6001 Enregistrement obligatoire des présences

A partir du 1er avril 2014, certaines catégories de personnes présentes sur certains types de chantier devront, avant le début des travaux à exécuter, enregistrer leur présence auprès de l’ONSS afin de pouvoir avoir toujours une vision claire des personnes présentes sur les chantiers concernés (loi du 8 décembre 2013 modifiant la loi sur la sécurité sociale des travailleurs et la loi relative au bien-être des travailleurs en ce qui concerne la déclaration préalable et l’enregistrement des présences sur les chantiers temporaires ou mobiles, MB du 20 décembre 2013). Cette obligation a pour objet tant de contribuer à la sécurité et au bien-être des travailleurs sur les chantiers que de lutter contre la fraude fiscale dans le secteur.

Après analyse des textes de loi publiés et des arrêtés d’exécution pris en la matière ainsi que des informations pratiques obtenues auprès de la Confédération Nationale de la Construction, nous pouvons vous donner les informations suivantes concernant cette obligation.

1. Sur quels types de chantier cet enregistrement est-il obligatoire ?

Cet enregistrement des présences s’applique aux chantiers où sont effectués des travaux immobiliers dont le montant total hors TVA est égal ou supérieur à 500 000 EUR (montant à partir du 01/03/2016).  

Travaux immobiliers

Par “travaux immobiliers” il faut entendre tout travail de construction, de transformation, d'achèvement, d'aménagement, de réparation, d'entretien, de nettoyage et de démolition de tout ou partie d'un immeuble par nature, ainsi que toute opération comportant à la fois la fourniture d'un bien meuble et son placement dans un immeuble en manière telle que ce bien meuble devienne immeuble par nature.

Exemples de travaux immobiliers :

• travaux de maçonnerie et de bétonnage ;
• travaux de toiture ;
• installation et entretien de chauffage central ;
• travaux de nettoyage et d’entretien ;
• travaux d'électricité ;
• placement de câbles ;
• placement de constructions métalliques ; 
• travaux agricoles ;
• aménagement de jardin.

Vous trouverez plus d’informations à ce sujet sur le site portail de la Sécurité Sociale dans l'avis aux entrepreneurs de certains travaux.

L’obligation d’enregistrement n’est donc pas limitée au secteur de la construction mais peut également être d'application pour certains travaux dans d’autres secteurs comme dans celui des constructions métalliques (CP 111), des électriciens (CP 149.01) et du nettoyage (CP 121), Agriculture (CP 144) et Implantation et entretien des parcs et jardins (CP 145.04).

500.000 EUR

La taille de l’entreprise n'a donc pas d'importance. Dès qu'une entreprise ou un indépendant, quelle que soit sa taille, exécute des travaux immobiliers sur un chantier où la valeur totale de l’ensemble des travaux exécutés par les autres entrepreneurs et indépendants est égale ou supérieure à 500.000 EUR, tous tombent sous l'application de cette obligation d’enregistrement.

Ce montant de 500.000 EUR hors TVA peut être atteint soit déjà au début des travaux soit durant l’exécution de ceux-ci. Dans ce dernier cas, l’enregistrement sera obligatoire à partir du moment où la valeur totale de l’ensemble des travaux exécutés sera égale ou supérieure à 500.000 EUR hors TVA.

Déclaration de travaux

Il ne faut pas oublier qu’une « déclaration de travaux » est à introduire pour ce type de chantiers. Auparavant, cette déclaration devait être faite à différentes instances. Depuis le 1er janvier 2014, il est possible d’effectuer cette déclaration via un nouveau service en ligne « déclaration de travaux » sur le site portail de L’ONSS. L’ONSS transmet alors les informations communiquées aux autres instances devant recevoir l’information (SPF ETCS, CNAC).

2. Quelles personnes doivent enregistrer leur présence sur le chantier ?

Toutes les personnes qui exécutent des travaux immobiliers (voir supra, point 1) sur les chantiers concernés devront enregistrer leur présence avant de pouvoir commencer ces travaux sur ces chantiers.

Ces personnes sont :

• l’entrepreneur principal (étranger ou non) ;
• l’entrepreneur sous-traitant (étranger ou non) ;
• l’employeur (étranger ou non) (appartenant ou non à la CP 124) ;
• l’indépendant (étranger ou non) ;
• le travailleur (étranger ou non) (appartenant ou non à la CP 124) ou l’intérimaire ;

Le fournisseur de pizza ou le camionneur qui livre les matériaux de construction ne sont donc pas visés.  

Outre les personnes susmentionnées, les personnes suivantes devront également enregistrer leur présence :

• le maître d'œuvre chargé de la conception ;
• le maître d'œuvre chargé du contrôle de l'exécution ;
• le coordinateur de sécurité responsable de la sécurité et du bien-être durant l’exécution du projet de construction.

3. Comment faut-il enregistrer les présences sur le chantier ?    

La loi n’impose aucun système d’enregistrement spécifique. Cependant, l’ONSS met les canaux d’enregistrement suivants à la disposition des personnes concernées.

1. PC : à partir d’un PC, qui ne doit pas nécessairement se trouver sur le chantier concerné, la présence de chaque personne sur le chantier est enregistrée par un accès sécurisé via une application présente sur le site portail de la sécurité sociale, à savoir Checkinatwork ;
2. ENREGISTREMENT CENTRALISE SUR LE CHANTIER : les présences sont enregistrées sur un PC présent sur le chantier et disposant de l’application internet Checkinatwork. Toute personne présente sur le chantier enregistre sa présence sur le chantier via ce PC (lecture de l'eID, introduction du numéro NISS, Limosa) ;   
3. SMARTPHONE ou TABLETTE : toute personne enregistre sa présence sur le chantier par un accès sécurisé via l’application internet Checkinatwork développée pour les smartphones et les tablettes ;
4. SYSTÈME D’ENREGISTREMENT PROPRE A L’ENTREPRISE : on vise ici l’entreprise qui dispose déjà d’un système utilisé à d’autres fins (Planning, Track and Trace, badge de travail, etc.) et qui a le développement logiciel nécessaire pour établir une liaison avec la banque de données de Checkinatwork. Dans le secteur de la construction l'enregistrement peut également s'effectuer par le Construbadge (voir le chapitre 6001 de la documentation sectorielle).

Il est fort possible que l’entrepreneur principal impose un certain système d’enregistrement à toutes les personnes venant exécuter des travaux sur son chantier.

Lors de l’enregistrement les données suivantes sont à communiquer :

• le site où les travaux sont exécutés (via le numéro d'identification affecté lors de la déclaration des travaux) ;
• le moment de l'enregistrement ;
• pour un travailleur / intérimaire : le numéro de registre national ainsi que le numéro d’entreprise de son employeur ;
• pour un indépendant : le numéro de registre national et son numéro d’entreprise ;
• pour les étrangers : le numéro de l’accusé de réception Limosa L1.

Quel que soit le système d’enregistrement, dans tous les cas, un contrôle de toutes les informations saisies sera effectué. Si ces informations sont correctement introduites, un accusé de réception s’en suivra, permettant à la personne concernée de pénétrer sur le chantier. En cas de message d’erreur, la personne concernée ne pourra pas pénétrer sur le chantier tant qu’un enregistrement correct nn'aura pas été fait.

Après l’enregistrement des présences, l’entrepreneur pourra consulter les données communiquées. Quant à l'entrepreneur principal, il pourra consulter les données de tout le chantier afin de vérifier si toutes les personnes ayant effectué des travaux sur le chantier se sont bien enregistrées (voir infra, point 4).    

4. Qui est responsable de l’obligation d’enregistrement ?

Toute personne exécutant des travaux immobiliers (voir supra, point 1) sur ce chantier est responsable de l'enregistrement de sa présence sur le chantier avant de commencer le travail sur celui-ci.

Ce sont donc :

• l’entrepreneur principal (étranger ou non) ;
• l’entrepreneur (sous-traitant) (étranger ou non) ;
• l’employeur (étranger ou non) (appartenant ou non à la CP 124) ;
• l’indépendant (étranger ou non);
• le travailleur (étranger ou non) (appartenant ou non à la CP 124) ou l’intérimaire ;
• un tiers (après accord).

L’entrepreneur principal est cependant le responsable final qui doit veiller au respect par tous les entrepreneurs et sous-traitants de l’obligation d’enregistrement des présences.

Cela n'empêche pas que l’organisation pratique de l’obligation d’enregistrement puisse être convenue entre les différentes personnes auxquelles incombe l’obligation d’enregistrement.

Ainsi, l’entrepreneur principal peut décider d’organiser lui-même l’enregistrement de la présence de toutes les personnes sur son chantier ou de laisser à chaque sous-traitant l’enregistrement de son personnel. Il peut également décider de mettre ou de ne pas mettre les moyens nécessaires à l’enregistrement des présences à la disposition de son (ses) sous-traitant(s).

S’il laisse au(x) sous-traitant(s) la responsabilité de l’enregistrement des présences, il doit lui (leur) rappeler contractuellement leur obligation d'enregistrer les travailleurs présents sur son chantier. Une supervision journalière ou une convention en matière de responsabilité en cas d’infractions commises par les sous-traitants de la chaîne sont dès lors indispensables.

Les travailleurs ont également l’obligation d’enregistrer leur présence sur le chantier et de suivre les instructions de l’employeur en la matière. Le règlement de travail de l’entreprise devrait donc être adapté afin de rappeler cette obligation aux travailleurs.

L’entrepreneur doit aussi s’assurer que le donneur d’ordre, le représentant de l’administration publique en cas de marché public, le maître d'œuvre chargé de la conception et le coordinateur en matière de sécurité et de santé sont en possession d’un moyen d’enregistrement compatible avec l’appareil d’enregistrement du lieu de travail. Sinon, il doit le fournir ou décider contractuellement qu’il effectuera l’enregistrement via une méthode d’enregistrement automatique alternative.

5. A partir de quand cette obligation d’enregistrement est-elle d’application et quelles sont les sanctions en cas de non-respect ?

Cette obligation d’enregistrement est obligatoire à partir du 1er avril 2014.

Dans certains cas, cette obligation d’enregistrement ne sera cependant pas obligatoire, même si le montant total des travaux exécutés sur le chantier est égal ou supérieur à 500.000 EUR hors TVA :

• lorsque le chantier a débuté avant le 1er janvier 2014, quelle que soit sa date de fin ;
• ou lorsque le chantier a débuté après le 1er janvier 2014 et avant le 1er avril 2014, pour autant qu’il ait pris fin avant le 30 septembre 2014.

Les sanctions en cas de non-respect de l’obligation d’enregistrement ne seront cependant appliquées qu’à partir du 1er octobre 2014. Jusqu’à cette date, une tolérance sera appliquée.

Les sanctions appliquées à partir du 1er octobre 2014 seront très sévères :

• Le travailleur ou l’indépendant qui ne respectent pas l’obligation d’enregistrement sont punissables d’une amende administrative de 60 à 600 EUR.
• L’employeur qui ne respecte pas l’obligation d’enregistrement est punissable d’une amende administrative de 300 à 3.000 EUR ou d’une amende pénale de 600 à 6.000 EUR multipliée par le nombre de personnes en infraction.
• Le maître d'œuvre chargé de l'exécution et les entrepreneurs (sous-traitants) qui ne respectent pas les dispositions sont punissables d’une amende administrative de 300 à 3.000 EUR ou d’une amende pénale de 600 à 6.000 EUR multipliée par le nombre de personnes en infraction.

6. Avantage fiscal en cas d’heures supplémentaires prestées sur les chantiers avec enregistrement des présences

A partir du 1er avril 2014, le nombre d’heures supplémentaires donnant droit à un avantage fiscal (une dispense de versement du précompte professionnel pour l’employeur et une réduction fiscale pour le travailleur) était porté de 130 à 180 à condition que ces heures supplémentaires soient prestées sur un chantier où les présences sont enregistrées électroniquement.

Dans le secteur de la construction, on entend par «heures supplémentaires donnant droit à un avantage fiscal», les heures supplémentaires effectuées dans le cadre de la loi sur le travail du 16 mars 1971, pour lesquelles l'employeur verse un sursalaire de 50 ou 100 %, ainsi que les heures supplémentaires effectuées dans le cadre de l’arrêté royal n° 213, pour lesquelles l'employeur verse une indemnité de 20 ou 50 %.

Le nombre complémentaire de 50 heures supplémentaires avec un avantage fiscal pourra donc uniquement être presté sur un chantier où les présences sont enregistrées électroniquement.

Vous trouverez plus d'infos dans les FAQ's de la SPF Finances: http://finances.belgium.be/fr/entreprises/personnel_et_remuneration/precompte_professionnel/exonerations/travaux_immobiliers.