Uw productieverantwoordelijke vertrekt morgen naar Londen. Op een vakbeurs aldaar zal hij gedurende een week uw nieuwste product voorstellen en promoten. Aangezien de betrokkene gedurende die week heel wat kosten dient te maken voor zijn levensonderhoud, wenst u hem daarvoor te vergoeden.
Uiteraard kan u de werkelijk gemaakte kosten terugbetalen na voorlegging van de bewijsstukken door uw werknemer. Maar, u kan hem eveneens op forfaitaire basis vergoeden. De vraag stelt zich dan wel welk forfaitair bedrag u hem kan toekennen zonder dat dit wordt aanzien als loon door de RSZ en de fiscus ?
Fiscale forfaits
De FOD Buitenlandse Zaken heeft in dit kader een lijst met dagbedragen "gerechtvaardigd door omstandigheden eigen aan het land" uitgewerkt (Ministerieel Besluit van 16 april 2013 in het Belgisch Staatsblad van 6 mei 2013. Op basis van deze lijst vergoedt de FOD op forfaitaire basis zijn eigen ambtenaren tijdens hun dienstreizen. Deze lijst voorziet voor zowat elk land ter wereld een dagbedrag.
De lijst maakt een eerst onderscheid tussen "agenten op post" (in het buitenland gestationeerd personeel) en "Personeel Hoofdbestuur". Alleen deze laatste categorie is relevant voor de forfaitaire kostenvergoeding voor een buitenlandse dienstreis.
De lijst maakt ook een onderscheid tussen het prijsniveau in de hoofdstad, in de andere belangrijke steden en in de rest van ieder land (vanaf 1 april 2009 wordt er geen onderscheid meer gemaakt tussen de hoofdstad, andere belangrijke steden en de rest van het land). Als er meerdere van toepassing zijn, bepaalt de stad van overnachting het tarief voor de volgende dag.
De dagvergoedingen dekken de uitgaven die tijdens een dienstreis in het buitenland worden gemaakt voor drank, lokaal vervoer en andere kleine uitgaven. Hotel- en andere reiskosten (uitgezonderd het vervoer ter plaatse) zijn hier niet inbegrepen. Daarvoor zijn bewijsstukken nodig en gelden er geen forfaits. De maximumrichtprijzen voor hotels die in de "landentabel" zijn opgenomen, gelden dan ook alleen voor intern gebruik bij de FOD Buitenlandse Zaken.
De tarieven in de "landenlijst" zijn uitgedrukt in lokale munt (of dollar), de omrekening in euro is slechts indicatief. Alleen de bedragen in lokale munt zijn dus de officiële. De omrekening naar euro moet gebeuren tegen de gemiddelde koers van de maand die het vertrek voorafgaat.
Deze bedragen worden regelmatig geïndexeerd en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Zo bijvoorbeeld zal een ambtenaar van het Ministerie van Buitenlandse Zaken aanspraak kunnen maken op 101 EUR per dag als "dagelijkse forfaitaire vergoeding" als hij naar Londen moet voor een dienstreis (verplaatsings- en huisvestigingskosten niet inbegrepen).
In de privésector bestond geen dergelijke lijst. Aangezien de forfaits van het (hoofdbestuur van het) Ministerie van Buitenlandse Zaken behoorlijk hoog zijn, was de verleiding groot om eveneens deze bedragen toe te kennen in de privésector. Er werd dan ook een parlementaire vraag gesteld aan de Minister van Financiën omtrent de toepasselijkheid ervan op de werknemers van de privésector. De Minister bevestigde dat deze bedragen in aanmerking mogen worden genomen als niet-belastbare terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. Aldus kan u probleemloos deze vergoeding toekennen aan uw werknemers die voor een opdracht van korte duur in het buitenland verblijven. Die vergoeding dekt dan alle kosten die de betrokkene ter plaatse voor zijn levensonderhoud maakt (exclusief verplaatsings -en huisvestigingskosten).
RSZ
De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid aanvaardt eveneens bovenstaand principe.
De niet-verplaatsings- en huisvestigingskosten van een werknemer die één of meerdere dagen in het buitenland verblijft, mogen op basis van bovenvermelde forfaits worden vergoed, zonder risico op herkwalificatie ervan als loon door de RSZ.
Conclusie
U kan uw werknemer uit ons bovenstaand voorbeeld op een forfaitaire basis vergoeden voor de kosten die de betrokkene overdag maakt. De kosten die hij maakt voor de verplaatsing en voor zijn overnachtingen kunnen evenwel slechts worden vergoed overeenkomstig de werkelijk gemaakte kosten (dus mits voorlegging van bewijsstukken).
Volledigheidshalve merken wij op dat indien u een vergoeding geeft om uw werknemer te belonen voor zijn bereidheid om naar het buitenland te vertrekken, deze vergoeding zal worden aanzien als "loon". Immers om het even welk bedrag u toekent als tegenprestatie van arbeid wordt gekwalificeerd als loon. Dergelijke vergoedingen zijn dan ook onderworpen aan sociale bijdragen en bedrijfsvoorheffing.