La fin de l'année 2014 approche à grands pas. Pour l'employeur, c'est le moment de s'interroger sur les obligations sociales qu'il lui reste à accomplir traditionnellement en fin d'année. Ci-après, nous soumettons à votre attention quelques questions spécifiques à vous poser au sujet de ces obligations dont certaines peuvent avoir des répercussions financières si elles ne sont pas remplies. Le questionnaire ci-dessous vise donc à vous éviter de désagréables surprises.
Droit à une prime de fin d'année ?
En premier lieu, pensez à vérifier si vous êtes tenu, en tant qu'employeur, d'octroyer une prime de fin d'année et à voir quel en serait le montant et si elle est payable à l'ensemble de vos travailleurs ou à certains d'entre eux seulement. Pour plus d'informations, consultez notre article sur les primes de fin d'année.
Vos travailleurs ont-ils pris tous les jours fériés auxquels ils ont droit ?
Les travailleurs occupés à temps plein ont droit à 10 jours fériés légaux par an. Les travailleurs à temps partiel ont droit à des jours fériés en fonction de leurs horaires (fixes ou variables).
En tous cas, tous vos travailleurs doivent avoir pris leurs jours fériés légaux, ou les jours qui les remplacent, et leurs jours de repos compensatoire avant la fin de l'année, sous peine de sanctions.
Vos travailleurs ont-ils pris tous leurs jours de vacances annuelles ?
Les jours de congé légaux ne peuvent pas être reportés à l'année suivante. Le travailleur qui n'a pas épuisé ses jours de vacances légales avant la fin de l'année perd donc les jours subsistants. Les jours de vacances complémentaires octroyés au niveau du secteur ou de l'entreprise peuvent faire l'objet d'une disposition autorisant le report ou non.
En votre qualité d'employeur, vous devez veiller à ce que tous vos travailleurs puissent prendre leurs jours de congé légaux avant l'expiration de l'année. Vous ne pouvez certainement pas les en empêcher, sous peine de sanctions.
L'employé qui n'a pas été en mesure (par suite de maladie par exemple) de prendre tous ses jours de congé légaux a droit au paiement avant la fin de l'année du pécule simple afférent aux jours de congé qu'il n'a pas pris. Il aura également droit au double pécule si celui-ci ne lui a pas déjà été payé en même temps qu'aux autres employés (le plus souvent au mois de mai ou juin). L'employé qui omet de plein gré de prendre ses jours de congé perd le droit au pécule afférent aux jours qu'il n'a pas pris.
Informez par écrit les travailleurs ayant encore un solde de jours de congé qu'ils doivent les prendre avant la fin de l'année sous peine de les perdre, car ces jours ne peuvent être reportés à l'année suivante. S'ils refusent d'épuiser leurs congés, nous vous conseillons de faire confirmer ce refus par écrit afin de vous mettre à l'abri de sanctions éventuelles et de vous décharger du paiement aux employés du pécule afférent aux jours de congé non pris.
Vos travailleurs ont-ils pris tous leurs jours de repos compensatoire ?
Si la durée de travail hebdomadaire est réalisée en moyenne sur une base annuelle par l'octroi de jours de congé complémentaires au sein de votre entreprise, ces jours doivent absolument être pris avant la fin de l'année sinon la durée de travail hebdomadaire en moyenne sera dépassée.
Avez-vous déjà fixé les jours visant au remplacement des jours fériés ou des jours de vacances collectives pour l'année 2015 ?
Les jours fériés qui coïncident en 2015 avec un dimanche ou avec un autre jour d'inactivité doivent en principe être remplacés en 2015 par un jour d'activité habituelle dans votre entreprise. Pour 2015 - dans la plupart des cas - ce sera le jour férié de l'Assomption du 15 août 2015 et celui de la Toussaint du 1er novembre 2015 qui devront en principe être remplacés. Pour plus d'informations, consultez notre article sur le remplacement des jours fériés.
Les jours de vacances collectives peuvent être fixés par la commission paritaire. Le SPF Sécurité Sociale doit être informé de cette décision au plus tard le 31 décembre de l'année précédente. Si aucune décision n’a été communiquée à la date indiquée, les dates des vacances peuvent être fixées au niveau de l'entreprise. Dans ce cas, il n'y a pas de date limite. Il est néanmoins indiqué d'effectuer à temps cette insertion de manière à ce que les travailleurs puissent en tenir compte lors du planning des dates de leurs vacances. La décision doit être prise au sein du conseil d'entreprise, ou, à défaut, par un accord avec la délégation syndicale de l'entreprise, ou, à défaut par un accord unanime avec tous les travailleurs.
Les vacances collectives doivent être intégrées dans le règlement de travail. Si vous le faites pour la première fois, la procédure légale à suivre pour la modification du règlement de travail s'applique. Si vous changez simplement les dates des vacances collectives pour 2015, il suffit de suivre la procédure abrégée. Les démarches suivantes restent alors à accomplir :
- Au plus vite et au plus tard 24h avant les vacances collectives, afficher dans les locaux de l'entreprise un avis reprenant l'accord concernant les jours des vacances collectives ;
- Remettre une copie de cet avis à chaque travailleur ;
- Envoyer une copie de cet avis dans les huit jours suivant l'entrée en vigueur de la modification du règlement de travail à l'Inspection des lois sociales du SPF Emploi, Travail et Concertation Sociale.
Pécule de départ ?
A chaque employé ayant diminué la durée de son travail dans le courant de l'année, vous devez payer un pécule de départ en même temps que la rémunération du mois de décembre. Le pécule de départ est dû pour les jours et/ou les heures de vacances calculé(e)s sur la base des prestations de l'année écoulée qui n'ont pas été pris(es) en 2014 à la suite de la réduction de la durée de travail.
Encore des questions ?
Si vous avez encore des questions ou souhaitez obtenir de plus amples informations, n'hésitez pas à prendre contact avec votre gestionnaire de dossiers.