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Frais propres à l'employeur : point de vue de l'O.N.S.S.

29.07.2013

Les sommes qui constituent un remboursement de frais dont la charge incombe à l'employeur sont exclues de la notion de rémunération. Il ne peut s'agir exclusivement que des frais dont la charge incombe à l'employeur, c'est-à-dire ceux occasionnés par l'exécution du contrat de travail (par exemple, les frais de déplacement, les frais de téléphone, etc.). L'employeur doit pouvoir démontrer à l'aide de pièces justificatives l'exactitude de ces frais.

Depuis le 1er janvier 2010, en cas de contestation quant au caractère réel des frais à charge de l'employeur, c'est maintenant à ce dernier de démontrer la réalité de ces frais au moyen de documents probants ou tout autre moyen de preuve (sauf le serment).

Les frais peu élevés qu'il est difficile de prouver à l'aide de justificatifs, peuvent cependant être évalués de manière forfaitaire. Dans ce cas, il va de soi que l'employeur doit pouvoir justifier le montant du forfait pris en compte. Les sommes qui excèdent le montant des frais réellement exposés constituent de la rémunération passible du calcul des cotisations de sécurité sociale.

Dans ses instructions l'O.N.S.S. communique une liste des différents postes pour lesquels il accepte une évaluation forfaitaire ainsi que les montants et les conditions dans lesquels ils peuvent être appliqués.

L'O.N.S.S. rappelle que ces forfaits doivent toujours correspondre à des frais réellement exposés. A la demande de l'O.N.S.S., l'employeur doit pouvoir motiver la politique de frais mise en place en produisant, le cas échéant, des documents écrits comme le règlement de travail, des notes de service ou encore des annexes au contrat de travail et pouvoir démontrer quand l'un ou l'autre des montants repris dans le tableau est octroyé, que c'est à un travailleur pour lequel le forfait octroyé est plausible eu égard à sa description de fonction et à ses circonstances de travail.

Les montants repris dans le tableau sont des montants maximums. Si l'employeur estime que les frais exposés par ses travailleurs sont supérieurs aux montants forfaitaires, il lui est loisible de justifier ces frais. Dans ce cas, la réalité des frais exposés devra être démontrée pour l'ensemble des frais afférents à un poste. L'employeur ne peut en effet faire usage des deux systèmes, frais réels et frais forfaitaires, pour un même type de frais.

En aucun cas, les dépenses occasionnées par le travailleur ne peuvent être doublement remboursées. L'acceptation par l'O.N.S.S. du remboursement forfaitaire des frais ci-dessous implique que ces mêmes frais ne sont pas remboursés d'une autre manière.

Le tableau ci-après reprend les montants actuellement applicables, y compris le montant pour les déplacements domicile - lieu de travail et professionnels avec voiture qui a été modifié au 1er juillet 2013.

 

Types de frais

 

 

Montants

 

Conditions

 

Déplacements domicile - lieu de travail et professionnels avec :

-         voiture

-         bicyclette

 

 

 

 

-         0,3461 EUR/km

-         0,22 EUR/km

 

- le véhicule utilisé ne peut appartenir à l'employeur ou être financé par lui ;

- les forfaits sont « tout-compris » : entretien, assurances, carburant,.

 

 

Frais de route des travailleurs itinérants :

-         absence de commodités

-         repas

 

 

 

-         10,00 EUR/jour

et/ou

-         6,00 EUR/jour

 

 

- itinérant signifie que lors d'une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum 4 heures) et n'a pas accès aux commodités sanitaires telles que présentes dans l'entreprise, l'une de ses succursales ou certains chantiers ;

- le montant des frais de repas n'est accepté que si le travailleur n'a d'autre possibilité que de prendre un repas à l'extérieur

 

 

Frais de séjour en Belgique

 

 

35,00 EUR/nuit

 

- si le travailleur ne peut rejoindre son domicile pour la nuit en raison d'un lieu de travail éloigné

- comprend repas du soir, logement et petit déjeuner

 

 

Frais de bureau :

- travailleurs qui effectuent une partie de leur travail à domicile

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

- travailleurs à domicile (contrat de travail ou conditions similaires)

 

 

- télétravailleurs

 

 

 

- 117,27 EUR/mois

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

- 10%

 

 

 

 

- 10%

 

 

- couvre frais de chauffage, électricité, petit matériel de bureau,.

Ce forfait peut seulement être octroyé aux travailleurs qui effectuent structurellement et régulièrement une partie de leur travail à la maison et qui disposent dans leur habitation d'un espace pour effectuer leur travail. Pour les travailleurs qui disposent d'un endroit de travail dans l'entreprise, le forfait ne sera accepté que s'il apparaît clairement de leur fonction qu'ils travaillent régulièrement chez eux. Pour les travailleurs qui tombent sous le champ d'application de la loi sur la durée du travail, ce forfait ne sera pas accepté s'ils effectuent le maximum d'heures de travail fixées légalement, quasi-exclusivement sur le lieu de travail de leur employeur.

 

- 10% de la rémunération brute mais limitée à la partie du salaire relative aux prestations à domicile

 

- 10% de la rémunération brute mais limitée à la partie du salaire relative aux prestations à domicile

 

 

Outils de travail

 

 

1,25 EUR/jour

 

Le travailleur doit utiliser son propre matériel

 

 

Vêtements de travail :

 

-         achat

-         entretien

 

 

 

 

 

 

Vêtements du travailleur (entretien et usure) 

 

 

 

 

- 1,58 EUR/jour et/ou

- 1,58 EUR/jour

 

 

 

 

 

 

- 0,79 EUR/jour

 

- vêtements de travail au sens strict du terme (salopettes, chaussures de sécurité,.) ou autres vêtements imposés par l'employeur mais qui ne peuvent être portés comme tenues de ville (uniforme,.)

 

- concerne les vêtements (jeans, t-shirts,.) et sous-vêtements qui nécessitent un nettoyage régulier en raison d'un environnement très sale

 

 

Frais de voiture :

 

 

 

-         garage

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-         parking

 

 

 

 

-         car-wash

 

 

 

 

 

 

 

-         50,00 EUR/mois

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-         15,00 EUR/mois

 

 

 

 

-         15,00 EUR/mois

 

Si véhicules est utilisé principalement à des fins professionnelles

 

- garage : si l'employeur l'exige pour la sécurité du véhicule ou de son contenu pour autant que cette obligation s'impose à tous les travailleurs qui se trouvent dans la même situation. En outre, il n'est pas fait de distinction selon que le travailleur est ou non propriétaire de son garage

 

 

 

- parking : quand le travailleur doit payer régulièrement des petits frais de parking

 

- car-wash : si la nature de la fonction exige que le véhicule soit impeccable

 

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