In twee artikels die verschenen zijn op onze website (29 april en 30 augustus 2011) berichtten wij u reeds over de wijziging van de RSZ-regels met betrekking tot de tewerkstelling van studenten vanaf 1 januari 2012. Er wordt namelijk geen onderscheid meer gemaakt tussen de zomerperiode en de rest van het jaar. Er is slechts 1 solidariteitsbijdrage van 8,13% (5,42 % voor de werkgever en 2,71 % voor de student) en de student mag 50 dagen per kalenderjaar werken tegen dit voordelig tarief.
Via een nieuwe RSZ onlinetoepassing student@work, toegankelijk via de portaalsite van de sociale zekerheid, kan alle informatie geraadpleegd worden rond de tewerkstelling van een student. De student kan zich op deze site aanmelden via een gebruikersnaam en een wachtwoord of via een eID of token. Hij kan het aantal resterende dagen van zijn contingent (aanvankelijk 50 dagen) bekijken en een attest maken voor zijn toekomstig werkgever. Vraagt de student toegang via een eID of token dan krijgt hij een volledige toegang en kan hij ook de werkgevers zien met wie hij een studentenovereenkomst heeft gesloten, de periodes die in de studentenovereenkomst zijn voorzien en de manier waarop het aantal resterende dagen is berekend.
Om dit nieuwe systeem mogelijk te maken zal u bij uw Dimona aangifte de periode moeten opgeven van de tewerkstelling en het aantal dagen dat de student in die periode zal werken.
Vanaf 1 december 2011 zal u bij uw Dimona aangifte al geconfronteerd worden met deze nieuwigheden. Omdat alle begin moeilijk is, zetten we voor u alles even op een rij.
Welke formaliteiten moet u vervullen om een student aan het voordelig RSZ-tarief tewerk te stellen ?
U moet een overeenkomst opmaken voor tewerkstelling van studenten. In deze overeenkomst moeten een aantal verplichte vermeldingen staan. U vindt een model van deze overeenkomst terug op onze website (www.groeps.be) onder de rubriek “on line documenten”.
Net zoals bij elke andere tewerkstelling moet u een DIMONA aangifte doen per kwartaal evenwel met aanduiding van een aantal specifieke gegevens :
- de identificatiegegevens werkgever en student;
- de aanduiding van het type student (STU of STX);
- de datum van het begin en het einde van de overeenkomst;
- het aantal te reserveren dagen voor het/de kwartaal/kwartalen;
- bijzonder situatie voor gelegenheidswerknemers (Horeca-Land- en tuinbouw), Dimona op dagbasis.
De Dimona aangifte moet gelinkt zijn aan een overeenkomst. Het reserveren van dagen houdt dus steeds in dat er ook effectief een overeenkomst is. U kan dus niet alvast een aantal dagen op voorhand reserveren en pas op het ogenblik dat u de student nodig heeft een overeenkomst opmaken voor deze dagen.
Hoe kan U het aantal resterende dagen raadplegen ?
De student kan voor u een attest afprinten waarop het aantal resterende dagen staat dat uw student nog mag werken als jobstudent zonder het contingent (van 50 dagen) te overschrijden.
De student kan u ook een toegangscode geven waarmee u zich kan aanmelden op de portaalsite van de sociale zekerheid (www.socialezekerheid.be met koppeling naar student@work – 50 days) om het resterende aantal dagen te bekijken. De toegangscode is beperkt geldig. Gedurende 3 maanden kan u de gegevens van het contingent van de student bekijken.
Het is aangeraden om naar aanleiding van een sollicitatie of de ondertekening van een studentenovereenkomst steeds het attest of de code te vragen om zo met zekerheid het exacte aantal dagen te kennen.
Hoeveel dagen kan u reserveren in de Dimona aangifte ?
De maximale duur van een overeenkomst voor tewerkstelling van studenten is verlengd van 6 maand tot 12 maand. Zo kan een student 2 volledige maanden werken in de zomer of 1 dag in het weekend gedurende een heel jaar.
Het aantal te reserveren dagen via de Dimona aangifte is afhankelijk van de duur van de overeenkomst en van de nog beschikbare dagen binnen het contingent van de student. De gereserveerde dagen doen automatisch en onmiddellijk het contingent verminderen.
In de loop van het kalenderjaar kunnen er maximaal 50 dagen gereserveerd worden.
De RSZ controleert via een trimestrieel nazicht het aantal aangegeven dagen in de DMFA (multifunctionele aangifte) en doet jaarlijks een ex-post controle van de prestaties, na indiening van de DmfA van het 4de kwartaal.
Indien bij het reserveren het contingent van 50 dagen wordt overschreden, zal u een “warning” krijgen met de melding dat het contingent wordt overschreden. Deze waarschuwing is niet blokkerend en vermeldt met hoeveel dagen het contingent is overschreden.
Voorbeeld:
- Op 01/01/2012 doet WG1 dimona voor 20 dagen voor de periode 01/01/2012 – 30/03/2012;
- Op 01/04/2012 doet WG2 dimona voor 50 dagen voor de periode 01/04/2012 – 30/06/2012;
- WG2 zal een "warning" krijgen met de melding dat het contingent overschreden is met 20 dagen.
Hoe worden de gereserveerde dagen vergeleken met het aantal gepresteerde dagen (Dimona en DmfA)?
Via een “cross control” (tussen Dimona en DmfA) zullen de in Dimona gereserveerde dagen vergeleken worden met de in de DMFA aangegeven en gepresteerde dagen. Mogelijks volgt een notificatie dat een anomalie werd ontdekt in DmfA, in verhouding tot de situatie in Dimona.
Ingeval van tewerkstelling bij één werkgever die eveneens dagen heeft gereserveerd in een volgend kwartaal is er een automatische overdracht van de in Dimona gereserveerde maar in de DMFA niet gepresteerde dagen naar het volgend kwartaal. Heeft deze werkgever geen dagen gereserveerd in een volgend kwartaal dan worden deze dagen terug vrij gegeven en zal de teller recht gezet worden.
Ingeval van tewerkstelling bij meerdere werkgevers zal er een rechtzetting van het contingent per kwartaal (door de RSZ) gebeuren op basis van een vergelijking tussen de reservaties in de Dimona’s en de in de DmfA’s aangegeven prestaties
Voorbeeld:
- Op 01/01/2012 doet WG1 een Dimona voor 20 dagen voor de periode 01/01/2012 – 01/12/2012;
- Op 01/04/2012 doet WG2 een Dimona voor 50 dagen voor de periode 01/04/2012 – 30/06/2012;
- Indien WG2 de “warning” negeert en de student toch 50 dagen tewerkstelt met een solidariteitsbijdrage, zal er voor WG2 geen notificatie van wijziging (DMNO) worden verstuurd. De 50 dagen met solidariteitsbijdrage zullen initieel worden aanvaard bij aangifte van de DmfA. Er zal een rechtzetting gebeuren nadat de 4 DmfA’s van het lopend jaar ontvangen zijn. Op dat moment is geweten wie welke prestaties voor welke werkgever heeft geleverd, en kan er worden vastgesteld wie het contingent in welke mate heeft overschreden en dus dient te worden gesanctioneerd.
Wat indien het studentencontingent wordt overschreden ?
De werkgever heeft er, net zoals de student, alle belang bij om het contingent niet te overschrijden. Vanaf de 51ste dag volgt immers een sanctie.
Gebeurt de overschrijding van de 50 dagen bij één enkele werkgever dan moeten gewone (volledige) RSZ-bijdragen betaald worden met terugwerkende kracht tot aan de eerste tewerkstellingsdag !
U kan aan deze sanctie ontsnappen door een correcte DmfA aangifte te doen ! Indien U de eerste 50 dagen aangeeft met solidariteitsbijdragen en de volgende dagen spontaan (vanaf de 51ste dag) met gewone RSZ-bijdragen dan zal u niet gesanctioneerd worden en behoudt u het voordeel van de solidariteitsbijdragen voor de eerste 50 dagen.
Gebeurt de overschrijding van de 50 dagen bij meerdere werkgevers dan zullen gewone RSZ bijdragen betaald moeten worden bij de werkgever(s) waar de overschrijding plaats had en voor de prestaties die de 50 dagen overschrijden.
Wat indien de student minder dagen presteert dan aanvankelijk aangegeven in de DIMONA ?
De werkgever is niet verplicht om systematisch de verklaring van het aantal werkdagen van de student recht te zetten wanneer de student minder dagen presteert dan oorspronkelijk aangegeven via Dimona. De quota wordt automatisch rechtgezet op het ogenblik van de "cross control" (tussen DmfA en Dimona) op het einde van de 2de maand die volgt op het einde van het betrokken kwartaal.
U kan ook spontaan of op vraag van de student een rechtzetting doen van het contingent. Deze rechtzetting kan u doen tot en met de vervaldag van de DmfA-aangifte waarin de aangegeven dagen vallen.
De student kan zich ook richten tot de RSZ om het saldo te doen rechtzetten.
Wat met de Dimona aangiftes vanaf 1/12/2011?
Vanaf 1/12/2011 dient u al de nieuwe vermeldingen van de Dimona aangifte in te vullen. Wenst u in de maand december 2011 nog een student te werk te stellen dan dient u het aantal dagen dat u de student wenst tewerk te stellen door te geven. Hier zal echter niets mee gedaan worden aangezien er nog geen “contingent” is voor het jaar 2011.
Wat met de tewerkstelling van een student tijdens de kerstvakantie van dit jaar?
Tijdens de kerstvakantie werkt de student de eerste week nog onder de huidige regeling van 2011 en de 2de week onder de nieuwe regeling van 2012.
U dient een Dimona “uit dienst” te doen op 31 december 2011 en een Dimona “in dienst” op 1 januari 2012.