Planifier des jours de vacances : les règles du jeu

Les vacances d’été approchent… Il est possible que tous les travailleurs n’aient pas encore demandé leurs congés et que certains attendent les offres de dernière minute. Dans une telle situation, l’employeur pourrait être submergé de demandes de congés introduites au dernier moment. C’est pourquoi la fixation des vacances est encadrée par une série de règles.

1. Tous les jours de vacances légaux doivent-ils être pris ?

Les travailleurs qui ont travaillé toute l’année 2023 ont droit à 4 semaines de vacances légales dans leur régime de travail en 2024. Pour les travailleurs qui n’ont pas travaillé toute l’année en 2023, le droit aux vacances est calculé au prorata. Ils peuvent éventuellement prétendre à des jours de vacances complémentaires afin d’atteindre 4 semaines de vacances.

En principe, les jours de vacances doivent être pris avant le 31 décembre 2024. Il existe un certain nombre d’exceptions à cette règle qui sont décrites dans notre article. En outre, l’employeur a l’obligation de veiller à ce que les travailleurs prennent effectivement leurs vacances avant la fin de l’année. Pour éviter toute discussion et d’éventuelles sanctions, un employeur doit idéalement démontrer qu’il a pris les mesures nécessaires afin de permettre à ses travailleurs de prendre effectivement leurs vacances.

2. Un accord doit-il être conclu entre le travailleur et l’employeur ?

À moins que les jours de vacances n’aient été fixés collectivement au sein du secteur ou de l’entreprise, un accord est requis entre l’employeur et le travailleur pour la prise individuelle des jours de vacances. Les jours de vacances ne peuvent donc pas être fixés unilatéralement, que ce soit par le travailleur ou par l’employeur.

Le travailleur peut proposer le moment où il souhaite prendre ses jours de vacances, mais il incombe à l’employeur d’approuver la demande de congé. Inversement, l’employeur ne peut pas non plus exiger que les jours de vacances soient pris au cours d’une période bien définie. 

3. L’employeur peut-il refuser une demande de congé ?

L’employeur peut refuser une période de vacances à condition d’avoir une bonne raison de le faire.  Par exemple, lorsqu’un certain nombre de travailleurs souhaitent prendre leurs jours de vacances en même temps, pendant une période d’activité intense ou en cas de maladie d’un travailleur entraînant des problèmes d’organisation.

Le refus doit alors être communiqué explicitement au travailleur, faute de quoi celui-ci peut supposer que le principe « le silence vaut acceptation » s’applique. Veillez toutefois à ce que le refus soit notifié dans un délai raisonnable et donc, de préférence, pas la veille de la date de départ prévue. 

4. Quelles règles doivent être respectées ?

Pour que les vacances soient fixées dans les meilleures conditions, quelques règles de base s’appliquent :

• Pour les travailleurs ayant des enfants en âge scolaire, les vacances sont octroyées de préférence pendant les vacances scolaires ;
• Les travailleurs doivent bénéficier de 2 semaines de vacances consécutives entre le 1er mai et le 31 octobre. Le travailleur n’est cependant pas obligé de prendre ces semaines de vacances d’affilée. Pour les travailleurs âgés de moins de 18 ans au 31 décembre de l’exercice de vacances, cette période est portée à 3 semaines ;
• Dans tous les cas, une semaine ininterrompue de vacances doit être obligatoirement octroyée dans le courant de l’année ;
• En principe, les demi-jours de vacances ne sont pas autorisés à moins d’être complétés par un demi-jour de repos habituel ou un demi-jour de vacances européennes. Les travailleurs peuvent également demander de fractionner les 3 derniers jours de la quatrième semaine de vacances en demi-jours, mais l’employeur peut s’y opposer si cela désorganise le travail dans l’entreprise ;
• Les jours de vacances à prendre en dehors des vacances principales sont de préférence fixés pendant une période moins chargée dans l’entreprise.

5. Des règles peuvent-elles être reprises dans le règlement de travail ?

Nous vous conseillons d’indiquer dans le règlement de travail la procédure et le délai que les travailleurs doivent respecter pour demander un congé, ainsi que les règles de priorité applicables dans l’entreprise en cas de demandes simultanées qui ne peuvent être honorées pour des raisons d’organisation. 

Dans la pratique, les éléments suivants peuvent être pris en compte pour déterminer les demandes de congés prioritaires : l’ancienneté des travailleurs, le fait que les vacances soient déterminées collectivement dans l’entreprise du conjoint, la situation familiale des travailleurs, le fait qu’un travailleur ait déjà été prioritaire pour la fixation des vacances précédentes, la présence d’un certain nombre de personnes à certaines périodes…

6. Que se passe-t-il si aucun accord n’est trouvé entre le travailleur et l’employeur ?

S’ils ne parviennent pas à un accord, le tribunal du travail peut prendre une décision en référé. Cependant, dans la pratique, cela se produit rarement, voire jamais.