Het einde van 2014 nadert met rasse schreden. Een ideaal moment dus om na te gaan of u in orde bent met een aantal jaarlijks terugkerende verplichtingen. Een aantal van deze verplichtingen brengen bovendien financiële gevolgen met zich mee. In het onderstaand artikel zetten wij aan de hand van een aantal vragen even op een rij waarop u in het bijzonder zal moeten letten. Op die manier willen wij er voor zorgen dat u op het einde van dit jaar niet voor verrassingen komt te staan.
Recht op een eindejaarspremie?
Ga zeker na of u als onderneming verplicht bent om een eindejaarspremie te betalen, hoeveel die zou bedragen en of u die slechts verschuldigd bent voor bepaalde werknemers of voor het geheel van uw personeel. Voor meer informatie over de eindejaarspremies verwijzen wij u door naar ons artikel daaromtrent.
Werden alle wettelijke feestdagen opgenomen?
Elke voltijdse werknemer heeft recht op 10 wettelijke feestdagen per jaar. Bij deeltijdse werknemers hangt het aantal feestdagen waarop zij recht hebben samen met het uurrooster (vast of variabel).
In ieder geval moeten al uw werknemers de wettelijke feestdagen, vervangingsdagen of recuperatiedagen waarop zij recht hebben, opgenomen hebben voor het einde van het jaar. Anders riskeert u sancties.
Werden alle wettelijke vakantiedagen opgenomen?
Wettelijke vakantiedagen kunnen niet worden overgedragen naar het volgende jaar. Indien een werknemer niet al zijn vakantiedagen heeft opgenomen voor het einde van het jaar, verliest hij dus het recht op die dagen. Voor bijkomende vakantiedagen die worden toegekend op sectoraal of ondernemingsvlak kan men zelf bepalen of deze overdraagbaar zijn of niet.
U moet er als werkgever alles aan doen opdat al uw werknemers hun wettelijke vakantie volledig kunnen opnemen voor het jaar verstrijkt. U mag dit dus zeker niet verhinderen. Ook hierop staan er sancties.
Indien een bediende dit jaar niet al zijn wettelijke vakantiedagen kan opnemen door omstandigheden onafhankelijk van zijn wil (vb. ziekte), bent u verplicht om hem voor het einde van dit jaar het enkel vakantiegeld voor de niet opgenomen dagen uit te betalen. Ook het dubbel vakantiegeld zal u nog verschuldigd zijn, indien dit niet reeds werd uitbetaald samen met de andere bedienden (meestal in de maand mei of juni). Neemt de bediende zijn vakantiedagen niet op uit vrije wil, verliest hij zijn recht op vakantiegeld voor de niet opgenomen dagen.
Breng de werknemers die momenteel nog vakantiedagen over hebben hiervan schriftelijk op de hoogte en vraag hen om die dagen nog op te nemen vóór het einde van dit jaar. Wijs hen er ook op dat die dagen niet overdraagbaar zijn naar volgend jaar. Indien zij weigeren die overige vakantiedagen op te nemen, laat u hen dat ook best schriftelijk aan u bevestigen. Zo dekt u zich in tegen mogelijke sancties en hoeft u voor de bedienden ook het vakantiegeld voor de niet opgenomen dagen niet meer te betalen.
Werden alle inhaalrustdagen opgenomen?
Indien de wekelijkse arbeidsduur in uw onderneming gemiddeld op jaarbasis bereikt wordt door de toekenning van inhaalrustdagen ten gevolge van arbeidsduurvermindering, dan moeten die dagen ook vóór het einde van het jaar worden opgenomen. Anders zal de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur worden overschreden.
Werden de vervangende feestdagen en collectieve vakantie voor 2015 al vastgelegd?
Feestdagen die in 2015 samenvallen met een zondag of een andere inactiviteitsdag moeten in principe in datzelfde jaar vervangen worden door een dag waarop er in uw onderneming normaal gewerkt wordt. Voor 2015 zullen - in de meeste gevallen - enkel O.L.V Hemelvaart (zaterdag 15 augustus 2015) en Allerheiligen (zondag 1 november 2015) voor vervanging in aanmerking komen (tenzij er andere inactiviteitsdagen zijn in uw onderneming). Voor meer informatie over de vervanging van feestdagen verwijzen wij naar ons artikel daaromtrent.
Collectieve vakantiedagen kunnen worden vastgelegd door het paritair comité. De FOD Sociale Zekerheid moet uiterlijk op 31 december van het voorgaande jaar over die beslissing wordt ingelicht. Indien er op die datum geen beslissing werd meegedeeld, kan u collectieve vakantiedagen op ondernemingsniveau vastleggen. Hiervoor is er geen termijn van toepassing. Het is echter aangewezen dat tijdig te doen, zodat uw personeel hiermee rekening kan houden bij het plannen van hun vakantie. De beslissing moet worden genomen in de ondernemingsraad, of bij ontstentenis, door een akkoord met de vakbondsafvaardiging, of bij ontstentenis, door een unaniem akkoord met alle werknemers.
De collectieve vakantie moet worden opgenomen in het arbeidsreglement. Doet u dat voor de eerste keer, moet de volledige wijzigingsprocedure worden gevolgd. Indien dat niet de eerste keer is, maar u enkel de data aanpast voor 2015, kan dat via de verkorte procedure. U moet dan wel nog volgende stappen ondernemen:
- zo spoedig mogelijk en uiterlijk 24u voor het begin van de collectieve vakantie in de lokalen van de onderneming een bericht aanplakken dat het akkoord betreffende de collectieve vakantiedagen vermeldt;
- een afschrift van dat bericht overhandigen aan iedere werknemer;
- binnen de acht dagen na de inwerkingtreding van de wijziging van het arbeidsreglement een afschrift zenden aan de Inspectie van Sociale Wetten van de FOD WASO van de plaats van tewerkstelling.
Vertrekvakantiegeld?
Aan elke bediende die in de loop van het jaar zijn arbeidsduur heeft verminderd moet u samen met het loon van de maand december een vertrekvakantiegeld betalen. Dat is verschuldigd voor de niet opgenomen vakantiedagen en/of -uren in 2014 berekend op basis van de prestaties van vorig jaar.
Nog vragen?
Indien u hierover nog vragen heeft of hulp nodig heeft bij het nazicht, kan u steeds uw dossierbeheerder contacteren.