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Bien organiser la période des vacances : 5 astuces

13.06.2019

S’il est bien une période pendant laquelle les travailleurs prennent des vacances, c’est l’été ! Pourtant, il existe quelques astuces pour que l’absence de travailleurs, parfois expérimentés, n’entrave pas le bon fonctionnement de l'entreprise.

Négocier un accord raisonnable avec les travailleurs

À moins que les vacances annuelles ne soient fixées collectivement, un accord sur la fixation des vacances doit être trouvé entre l’employeur et les travailleurs de manière individuelle. Le consentement de l'employeur est donc nécessaire.

Nous vous conseillons de reprendre ces règles dans votre règlement de travail. Vous pourriez y reprendre, entre autres, les périodes où la nature du travail empêche toute prise de vacances. Le délai minimal pour introduire une demande de vacances pourrait également y être mentionné.

Attention ! Il faut tout de même respecter certaines règles. Ainsi, le travailleur doit, en principe, prendre l'intégralité de ses jours de vacances avant le 31 décembre. L’employeur doit également assurer au travailleur qui en fait la demande deux semaines de vacances ininterrompues entre le 1er mai et le 31 octobre.

Vous trouverez davantage d’informations à ce sujet dans notre article concernant les règles en matière de fixation des vacances.

Conclure un contrat de remplacement

De quoi s’agit-il ?

Un contrat de remplacement permet de remplacer un travailleur absent en engageant un autre travailleur. Un contrat de remplacement conclu pour une durée indéterminée peut prévoir un délai de préavis plus court que celui prévu pour un simple contrat à durée indéterminée.

Par exemple, une clause du contrat de remplacement peut mentionner que celui-ci prendra fin lorsque le travailleur remplacé reprendra le travail.

Il est possible de recourir à ce délai de préavis particulier quand le travailleur remplacé reprend le travail ou si le contrat de travail de ce dernier prend fin, sauf en cas de licenciement par l’employeur. Dans ce cas, le délai de préavis normalement en vigueur s’appliquera. Il en sera de même si le contrat de remplacement se termine pour une raison autre que la fin de la période de remplacement (par exemple, à cause de l’attitude du remplaçant ou pour des raisons économiques).

Néanmoins, un contrat de remplacement peut présenter certains inconvénients. Ainsi, le travailleur remplacé et le remplaçant ne peuvent pas être présents simultanément dans l’entreprise. Le travailleur dont le contrat est suspendu ne pourra donc pas former son remplaçant et, à la fin du remplacement, il ne pourra y avoir de transition directe entre les deux travailleurs. Cette situation peut éventuellement être contournée en concluant un contrat à durée déterminée avant ou après la période de remplacement.

Quelles sont les mentions obligatoires ?

Un contrat de remplacement doit être conclu par écrit, au plus tard à l’entrée en service du travailleur et doit reprendre les éléments suivants :

  • Le motif du remplacement ;
  • L’identité du travailleur remplacé ;
  • Les conditions de travail (horaire, rémunération, durée de préavis, etc.).

Si ces obligations ne sont pas respectées, le contrat de remplacement sera converti en un contrat à durée indéterminée engendrant, entre autres, le respect d’un délai de préavis normal.

Nous vous conseillons donc d’utiliser notre modèle de contrat de remplacement.
Vous trouverez davantage d’informations à ce sujet dans notre article sur le contrat de remplacement.

Faire appel à un étudiant

Engager un étudiant est aussi une possibilité. Sous certaines conditions, ce genre de prestations est d’ailleurs moins onéreux. En effet, si une cotisation de solidarité de 8,13 % est d’application, aucun précompte professionnel ne sera dû.

Les conditions pour bénéficier de cette cotisation de solidarité avantageuse et de cette exemption de précompte professionnel sont les suivantes :

  • L’étudiant doit être occupé sous un contrat de travail étudiant écrit et portant les mentions obligatoires ;
  • L’étudiant ne doit pas travailler plus de 475 heures (à choisir librement) par année civile complète,
  • L’occupation doit avoir lieu en dehors des périodes de présence obligatoire aux cours ;
  • L’employeur a effectué la déclaration DIMONA à temps.

Nous vous conseillons d'utiliser notre modèle de contrat étudiant et vous pouvez trouver plus d’informations sur les obligations de l'employeur en cas d'occupation d’un travailleur étudiant dans notre article sur le sujet.

Augmenter les prestations du travailleur avant ou après ses vacances

Heures supplémentaires sur une base volontaire

Un travailleur peut volontairement prester 120 heures supplémentaires par an. Ce seuil peut atteindre 360 heures par an, sous couvert d’une convention collective de travail (CCT). De cette façon, votre travailleur pourra mettre les bouchées doubles avant ou après son absence.

Aucun accord d’un organe interne ou externe n’est requis pour ce type d’heures supplémentaires et aucune raison particulière ne doit les justifier.

Il faut toutefois conclure une convention écrite avec le travailleur concerné mentionnant, entre autres, le caractère volontaire de la démarche avant la prestation de ces heures supplémentaires. Cette convention doit être renouvelée tous les 6 mois.

Vous pouvez vous adresser à votre gestionnaire de dossier pour obtenir un modèle de convention relatif aux heures supplémentaires volontaires.

Attention ! Un travailleur ne peut en aucun cas prester plus de 11 heures par jour ou 50 heures par semaine. À la fin de la période de rémunération, le travailleur recevra un sursalaire de 50 ou 100 %, selon que les heures supplémentaires aient été prestées en semaine ou un dimanche ou jour férié, en plus de la rémunération due pour ces heures.

Ces heures supplémentaires ne sont pas prises en compte pour déterminer la durée de travail hebdomadaire moyenne à respecter. Il n'y a donc pas de récupération.

Les 25 premières heures supplémentaires de la période de référence ne sont pas comptabilisées dans la limite interne. Seules les suivantes le seront. Une CCT sectorielle peut porter ce seuil à 60 heures.

Enfin, il est à noter que ces heures supplémentaires sont soumises à un régime fiscal avantageux.

Vous trouverez plus d'information à ce sujet dans notre article sur les heures supplémentaires volontaires.

Heures complémentaires pour les travailleurs à temps partiel

Un travailleur à temps partiel peut, à la demande de son employeur, accepter de prester des heures complémentaires. Ce concept recouvre toute prestation effectuée par le travailleur à temps partiel en dehors de son horaire. Ces heures doivent être reprises dans le document de contrôle des travailleurs à temps partiel.

En principe, ces heures donnent droit à un sursalaire. Il existe cependant un crédit d’heures complémentaires pouvant être prestées sans sursalaire !

Si le travailleur est occupé selon un régime fixe, l'employeur n’est pas tenu de verser un sursalaire pour les 12 premières heures complémentaires du mois. En revanche, dès la 13e heure, ce sursalaire est dû. Un travailleur est occupé selon un régime fixe s’il preste toujours le même nombre d’heures par semaine ou sur un cycle supérieur d’une semaine.

Si le travailleur est occupé selon un régime flexible, il preste durant une période de référence un nombre d’heures correspondant à la durée de travail moyenne convenue. La plupart du temps, cette période de référence couvre un trimestre, mais des exceptions sont possibles.

Dans le cadre d’un régime flexible, aucun sursalaire n’est dû pour maximum de 3h14 complémentaires, multipliées par le nombre de semaines comprises dans la période de référence. Le résultat de ce calcul ne peut pas dépasser 168 heures si la période de référence est fixée à un an.

Pour plus d’informations sur ce point, n’hésitez pas à consulter notre article sur le sujet.

Si le travailleur à temps partiel l’accepte, l'employeur pourrait également augmenter temporairement la durée de ses prestations avant ou après ses vacances, moyennant un avenant à son contrat de travail.

Prendre contact avec une agence de travail intérimaire

Recourir au travail intérimaire est possible pour remplacer un travailleur permanent dont le contrat de travail est suspendu. Cela peut donc être une solution lorsqu'un des travailleurs permanents de l'entreprise prend des vacances.

 

Valentin BROQUET - Legal Advisor


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