals in de fiscaliteit) ;
  • de werknemers die één of meer opeenvolgende dagen op dezelfde plaats werken (bijvoorbeeld op een werf) of bij dezelfde opdrachtgever, hebben niet de hoedanigheid van niet-sedentaire werknemer. De RSZ stelt dat die plaats de plaats van tewerkstelling wordt en dat de werknemer er gebruik kan maken van de sanitaire installaties (tenzij het tegengestelde kan worden aangetoond). Alleen in dat geval kan er gedacht worden aan de toekenning van maaltijdcheques.

Er worden hogere forfaitaire bedragen aanvaard op voorwaarde dat de evaluatie van de verplaatsingskosten en van de hogere kosten voor een maaltijd die buitenshuis wordt genomen, realistisch is.

Als de werkgever kiest voor de forfaitaire terugbetaling van de vergoedingen voor gemaakte kosten, dan kan hij de kosten die reeds gedekt zijn door het forfaitaire bedrag niet terugbetalen op basis van de onkostennota's.

De werkgever mag natuurlijk altijd beslissen de werkelijk gemaakte kosten terug te betalen op basis van de onkostennota's( reële en niet de forfaitaire basis).

Zullen deze door de RSZ vastgestelde forfaits als forfaits die bepaald werden « overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende criteria » aanvaard worden door de fiscale administratie?

Of zullen deze terugbetalingen van kosten beschouwd worden als « forfaits die noch op bewijsstukken noch op ernstige en met elkaar overeenstemmende criteria bepaald werden » ?

Volgens de fiscus , moeten de door de RSZ aanvaarde forfaits aan effectief gemaakte kosten beantwoorden. Op aanvraag van de RSZ, moet de werkgever in staat zijn de opgestelde kostenpolitiek kunnen motiveren door het desgevallend voorleggen van schriftelijke documenten zoals het arbeidsreglement, interne nota's of bijlagen bij het arbeidscontract en het kunnen bewijzen, bij het toekennen van één of ander bedrag uit de tabel, dat het toegekende forfait plausibel is voor de betrokken werknemer rekening houdend met zijn/haar functiebeschrijving en zijn/haar arbeidsvoorwaarden.

De RSZ past de betrokken forfaits dus enkel op basis van juridische en feitelijke omstandigheden eigen aan elk geval (per werkgever en per werknemerscategorie), zodat het onmogelijk is voor de fiscale administratie om zulke forfaits een algemene draagwijdte te geven.

Anderzijds moet men opmerken dat, op moment dat de RSZ de betrokken instructie vastlegde, beschikte de fiscale administratie reeds over eigen regels, soms overeenkomstig en soms verschillend, om een aantal uitgaven eigen aan de werkgever te definiëren.

In de huidige stand van zaken, zal de fiscale Administratie haar eigen regels blijven toepassen wat betreft de forfaits met algemene draagwijdte. Dit verhindert echter niet dat, in bijzondere gevallen en op basis van specifieke omstandigheden, de taxatiedienst, in het kader van een controle, toch kan beslissen één of ander van de door de RSZ aangenomen forfaits toe te passen.

 

  
Siteplan | Gebruiksvoorwaarden | Privéleven | Contacten        Group S 2009