La loi-programme du 10 août 2015 prévoit en principe l’enregistrement obligatoire des présences dans le secteur de la viande à partir du 1er juillet 2015. Cette loi a été modifiée par la loi du 16 novembre 2015 (M.B. du 26 novembre 2015). En outre, deux arrêtés d’exécution nécessaires pour l’entrée en vigueur de cette loi ont également été pris :

• Arrêté royal du 9 décembre 2015 portant exécution de l’article 7 de la loi-programme du 10 août 2015 et modifiant l’arrêté royal du 1er juillet 2011 portant exécution des articles 16, 13°, 17, 20, 63, 70 et 88 du Code pénal social et fixant la date d’entrée en vigueur de la loi du 2 juin 2010 comportant des dispositions de droit pénal social, M.B. du 16 décembre 2015.
• Arrêté royal du 9 décembre 2015 fixant les modalités précises en ce qui concerne l’enregistrement des présences des travailleurs occupés sur certains lieux de travail dans le secteur de la viande, M.B. du 16 décembre 2015).

Les arrêtés d’exécution ne sont entrés en vigueur que le 1er janvier 2016. Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations relatives à cette mesure.

1. Où faut-il enregistrer les présences ?

Selon le texte de loi, l’enregistrement des présences est d’application sur :

• Les lieux de travail ;

Sont visés les lieux suivants : les abattoirs, les ateliers de découpe ou les entreprises de préparation de viande et/ou de produits à base de viande qui doivent obtenir pour ce faire une reconnaissance de l’Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire (AFSCA), à l’exclusion des abattages dans les exploitations agricoles

• soumis à l’obligation de déclaration des contrats visés à l’article 30ter §7 de la loi concernant la sécurité sociale des travailleurs ;
• où sont exercées des activités dans le cadre desquelles des situations frauduleuses peuvent se présenter.

Il s’agit des activités auxquelles s’appliquent les différents mécanismes de responsabilité solidaire, à savoir :

1. 1. En ce qui concerne les ateliers de découpe :
      1. Réception des matières premières, ingrédients accessoires et matériaux d’emballage ;
      2. Stockage primaire ;
      3. Production ;
      4. Stockage final ;
      5. Emballage et étiquetage du produit fini ;
      6. Entreposage (réfrigéré) et distribution (logistique).
   2. En ce qui concerne les préparations de viandes et produits à base de viande :
      1. Réception des matières premières, ingrédients accessoires et matériaux d’emballage ;
      2. Stockage primaire ;
      3. Préparation des matières premières ;
      4. Production de préparations de viandes (fraîches) ;
      5. Production de produits à base de viande ;
      6. Stockage final ;
      7. Emballage et étiquetage du produit fini ;
      8. Entreposage (réfrigéré) et distribution (logistique).
   3. En ce qui concerne l’abattage d’ongulés, des volailles et des lapins :
      1. Réception d’animaux vivants, déclaration d’abattage, déchargement et expertise ante mortem ;
      2. Stockage primaire, nettoyage et désinfection des bétaillères et des caisses ;
      3. Processus d’abattage (partie sale) ;
      4. Finition du processus d’abattage (partie propre) ;
      5. Uniquement pour les volailles ou les lapins, emballage et étiquetage du produit fini ;
      6. Entreposage (réfrigéré) et distribution (logistique).

2. Qui faut-il enregistrer ?

L’obligation d’enregistrement s’applique à tous les « travailleurs occupés ». Elle ne concerne donc pas uniquement les travailleurs (et ceux qui y sont assimilés), mais aussi les indépendants et leurs aidants ainsi que les travailleurs et indépendants détachés.

Il faut souligner ici que le champ d’application se limite aux personnes qui exercent les activités visées. L’obligation d’enregistrement des présences ne s’applique donc pas à un visiteur éventuel, à un vendeur ou à un collaborateur administratif présent pour certaines raisons sur le lieu de travail.

3. Comment se passe l’enregistrement ?

3.1. Méthode d’enregistrement

L’enregistrement se fait :

• via un système d’enregistrement électronique des présences (cf. 3.1.), ou ;
• à l’aide d’une autre méthode d’enregistrement automatique des présences, pour autant qu’elle offre des garanties similaires au système électronique mentionné ci-dessus et que la preuve soit fournie que les personnes qui se présentent sur les lieux de travail sont effectivement enregistrées (cf. 3.2.).

a)     Système d’enregistrement électronique des présences

Le système d’enregistrement électronique des présences comprend :

1. une base de données : la base de données gérée par l’autorité qui rassemble des données déterminées en vue du contrôle et de l’exploitation de ces données : checkinatwork ;
2. un appareil d’enregistrement : l’appareil dans lequel les données peuvent être enregistrées et qui permet d’envoyer ces données à la base de données ou un système qui permet d’enregistrer les données précitées et de les envoyer à la base de données ;
3. un moyen d’enregistrement : le moyen que chaque personne physique doit utiliser pour prouver son identité lors de l’enregistrement.

L’arrêté royal du 9 décembre 2015 (M.B. du 16 décembre 2015) a établi les conditions précises auxquelles le système d’enregistrement doit satisfaire. Il s’agit :

1. des propriétés du système d’enregistrement et des différents moyens d’enregistrement ainsi que de leurs spécifications techniques autorisées pour s’enregistrer (cf. art. 1 – 3 A.R. du 9/12/2015) :

L’appareil d’enregistrement permet d’envoyer « on line » les données par voie électronique, soit qu’il relève des techniques de l’informatique, soit qu’il relève des techniques de la téléphonie mobile. Lorsque l’appareil d’enregistrement relève des techniques de la téléphonie mobile, l’appareil d’enregistrement et le moyen d’enregistrement peuvent ne faire qu’un. L’appareil d’enregistrement doit garantir la non-falsification des données et la sécurité des informations collectées.

2. des modalités précises relatives à la tenue à jour du système et à la transmission des données, en particulier le moment précis de la transmission de ces données (cf. art. 4 – 6 A.R. du 9/12/2015) :

L’enregistrement doit pouvoir être instantané ou anticipatif. L’enregistrement anticipatif est possible si l’on fait usage d’une autre méthode d’enregistrement automatique (cf. ci-dessous, point b). Les données d’enregistrement doivent avoir été envoyées et avoir fait l’objet d’un accusé de réception positif au moment où la personne concernée pénètre sur le lieu de travail.

3. des informations relatives aux données qui doivent être enregistrées dans le système et aux données qui ne doivent pas être enregistrées si elles sont déjà disponibles ailleurs de manière électronique pour l’autorité et peuvent être utilisées dans le cadre de la loi) (cf. art. 7 – 8 A.R. du 9/12/2015).

 b)     Autre méthode d’enregistrement automatique

Les garanties similaires auxquelles l’autre méthode d’enregistrement automatique doit satisfaire ont aussi été établies dans l’arrêté royal du 9 décembre 2015 fixant les modalités précises en ce qui concerne l’enregistrement des présences des travailleurs occupés sur certains lieux de travail dans le secteur de la viande (art. 9 – 11 A.R. du 9/12/2015).

3.2. Données

Le système d’enregistrement électronique des présences et l’autre méthode d’enregistrement automatique reprennent les données suivantes :

1. les données d’identification de la personne physique ;
2. l’adresse des lieux de travail ;
3. la qualité dans laquelle un travailleur effectue des prestations sur les lieux de travail ;
4. les données d’identification de l’employeur, lorsque la personne physique est un travailleur salarié ;
5. quand la personne physique est un travailleur indépendant, les données d’identification de la personne physique ou morale sur commande de laquelle un travail est exécuté ;
6. le moment de l’enregistrement.

Il s’agit de données sociales à caractère personnel.

Les données sont envoyées à une base de données qui est tenue par l’Office national de Sécurité sociale. L’Office est responsable du traitement des données visé à l’article 1er, § 4, de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

Le système d’enregistrement garantit que les données ne peuvent plus être modifiées imperceptiblement après leur envoi et que leur intégrité est maintenue.

4. Quand a lieu l’enregistrement ?

L’enregistrement doit se faire avant que les personnes visées se présentent sur le lieu de travail. Cette obligation est naturellement quotidienne.

5. Responsables de l’enregistrement

5.1. Notions

Pour bien comprendre à qui incombent les responsabilités en matière d’enregistrement des présences, il faut commencer par expliquer un certain nombre de notions :

• Donneur d’ordre : le donneur d’ordre ou entrepreneur assimilé visé à l’article 30ter, § 1er, 2°, de la loi concernant la sécurité sociale des travailleurs, qui assure la gestion du lieu de travail. Cet entrepreneur assimilé prend en charge tous les droits et obligations du donneur d’ordre en matière d’enregistrement des présences ;
•  Entrepreneur :
  • quiconque s’engage, pour un prix, à exécuter ou à faire exécuter des activités visées ci-dessus pour un donneur d’ordre (cf. point 1) ;
  • chaque sous-traitant par rapport aux sous-traitants suivants ;
  • l’entrepreneur assimilé visé à l’article 30ter, § 1er, 2°, de la loi concernant la sécurité sociale des travailleurs ;
• Sous-traitant : quiconque s’engage, soit directement, soit indirectement, à quelque stade que ce soit, à exécuter ou à faire exécuter pour un prix l’activité ou une partie de l’activité confiée à l’entrepreneur ou à mettre des travailleurs à disposition à cet effet ;
• Employeur : les personnes qui occupent les travailleurs (détachés) et assimilés.

5.2. Mise à disposition et utilisation du système d’enregistrement

Le donneur d’ordre ou la personne assimilée met le système d’enregistrement à la disposition des entrepreneurs auxquels il fait appel, sauf s’il est convenu de commun accord que l’entrepreneur applique une autre méthode similaire d’enregistrement.

Tout entrepreneur auquel le donneur d’ordre ou la personne assimilée fait appel est tenu d’utiliser le système d’enregistrement mis à sa disposition par le donneur d’ordre ou la personne assimilée et de le mettre à la disposition des sous-traitants auxquels il fait appel ou d’appliquer l’autre méthode d’enregistrement similaire.

Tout sous-traitant auquel un entrepreneur visé ci-dessus fait appel est tenu d’utiliser le système d’enregistrement mis à sa disposition par l’entrepreneur et de le mettre à la disposition des sous-traitants auxquels il fait appel ou d’appliquer l’autre méthode d’enregistrement similaire.

Tout sous-traitant auquel un sous-traitant ou auquel tout sous-traitant suivant fait appel est tenu d’utiliser l’appareil d’enregistrement qui est mis à sa disposition par le sous-traitant avec lequel il a conclu un contrat et de le mettre à la disposition des sous-traitants auxquels il fait appel ou d’appliquer l’autre méthode d’enregistrement similaire.

Si l’enregistrement se fait par un appareil d’enregistrement sur le lieu de travail, les personnes visées ci-dessus sont responsables de la livraison, de l’installation et du bon fonctionnement de l’appareil d’enregistrement sur le lieu de travail.

Si l’enregistrement se fait à un autre endroit, elles prennent les mesures nécessaires afin que cet enregistrement présente les mêmes garanties que l’enregistrement qui se fait sur le lieu de travail. Si les parties déterminent contractuellement ensemble qu’elles feront usage d’un système d’enregistrement alternatif, les personnes visées ci-dessus s’assurent que l’enregistrement des présences se fait à l’aide d’une méthode d’enregistrement qui présente les garanties visées au point 3.1., b).

5.3. Contrôle de l’enregistrement

Tout entrepreneur et tout sous-traitant veillent à ce que les données restituées (cf. 3.2.) qui se rapportent à leur entreprise soient effectivement et correctement enregistrées et transmises vers la base de données.

Tout entrepreneur et tout sous-traitant qui font appel à un sous-traitant prennent des mesures afin que leur cocontractant enregistre toutes les données effectivement et correctement et les transmette vers la base de données. L’A.R. 9/12/2015 définit plus précisément ces mesures :

Les différents entrepreneurs ou sous-traitants qui font appel à un sous-traitant doivent rappeler contractuellement à leurs sous-traitants leur obligation d’enregistrer effectivement et correctement toutes les données relatives à leur présence et leur obligation de transmission desdites données vers la base de données et ce en leur rappelant le prescrit de l’article 16, § § 1er, 3° et 4° et 3 de la loi précitée du 8 décembre 1992 et en prenant eux-mêmes l’engagement d’enregistrer effectivement et correctement toutes les données relatives à leur présence et de transmettre celles-ci vers la base de données de l’Office national de Sécurité sociale.

Lorsque l’enregistrement se fait à l’aide d’applications sécurisées qui nécessitent l’identification préalable via les procédures d’identification de l’Office national précité ou du Service public fédéral Technologie de l’information et de la Communication, cela doit se faire dans le respect soit du règlement à l’usage des utilisateurs en vue de l’accès et de l’utilisation du système informatique de l’État fédéral et des institutions publiques de sécurité sociale par les entreprises et leurs mandataires, soit du règlement à l’usage des utilisateurs en vue de l’accès et de l’utilisation du système informatique de l’État fédéral et des institutions publiques de sécurité sociale par les citoyens et leurs mandataires.

Tout entrepreneur ou sous-traitant qui fait appel à un sous-traitant et qui est soumis à l’enregistrement des présences sur le lieu de travail doit pouvoir, à tout moment, consulter les données relatives aux personnes enregistrées sur le lieu de travail concerné. L’Office national précité mettra à cette fin à disposition une application de consultation dont l’utilisation est subordonnée au respect soit du règlement à l’usage des utilisateurs en vue de l’accès et de l’utilisation du système informatique de l’État fédéral et des institutions publiques de sécurité sociale par les entreprises et leurs mandataires, soit du règlement à l’usage des utilisateurs en vue de l’accès et de l’utilisation du système informatique de l’État fédéral et des institutions publiques de sécurité sociale par les citoyens et leurs mandataires.

Tout entrepreneur et tout sous-traitant veillent à ce que chaque travailleur soit enregistré avant de pénétrer, pour leur compte, sur le lieu de travail.

5.4. Travail intérimaire

Les obligations relatives à l’enregistrement des présences sont à la charge de l’utilisateur et non de l’agence d’intérim.

5.5. Responsabilité des travailleurs occupés

La personne occupée qui se présente sur le lieu de travail assume aussi elle-même la responsabilité d’enregistrer immédiatement et quotidiennement sa présence sur ce lieu de travail et peut être sanctionnée si elle ne respecte pas cette obligation.

Cette obligation ne s’applique pas si l’enregistrement se fait ailleurs que sur le lieu de travail. Dans ce cas, l’employeur, le donneur d’ordre ou la personne assimilée, l’entrepreneur ou le sous-traitant prennent les mesures nécessaires pour que l’enregistrement se fasse effectivement et qu’il présente les mêmes garanties que l’enregistrement qui se fait sur le lieu de travail. Le maître du fichier contrôle si l’enregistrement présente les mêmes garanties que l’enregistrement qui se fait sur le lieu de travail.

L’employeur est responsable de la remise à ses travailleurs salariés du moyen d’enregistrement, compatible avec l’appareil d’enregistrement utilisé sur le lieu de travail.

Le donneur d’ordre ou la personne assimilée, l’entrepreneur ou le sous-traitant qui fait appel à un indépendant est responsable de la remise à l’indépendant du moyen d’enregistrement, compatible avec l’appareil d’enregistrement utilisé sur le lieu de travail.

Tout indépendant (et son aidant), employeur, donneur d’ordre, entrepreneur et sous-traitant sont tenus d’informer contractuellement leur cocontractant des types de moyens d’enregistrement qui peuvent être utilisés sur le lieu de travail. L’appareil d’enregistrement utilisé sur le lieu de travail doit permettre l’enregistrement au moyen de :

1. une carte d’identité électronique délivrée par les autorités belges ;
2. une carte de séjour électronique délivrée par les autorités belges ;
3. un accusé de réception L1 délivré en application des articles 139 et 153 de la loi-programme (I) du 27 décembre 2006 ;
4. tout autre document muni d’un code QR émis par une institution publique de sécurité sociale ou par un Service public fédéral et accepté par l’Office national pour permettre l’enregistrement des présences.

L’appareil d’enregistrement peut permettre l’enregistrement à l’aide d’un autre moyen déterminé par la Banque-Carrefour de la Sécurité sociale.

6. Qui peut consulter les données ?

6.1. Inspection sociale et institutions de la sécurité sociale

Les inspecteurs sociaux et les institutions de sécurité sociale peuvent, moyennant une autorisation préalable de la section sécurité sociale du comité sectoriel de la sécurité sociale et de la santé, consulter les données reprises dans le système d’enregistrement, les échanger entre eux et les utiliser dans le cadre de l’exercice de leurs missions attribuées en vertu de la loi.

Les inspecteurs sociaux peuvent, de leur propre initiative ou sur demande, communiquer les données visées ci-dessus à des services d’inspection étrangers.

6.2. Autres

L’ONSS met à disposition une application électronique sécurisée sur le site portail de la sécurité sociale de manière à permettre aux personnes suivantes d’avoir accès aux données personnelles sociales des travailleurs, à savoir :

• toute personne occupée en ce qui concerne ses propres prestations ;
• le donneur d’ordre en ce qui concerne les personnes occupées pour exécuter les activités qu’il leur confie ;
• l’entrepreneur en ce qui concerne ses travailleurs et les sous-entrepreneurs qui interviennent sur le lieu de travail sur lequel il est lui-même occupé pour exécuter les activités visées ;
• tout sous-entrepreneur en ce qui concerne ses travailleurs et les sous-entrepreneurs qui interviennent sur le lieu de travail sur lequel il est lui-même occupé pour exécuter les activités visées.

L’utilisation de cette application suppose le respect du règlement d’utilisation pour l’accès au système informatique et son utilisation par les entreprises, les citoyens et leurs mandataires.

7. Contrôle et sanctions

7.1. Contrôle

Les infractions à l’obligation d’enregistrement des présences sont recherchées, constatées et sanctionnées conformément au Code pénal social.

Les inspecteurs sociaux disposent des pouvoirs visés aux articles 23 à 39 du Code pénal social lorsqu’ils agissent, d’initiative ou sur demande, dans le cadre de leur mission d’information, de médiation et de surveillance relative au respect des dispositions de la présente section et de ses arrêtés d’exécution.

7.2. Sanctions

La personne occupée qui se présente sur un lieu de travail et n’enregistre pas immédiatement et quotidiennement sa présence s’expose à une amende administrative comprise entre 60 à 600 euros (sanction de niveau 1).

Le donneur d’ordre, entrepreneur, sous-entrepreneur, employeur ou leurs mandataires qui ne respectent pas ces règles s’exposent à une amende administrative comprise entre 300 et 3 000 euros ou à une sanction pénale comprise entre 600 et 6 000 euros (sanction de niveau 3). Ces amendes sont multipliées par le nombre de personnes impliquées dans l’infraction.

8. Entrée en vigueur

La loi-programme du 10 août 2015 prévoyait l’enregistrement obligatoire des présences dans le secteur de la viande à partir du 1er juillet 2015. Les arrêtés d’exécution nécessaires pour permettre le fonctionnement du système d’enregistrement n’avaient cependant pas été publiés à temps. C’est pourquoi le Conseil national du travail avait fait savoir que l’enregistrement des présences dans le secteur de la viande (tel qu’introduit par la loi-programme du 10 août 2015) serait uniquement obligatoire après l’entrée en vigueur de ces arrêtés d’exécution. L’arrêté royal du 9 décembre 2015 porte exécution de ces arrêtés et entrera en vigueur dès le 1^er janvier 2016.