Dans deux articles parus sur notre site les 29 avril et 30 août 2011, nous vous informions déjà que les règles de sécurité sociale applicables en cas d’occupation d’étudiants seront modifiées à partir du 1er janvier 2012. En effet, il n’y aura plus de distinction à faire entre la période estivale et le reste de l’année, il n’y aura qu’une seule cotisation de solidarité de 8,13% (5,42% pour l'employeur et 2,71% pour l'étudiant) et l’étudiant pourra travailler 50 jours par année civile à ce tarif avantageux.
Une nouvelle application web de l’ONSS, student@work, accessible par le site portail de l’ONSS, permet de consulter en ligne toutes les informations utiles au sujet de l’occupation d’un étudiant. L’étudiant peut accéder à ce site via un nom d’utilisateur et un mot de passe ou à l’aide d’une eID ou d’un token. Il pourra y consulter le nombre de jours restants de son contingent (initialement 50 jours) et établir une attestation pour son futur employeur. Si l’étudiant s’identifie avec une eID ou un token, il bénéficie d’un accès sans restrictions et il pourra consulter les employeurs avec lesquels il a conclu un contrat de travail, les périodes prévues par le contrat d’étudiant et voir comment se calcule le nombre de jours restants de son contingent. Pour que ce système puisse fonctionner, vous devrez renseigner, au moment de votre déclaration Dimona, la période d’occupation de l’étudiant ainsi que le nombre de jours de travail qu’il compte prester.
Depuis le du 1er décembre 2011, vous êtes déjà confronté à ces nouveautés lors de vos déclarations Dimona. Afin de vous faciliter la tâche, nous allons passer en revue les formalités à accomplir ainsi que les fonctionnalités dont vous disposerez
Quelles sont les formalités à accomplir afin de pouvoir occuper un étudiant au tarif ONSS avantageux?
Vous devez établir un contrat d’étudiant, contrat qui doit obligatoirement faire état de certaines mentions. Un modèle de ce contrat peut être consulté sur notre site internet (www.groupes.be), sous la rubrique « documents en ligne ».
Comme pour toute autre occupation, vous devez faire une déclaration DIMONA par trimestre, en reprenant toutefois certaines données spécifiques:
- l’identité de l’employeur et de l’étudiant ;
- l’indication de la qualité de l’étudiant (STU ou STX) ;
- la date de début et de fin du contrat de travail ;
- le nombre de jours à réserver pour le (s) trimestre(s) ;
- Situation particulière des travailleurs occasionnels (secteurs horticulture et agriculture), déclaration Dimona sur base journalière.
La déclaration Dimona doit être liée à un contrat de travail. La réservation de jours implique donc toujours l’existence d’un contrat de travail. Il ne vous est donc pas possible de réserver un certain nombre de jours au préalable et de ne procéder à l’établissement du contrat pour ces jours qu’au moment où vous avez besoin de l’étudiant.
Comment consulter le nombre de jours restants ?
L’étudiant peut imprimer pour vous une attestation reprenant le nombre de jours restants où il peut encore être occupé comme étudiant sans dépasser le contingent (de 50 jours).
L’étudiant peut aussi vous transmettre un code d’accès vous permettant d’accéder au site portail de la sécurité sociale (www.securitesociale.be avec un lien vers student@work – 50 days) pour consulter le nombre de jours restants. Le code d’accès est valable pour une période limitée. Pendant 3 mois, vous pouvez consulter les données du contingent.
Il est vivement recommandé de demander, à chaque entretien d’embauche ou signature d’un contrat d’étudiant, l’attestation ou le code afin de connaître ainsi avec certitude le nombre de jours exact.
Combien de jours pouvez-vous réserver dans la déclaration Dimona?
La durée maximale d’un contrat d’étudiant a été portée de 6 à 12 mois. Ainsi, l’étudiant pourra travailler 2 mois entiers en été ou un jour du weekend pendant toute l’année.
Le nombre de jours qui peut être réservé par la déclaration Dimona dépend de la durée du contrat de travail et du nombre de jours restants dans le contingent de l’étudiant. Les jours réservés sont imputés automatiquement et immédiatement sur le contingent.
Un nombre maximum de 50 jours pourra être réservé au cours d’une année civile.
L’ONSS contrôlera par une vérification trimestrielle le nombre de jours déclarés dans la DmfA (déclaration multifonctionnelle) et procèdera annuellement à un contrôle ex-post des prestations après l’introduction de la DmfA du 4e trimestre .
Si lors de la réservation le contingent de 50 jours est dépassé, vous recevrez un « avertissement ». Cet avertissement, qui ne produit pas un effet bloquant, fera état du nombre de jours de dépassement du contingent.
Exemple:
- Le 01/01/2012, EMPL 1 introduit une Dimona pour 20 jours dans la période du 01/01/2012 – 31/03/2012.
- Le 01/04/2012, EMPL 2 introduit une Dimona pour 50 jours dans la période du 01/04/2012 – 30/06/2012.
- EMPL 2 recevra un avertissement constatant un dépassement du contingent de 20 jours.
Comment les jours réservés et les jours prestés (Dimona et DmfA) sont-ils comparés?
Par un « cross control » (entre Dimona et DMFA), les jours réservés dans la Dimona seront comparés avec les jours prestés dans la Dmfa . Ceci peut donner lieu à une notification si une anomalie a été constatée au niveau de la DmfA par rapport à la situation au niveau de la Dimona.
En cas d’occupation chez un seul employeur qui a également réservé des jours pour un trimestre suivant, les jours réservés mais non prestés seront transférés automatiquement au trimestre suivant. Si l’employeur n’a pas réservé de jours pour un trimestre suivant, les jours réservés mais non prestés seront libérés et le compteur sera rectifié.
En cas d’occupation chez plusieurs employeurs, le contingent sera rectifié trimestriellement (par l’ONSS) par une comparaison des situations au niveau de la Dimona et les prestations déclarées dans les DmfA.
Exemple:
- Le 01/01/2012, EMPL 1 fait une déclaration Dimona pour 20 jours dans la période du 01/01/2012 – 31/12/2012.
- Le 01/04/2012, EMPL 2 fait une déclaration Dimona de 50 jours dans la période du 01/04/2012 – 30/06/2012.
- Si l’employeur 2, en dépit de l’avertissement, occupe l’étudiant pendant 50 jours avec cotisation de solidarité, il ne sera pas envoyé de notification de modification (DMNO) à EMPL 2. Les 50 jours avec cotisation de solidarité seront initialement acceptés lors de l’introduction de la DmfA. La rectification se fera après la réception des 4 DmfA de l’année en cours car à ce moment-là pourront être identifiés les différents auteurs et bénéficiaires des prestations ainsi que les auteurs d’un dépassement du contingent qui seront donc sanctionnés.
Que se passe-t-il lorsque le contingent est dépassé ?
Tout comme l’étudiant, l’employeur a intérêt à ne pas dépasser le contingent. En effet, une sanction sera inévitable à partir du 51e jour.
Si l’occupation excède 50 jours auprès d’un seul employeur, les cotisations normales totales seront dues à partir du premier jour d’occupation!
Vous pouvez éviter cette sanction en effectuant une DmfA correcte! Si vous déclarez les 50 premiers jours avec la cotisation de solidarité et les jours suivants spontanément (à partir du 51e jour) avec les cotisations ONSS normales, vous ne serez pas sanctionné et vous gardez l’avantage de la cotisation de solidarité pour les premiers 50 jours.
Si le dépassement des 50 jours a eu lieu dans le cadre de l’occupation par plusieurs employeurs, les cotisations sociales normales seront dues auprès de l’employeur au service duquel le dépassement est survenu, et ce pour les prestations qui dépassent les 50 jours.
Que se passe-t-il si l’étudiant preste moins de jours que déclaré dans la DIMONA ?
L’employeur n’est pas tenu de rectifier systématiquement le nombre de jours de travail de l’étudiant déclaré lorsque celui-ci preste un nombre de jours inférieur à celui déclaré dans la Dimona. Ce nombre sera rectifié automatiquement au moment du « cross control » entre les DmfA et la Dimona à la fin du 2e mois suivant le trimestre concerné.
Vous pouvez également procéder spontanément ou à la demande de l’étudiant à une rectification du contingent. Cette rectification peut être effectuée jusqu’à l’échéance de la déclaration DmfA dans laquelle se situent les jours déclarés.
L’étudiant peut également contacter l’ONSS pour faire rectifier ce solde.
Quid des déclarations Dimona à effectuer à partir du 1/12/2011 ?
A partir du 1/12/2011, vous devrez remplir les nouvelles données prévues par la déclaration Dimona. Si vous souhaitez occuper un étudiant encore au mois de décembre 2011, vous devrez communiquer le nombre de jours où vous comptez occuper l’étudiant. Toutefois, on ne tiendra pas compte de ces informations parce qu’il n’y pas encore de « contingent » pour l’année 2011.
Quid de l’occupation d’un étudiant pendant les vacances de Noël de cette année ?
Pendant la première semaine des vacances de Noël, l’étudiant sera occupé sous le régime en vigueur en 2011 et pendant la 2e semaine, il sera assujetti à la nouvelle réglementation de 2012.
Vous devrez effectuer une Dimona de sortie le 31 décembre 2011 et une Dimona d’entrée le 1er janvier 2012.