FAQ : le bilan social

Par  PAGANO Caroline - Legal advisor sr., le 20 Mars 2024

Vous avez probablement déjà reçu ou vous recevrez prochainement, de la part de votre secrétariat social, le bilan social 2023. Ci-après, nous vous proposons de nous intéresser de plus près à ce document en quelques questions-réponses.

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1. Qu’est- ce que le bilan social ?

Le bilan social est un document obligatoire qui reprend des informations spécifiques sur l’effectif et les mouvements du personnel ainsi que sur les activités de formation des travailleurs. 

2. Qui est tenu d’établir un bilan social ?

Toute entreprise soumise à l’obligation de publication des comptes annuels par la loi du 17 juillet 1975 relative à la comptabilité et aux comptes annuels est tenue d’établir un bilan social.

Certaines entreprises ne devant pas publier leurs comptes annuels par le biais de la Banque nationale (ci-après, BNB) sont cependant également tenues d’établir et de déposer un tel bilan. Il s’agit entre autres des personnes morales de droit privé qui ne sont pas tenues à la publication de leurs comptes annuels, pour autant qu’au moins 20 travailleurs (en équivalent temps plein) soient inscrits dans leur registre du personnel et des hôpitaux (pour autant qu’ils n’ont pas pris la forme d’une société commerciale à responsabilité limitée ou d’une grande ASBL).

Les entreprises de droit étranger qui ont une succursale en Belgique et les ASBL étrangères avec un centre d’opérations en Belgique doivent également rédiger et déposer un bilan social. Ce bilan contiendra uniquement les données d’occupation de l’ensemble de leurs centres d’opérations belges.

3. Quelle forme doit prendre le bilan social ?

Pour établir le bilan social, les entreprises doivent se conformer à un modèle prenant la forme d’un schéma complet et d’un schéma abrégé, établi par la BNB et mis à disposition sur son site internet : www.bnb.be

Les petites et moyennes entreprises qui ont la faculté d’établir leurs comptes annuels selon des schémas abrégés sont également autorisées à établir un bilan social abrégé.

Il s’agit des entreprises qui, sur base annuelle, ne comptent pas plus de 100 travailleurs et qui ne dépassent pas plus d’une des limites suivantes :

• nombre moyen de travailleurs occupés : 50 ;

• chiffre d’affaires annuel, hors T.V.A. : 7 300 000 EUR ;

• total du bilan : 3 650 000 EUR.

Les entreprises comptant en moyenne plus de 100 travailleurs ou ne comptant en moyenne pas plus de 100 travailleurs mais dépassant plus d’une des limites susmentionnées sont, quant à elles, tenues d’établir un bilan social complet.

4. Quelles informations doit contenir le bilan social ?

Les renseignements sont communiqués par exercice et sont répartis en trois parties relatives à l’effectif, aux mouvements du personnel et aux activités de formation des travailleurs.

Rubrique I : État des personnes occupées (aperçu de l’effectif du personnel)

Les renseignements à communiquer diffèrent selon le type de travailleurs. Une distinction est faite entre :

• les travailleurs pour lesquels l’entreprise a introduit une déclaration Dimona ou qui sont inscrits au registre du personnel au cours de l’exercice et de l’exercice précédent : nombre moyen de travailleurs occupés, nombre d’heures prestées, frais de personnel, total des avantages accordés.

• les travailleurs pour lesquels l’entreprise a introduit une déclaration Dimona ou qui sont inscrits au registre du personnel à la date de clôture de l’exercice : nombre de travailleurs, par type de contrat de travail, par sexe et niveau d’études, par catégorie professionnelle ;

• les intérimaires et personnes mises à la disposition de l’entreprise au cours de l’exercice : effectif moyen, nombre d’heures prestées, frais pour l’entreprise.

Rubrique II : Tableau des mouvements du personnel au cours de l’exercice

Ce tableau doit mentionner les éléments suivants :

• nombre de travailleurs pour lesquels l’entreprise a introduit une déclaration Dimona ou qui ont été inscrits au registre du personnel au cours de l’exercice et ce en distinguant le type de contrat ;

• nombre de travailleurs dont la date de fin du contrat a été inscrite dans une déclaration Dimona ou au registre du personnel au cours de l’exercice, et ce en distinguant le type de contrat et le motif de la fin du contrat (pension, chômage avec complément d’entreprise, licenciement, autre motif).

Rubrique III : Renseignements sur les formations pour les travailleurs au cours de l’exercice

Le bilan social permet d’évaluer les efforts de formation des entreprises.

A noter que la loi du 3 octobre 2022 portant des dispositions diverses relatives au travail prévoit un droit individuel à la formation pour chaque travailleur.

Il y a lieu de renseigner dans cette rubrique les formations suivantes :

• les  formations formelles : il s’agit des formations qui sont organisées dans un lieu séparé du lieu de travail, soit par des externes, soit par la société elle-même.

• les formations informelles : il s’agit des informations qui ont un lien direct avec le travail (ex : formation sur le tas, coaching, visites d’étude, autoformation, …).

• les formations initiales : il s’agit des formations qui se déroulent en partie sur le lieu de travail et qui ont pour objectif l’obtention d’un certificat ou d’un diplôme.

Pour chacune de ces formations, l’employeur doit indiquer les informations suivantes :

• le nombre de travailleurs/apprentis qui bénéficient de la formation ;

• le nombre total d’heures consacrées à la formation ;

• le coût total.

Group S peut aussi vous aider à remplir cette rubrique. En effet, vous pouvez utiliser des codes de prestations spécifiques vous permettant de mentionner dans les calendriers de prestations aussi bien les heures de formation « suivies » que les heures « données ». L’utilisation de ces codes facilitera la collecte des données sur les activités de formation pour la constitution du bilan social. Votre payroll advisor  est à votre disposition pour toute information complémentaire souhaitée.

5. Que faire du bilan social établi ?

Le Bilan social finalisé devra être communiqué aux travailleurs ainsi qu’à la BNB.

5.1. Communication aux travailleurs

Tout comme les comptes annuels, le bilan social doit être communiqué au conseil d’entreprise. À défaut de conseil d’entreprise, le bilan social doit être présenté à la délégation syndicale. Dans les entreprises n’ayant ni conseil d’entreprise ni délégation syndicale, le bilan social doit pouvoir être consulté par les travailleurs à l’endroit où doit être conservé le règlement de travail.

5.2. Dépôt à la Banque nationale de Belgique

Les entreprises qui doivent publier leurs comptes annuels à la BNB doivent remettre leur bilan social à la BNB dans les trente jours suivant l'approbation des comptes par l'assemblée générale et au plus tard sept mois après la clôture de leur exercice.

Depuis le 1er janvier 2016, Le bilan social doit en principe être déposé à la BNB séparément des comptes annuels. Le bilan social distinct doit être soumis en ligne sous format PDF via l’application en ligne de la BNB «  Filing ».

Néanmoins, vous pouvez choisir de déposer tout de même le bilan social dans le cadre des comptes annuels.

Si vous êtes client Group S, le projet de bilan social afférent à l’année 2023 vous est envoyé sur demande de votre part. Ce document doit encore complété par vos soins  car certaines données utiles ne sont pas en notre possession (ex : renseignements sur les formations suivies par votre personnel en 2023, sur le niveau d’étude de votre personnel et sur les intérimaires que vous avez occupés en 2023).

6. Envie d’aller plus loin  ?

Pour davantage d’informations, vous pouvez vous aider des instructions disponibles sur le site de la BNB : cliquez ci-dessus.