Un employeur qui fait temporairement appel à des travailleurs salariés ou indépendants résidant ou séjournant à l’étranger doit désormais tenir un registre à jour et vérifier si ces personnes ont complété le Passenger Locator Form lors dès leur entrée en Belgique.
Dans quels cas ?
Cette obligation d’enregistrement concerne tout employeur ou utilisateur qui fait temporairement appel — directement ou en sous-traitance — à des travailleurs salariés ou indépendants vivant ou résidant à l’étranger pour effectuer des travaux immobiliers et qui appartient à l’un de ces secteurs :
- construction et électricité,
- nettoyage,
- agriculture et horticulture,
- industrie de la viande.
Quelles données ?
L’employeur doit consigner pour chaque travailleur salarié ou indépendant vivant ou résidant à l’étranger les données suivantes :
- le nom et les prénoms,
- la date de naissance,
- le numéro de registre national ou le numéro BIS, si le travailleur n’a pas de numéro de registre national,
- le lieu de résidence du travailleur pendant son occupation en Belgique,
- le numéro de téléphone sur lequel le travailleur peut être contacté,
- le cas échéant, les personnes avec lesquelles il travaille lors de son occupation en Belgique.
Certaines de ces informations figurent déjà dans la Limosa, Checkinatwork et la Déclaration de Travaux. La Confédération de la Construction est donc parvenue à un compromis avec les services d’inspection : seuls le numéro de téléphone et l’adresse de résidence du travailleur doivent être demandés au sous-traitant étranger et tenus à disposition sur le chantier, sans devoir être enregistrés dans un registre global. La Confédération a d’ailleurs créé un formulaire type pour demander ces informations (disponible en néerlandais, français, anglais et allemand) : https://www.confederatiebouw.be/nl-be/accèsmembres/modeldocumenten(corona).aspx. Pour remplir l’obligation d’enregistrement, il suffit de conserver ce formulaire rempli par le sous-traitant étranger et de le tenir à disposition sur le chantier.
Pour quels travailleurs ?
L’employeur ou l’utilisateur doit enregistrer les données des travailleurs salariés ou indépendants qui vivent ou résident à l’étranger.
Il est en revanche dispensé de cette obligation :
– s’il occupe des travailleurs frontaliers,
– si le travailleur salarié ou indépendant qui vit ou réside à l’étranger reste moins de 48 heures en Belgique,
– si les travaux sont effectués chez une personne physique, ou pour le compte de celle-ci, à des fins purement personnelles.
Combien de temps faut-il conserver ces données et qui peut les consulter ?
Les données doivent être collectées dès le début des travaux et être conservées jusqu’au 14e jour qui suit la fin des travaux inclus.
Elles doivent être tenues à disposition de tous les services et institutions chargés de la lutte contre la propagation du coronavirus, ainsi que des services et institutions chargés de surveiller le respect des obligations prévues dans le cadre des mesures d’urgence prises pour limiter la propagation du coronavirus. Il s’agit donc principalement des services de l’inspection sociale et de ceux responsables du tracing.
Les services d’inspections ont déjà annoncé que des contrôles éclair auront lieu afin de vérifier si les obligations d’enregistrement des données et de vérification du Passenger Locator Form sont bien respectées. Dans un premier temps, ces contrôles viseront à informer et aider l’employeur et ne le sanctionneront pas.
Les données peuvent être utilisées uniquement dans le cadre de la lutte contre la propagation du coronavirus, y compris pour la détection et la surveillance de foyer et de collectivités situés à une même adresse. Les données doivent être détruites après quatorze jours calendrier à compter de la date de la fin des travaux en question.
Et pour le Passenger Locator Form ?
Si le travailleur vivant ou résidant à l’étranger doit remplir un Passenger Locator Form, l’employeur ou l’utilisateur doit vérifier que cette formalité a bien été remplie avant le début des travaux.
Il faut idéalement disposer d’une copie du formulaire, ou au moins du code QR reçu comme confirmation lorsque le formulaire est correctement enregistré.
En l’absence de preuve que ce formulaire a été rempli, l’employeur ou l’utilisateur s’assurera que le Passenger Locator Form soit complété au plus tard ou moment où le travailleur salarié ou indépendant vivant ou résidant à l’étranger commence à travailler en Belgique.
Depuis quand s’appliquent ces nouvelles obligations ?
Ces obligations sont entrées en vigueur le 24 août 2020.