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Frais de séjour professionnel exposés à l'étranger : nouveaux montants au 1er avril 2013

07.05.2013

Votre responsable de la production part à Londres demain, avec pour mission la présentation et la promotion de votre tout nouveau produit pendant une semaine à une foire professionnelle. Etant donné que l'intéressé aura pas mal de frais à exposer pour assurer les frais de la vie courante, vous souhaitez l'indemniser.

Vous pouvez bien sûr lui rembourser ses frais réels sur production de documents probants mais vous pouvez aussi souhaiter l'indemniser par l'octroi d'une intervention forfaitaire. Se pose alors la question de l'importance de cette intervention forfaitaire pour éviter que le fisc et l'O.N.S.S. ne la considèrent comme une rémunération.

Les forfaits fiscaux

Le Service public fédéral des Affaires étrangères a établi une liste de forfaits journaliers "justifiés par les conditions de vie propres au pays" (arrêté ministériel du 16 avril 2013, Moniteur Belge du 6 mai 2013). C'est sur la base de cette liste que le SPF octroie à ses fonctionnaires une indemnité forfaitaire pour leurs voyages d'affaires. Ladite liste reprend un montant journalier pour la presque totalité des pays du monde.

La liste établit une première distinction entre les agents en poste et le personnel de l'administration centrale. Seule cette dernière catégorie est déterminante pour l'indemnité forfaitaire en cas de voyage d'affaires à l'étranger.

La liste établit une seconde distinction entre le niveau de prix dans la capitale ou dans d'autres villes importantes et dans le reste du pays (remarque : depuis le 1er avril 2009, aucune différence n'est faite entre la capitale, les autres villes importantes et le reste du pays). Si le travailleur traverse plusieurs villes, la ville où il passe la nuit détermine le tarif de la prochaine journée.

Il est établi une distinction entre:

  • les indemnités de logement (= indemnité pour le logement ou la nuitée): 1ère colonne
  • les indemnités forfaitaires journalières (= indemnité pour les repas, etc., hors nuitée): 2ème colonne;

Les indemnités journalières sont supposées couvrir les dépenses exposées à l'occasion d'une mission à l'étranger pour les repas et petites dépenses, telles que les transports locaux, les friandises, etc. Les montants des indemnités forfaitaires journalières sont libellés en devises étrangères et sont convertis en EUR au taux moyen du mois qui précède le départ.

Les frais d'hôtel et autres frais de voyage ne sont pas compris dans ce montant. Ces frais ne sont, en l'occurrence, pas remboursés sur base forfaitaire, mais bien sur la base de pièces justificatives. Les indemnités maximales de logement sont uniquement données à titre indicatif et sont réservées à un usage interne au sein du SPF Affaires étrangères.

Les forfaits sont liés à l'indice des prix et ils sont publiés au Moniteur belge. Ainsi, le fonctionnaire du SPF des Affaires étrangères qui doit se rendre à Londres pour affaires se verra octroyer une indemnité forfaitaire journalière de 101 EUR par jour (frais de déplacement et de logement non inclus).

Le secteur privé ne dispose pas d'une liste semblable. Etant donné que les forfaits accordés par le SPF des Affaires étrangères (l'administration principale) sont assez élevés, la tentation était grande d'accorder les mêmes forfaits dans le secteur privé. C'est ainsi que cette matière a fait l'objet d'une question parlementaire posée au Ministre des  Finances quant à l'applicabilité de cette liste aux travailleurs du secteur privé. Dans sa réponse, le Ministre a confirmé que ces forfaits seront considérés comme des remboursements non imposables de dépenses propres à l'employeur.

Vous pouvez donc octroyer cette indemnité à vos collaborateurs appelés à séjourner pendant une courte durée à l'étranger. Cette indemnité sert à couvrir l'ensemble des frais que l'intéressé doit exposer sur place pour assurer les frais de la vie courante (frais de déplacement et de logement non inclus).

Le SPF Sécurité Sociale

Le Service public fédéral de Sécurité Sociale a adopté entretemps la même politique.

Les frais autres que les frais de déplacements et de logement exposés par le travailleur séjournant un ou plusieurs jours à l'étranger peuvent être remboursés au taux de ces forfaits sans courir le risque de voir qualifier ces indemnités de rémunération par le SPF Sécurité Sociale.

Conclusion

Dans l'exemple ci-dessus, le travailleur peut donc être indemnisé sur une base forfaitaire des frais qu'il a exposés pendant la journée. Les frais qu'il aura exposés pour ses déplacements et le logement ne seront remboursés que sur une base réelle, c'est-à-dire sur production de documents probants.

A noter toutefois que l'indemnité octroyée à votre travailleur pour le récompenser de bien vouloir partir à l'étranger sera qualifiée de "rémunération ". En effet, toute somme, quelle qu'en soit l'importance, octroyée en contrepartie de prestations travail doit être qualifiée de rémunération et de ce fait être assujettie aux cotisations de sécurité sociale et au précompte professionnel.


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