Enregistrement des présences dans le secteur du nettoyage

11/03/2024

 

À partir du 1er septembre 2024, les présences et les pauses sur le lieu de travail lors d'activités d'entretien et/ou de nettoyage de biens immobiliers devront être enregistrées électroniquement afin d'avoir une vue claire et à tout moment des personnes présentes. Cette obligation vise à améliorer la sécurité et la lutte contre le travail non déclaré, le faux travail indépendant et l'exploitation. En outre, l'enregistrement des présences réduirait la charge administrative pesant sur les contractants et les sous-traitants en ce qui concerne la déclaration des heures de travail.

Le nouveau système "Checkinandout@work" s'appliquera à toutes les activités, quelle que soit leur valeur. Toutes les personnes physiques présentes sur un lieu de travail où se déroulent des activités d'entretien et/ou de nettoyage devront se conformer à cette obligation d'enregistrement.

Le service en ligne Check In and Out at Work de l'ONSS est en place depuis le 1er janvier 2024. L'obligation d'enregistrement des activités s'appliquera à partir du 1er septembre 2024. En septembre, octobre, novembre et décembre 2024, les services d’inspection compétents aideront les utilisateurs à se conformer à la nouvelle législation. Aucune amende ne sera infligée jusqu’au 31 décembre 2024, sauf en cas de fraude. 

1. Champ d’application

L’enregistrement des présences est obligatoire pour toutes les personnes physiques (quel que soit leur statut : travailleurs, indépendants, travailleurs détachés, entrepreneurs, sous-traitants, apprentis, stagiaires, étudiants, etc.).

Les employeurs suivants ne sont pas soumis à cette obligation :

• Les entreprises des secteurs publics et privés qui font entretenir leurs locaux par leur propre personnel de nettoyage ;
• La personne physique qui fait effectuer des activités de nettoyage uniquement à des fins privées ;
• Les entreprises de titres-services (SCP 322.01).

2. Quelles sont les données à enregistrer ?

Les données suivantes sont enregistrées électroniquement :

• les données d’identification de la personne physique ;
• l'adresse du lieu de travail (si le lieu n'a pas encore été numéroté ou si la voie publique ne porte pas encore de nom, il faut indiquer une description de la zone géographique).
• la qualité en laquelle une personne physique se trouve sur le lieu de travail ;
• les données d’identification de l’employeur, lorsque la personne physique est un travailleur ;
• lorsque la personne physique est un indépendant, les données d’identification de la personne physique ou morale à la demande de laquelle le travail est effectué ;
• les moments de l'enregistrement de l'arrivée au lieu de travail et du départ du lieu de travail ainsi que les moments de repos.

Chaque travailleur, indépendant, employeur, entrepreneur ou sous-traitant qui se présente sur le lieu de travail devra être immédiatement enregistré. L’employeur ne peut pas enregistrer ses propres travailleurs. Ils doivent enregistrer leurs présences eux-mêmes, en temps réel, sur le lieu de travail.

3. Comment les données doivent-elles être enregistrées ?

La loi prévoit deux moyens d'enregistrer les données.

1. Un système électronique d’enregistrement des présences qui comprend :

• une base de données : les données relatives à l’enregistrement des présences seront reprises ici, ce qui permettra de disposer d’un aperçu clair de toutes les présences sur les lieux de travail ;
• un dispositif d’enregistrement : un appareil dans lequel les données sont enregistrées et qui permet de les envoyer à la base de données. On peut le comparer avec une pointeuse ;
• un moyen d’enregistrement : un moyen qui permet d’introduire les données dans l’appareil d’enregistrement, comme un badge.

2. Via une autre méthode d'enregistrement automatique (avec des garanties équivalentes à celles du système d'enregistrement ci-dessus). Les garanties que doit offrir cette méthode d’enregistrement, de même que les propriétés, les moyens d’enregistrement et les spécifications techniques doivent encore être déterminés par arrêté royal.

4. Mise à disposition du système d'enregistrement

Le donneur d’ordre devra mettre l’appareil d’enregistrement à la disposition des sous-traitants à qui il fait appel. En principe, le sous-traitant utilisera l’appareil fourni par l’entrepreneur. Toutefois, l’entrepreneur et le sous-traitant auront la possibilité de préciser dans leur contrat qu’une autre méthode d’enregistrement sera appliquée.

Tout entrepreneur aura donc une double obligation :

• D’une part, il devra utiliser l’appareil d’enregistrement pour enregistrer ses travailleurs ou les indépendants auxquels il fait appel.
• D’autre part, il devra mettre cet appareil d’enregistrement à la disposition de tout entrepreneur sous-traitant auquel il fait lui-même appel. Si une autre méthode d’enregistrement (convenue dans le contrat avec le donneur d’ordre) est utilisée, les règles relatives à ce système alternatif d’enregistrement devront être respectées.

Tout sous-traitant devra à son tour utiliser l’appareil d’enregistrement qu’il a reçu de l’entrepreneur et le mettre à la disposition des sous-traitants auxquels il fait appel. Les entrepreneurs et sous-traitants qui feront appel à des indépendants devront s’assurer que ces personnes soient en possession d’un moyen d’enregistrement compatible avec l’appareil d’enregistrement présent sur le lieu de travail. S’ils n’en ont pas, ils devront leur en fournir un ou convenir contractuellement que l’enregistrement se fera via un autre système d’enregistrement automatique.

L’employeur devra remettre à ses travailleurs les badges ou d’autres moyens d’enregistrement compatibles avec le système d’enregistrement utilisé sur le lieu de travail.

Dans le cas de travailleurs intérimaires, l’utilisateur devra respecter ces obligations.

5. Déclaration de travaux

À partir du 1er janvier 2024, le montant seuil pour « la Déclaration des travaux » dans le secteur du nettoyage a été supprimé.

Les lieux de travail soumis à l'obligation d'enregistrement des présences via le Check In and Out at Work doivent être déclarés dans la "Déclaration de travaux". Une période de transition est prévue jusqu’au 31 mars 2024 pour remplir les déclarations actives au 1er janvier 2024 et qui le resteront jusqu'au 31 mars 2024 ou plus tard.

 

 

Pour plus d'informations, voir le chapitre 60 de la documentation sectorielle.