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Elections sociales 2016 : bientôt la première réunion du C.E./C.P.P.T.

13.06.2016

Les élections sociales sont derrière vous. Entre le 9 et 22 mai 2016, les représentants C.E. et/ou C.P.P.T. ont, en effet, été élus au sein de votre entreprise. Concrètement, comment se passe la mise en place de ces organes ?

1.  Convocation à la première réunion

Quand convoquer ?

La réunion d’installation se tient :

  • lorsqu'aucun recours n'est introduit pour annuler les élections ou pour annuler la désignation d'un délégué représentant l'employeur ou encore pour rectifier les résultats des élections : au plus tard dans les 30 jours qui suivent l'expiration du délai de recours (Y+15); soit au plus tard le jour Y + 45, se situant entre le 23 juin et le 6 juillet 2016 ;
  • en cas de recours : dans les 30 jours qui suivent la décision judiciaire définitive validant les élections ; soit le jour Y + 84 (se situant entre le 1er  et le 14 août 2016) s’il n’y a pas eu d’appel ; soit le jour Y + 159 s’il y a eu un appel.

Cette règle générale n'est, toutefois, d'application qu'à défaut de dispositions particulières du règlement d'ordre intérieur prévoyant un délai plus court.

Lorsqu'un recours a été introduit pour annuler les élections ou pour annuler la désignation d'un délégué représentant l'employeur, l'ancien Conseil d’entreprise (C.E.) ou l’ancien Comité pour  la prévention et protection au travail (C.P.P.T.) continue à exercer ses missions jusqu'à ce que la composition du nouveau C.E. ou du nouveau C.P.P.T. soit devenue définitive.

Qui convoque ?

Il revient au président du C.E. et/ou C.P.P.T. de convoquer cette première réunion, à la date, à l’heure et au lieu déterminé par celui-ci.  Les réunions ultérieures se tiendront au moins une fois par mois.

Si un des ces organes est constitué pour la première fois, la réunion d’installation est alors convoquée par le chef d’entreprise; le président n’étant, en effet, pas encore désigné.

Qui convoquer ?

Les représentants effectifs des travailleurs et de l’employeur (désignés par lui parmi le personnel de direction) sont invités à cette réunion.

Il est de bon ton d’inviter, à cette première réunion, les représentants suppléants des travailleurs.  Veillez toutefois à attirer l’attention des représentants du personnel sur le caractère exceptionnel de cette invitation.

Ordre du jour ?

L’ordre du jour de cette première réunion contiendra les points suivants : présentation des nouveaux membres, désignation du président, désignation du secrétaire et approbation du règlement d’ordre intérieur.

 

Tant que cette réunion d’installation n’est pas tenue, toute réunion qui aurait été programmée avec l’ancien C.E. et/ou C.P.P.T. entre le jour du vote (Y) et le jour de la réunion d’installation (Y+45 au plus tard, hors recours) se tiendra avec les membres de l’ancien C.E. et/ou C.P.P.T..

 

2.  Déroulement de la première réunion

Lors de cette première réunion, il sera question de la présentation des représentants, de la répartition des rôles et de l'approbation du règlement d'ordre intérieur.

Présentation

La réunion d’installation sert principalement à la présentation des représentants des travailleurs et de l’employeur.

Désignations

Le secrétaire du C.E. est un membre de la délégation des travailleurs.  Il est désigné par celle-ci.

A défaut d'accord concernant la désignation du secrétaire du C.E. et à défaut de dispositions particulières dans le règlement d'ordre intérieur, le secrétaire est désigné par l'organisation représentative des travailleurs ou par l'organisation représentative des cadres dont la liste a obtenu le plus grand nombre de voix.

Lorsque plusieurs règlements d'ordre intérieur sont applicables, il y a lieu de n'appliquer que celui établi par l'organe paritaire dont relève le plus grand nombre de travailleurs faisant partie de l'entreprise.

Il est souhaitable de choisir également un secrétaire suppléant.  Notez également qu’en aucun cas, le secrétaire et son suppléant ne pourront être recrutés au sein de la délégation de l'employeur.

Le secrétariat du C.P.P.T. est assuré par le Service interne de prévention et de protection au travail.

Lorsqu'un employeur a plusieurs unités techniques d'exploitation pour lesquelles un comité doit être créé, le secrétariat du comité est assuré par la section du Service interne, qui est instaurée auprès de l'unité technique d'exploitation pour laquelle le comité concerné a été institué

R.O.I.

C’est à l’occasion de la première réunion que le règlement d’ordre intérieur (R.O.I.) est établi ou adapté. L’essentiel des modalités de fonctionnement du C.E. et/ou C.P.P.T. sont fixées dans ce R.O.I..

 

Vous pouvez profiter de la réunion d’installation pour communiquer l’information de base, rapport écrit reprenant les informations économiques et financières.  Dans les deux mois qui suivent le jour de l'élection, le président du C.E. doit, en effet, communiquer par écrit l'information de base. Cette information doit être ensuite commentée et discutée au cours d'une réunion spéciale du C.E. tenue en dehors du calendrier normal (mensuel) des réunions. Cette réunion spéciale, d’une durée d’au moins 8 heures, doit avoir lieu 15 jours minimum et 2 mois maximum après la communication de l'information de base.

 

3.  Focus sur le R.O.I.

Pour fonctionner valablement, les organes de concertation doivent disposer d'un règlement d'ordre intérieur (R.O.I.). Ce règlement est établi par le C.E. et/ou C.P.P.T..

Certaines commissions paritaires ont élaboré un R.O.I. type qui s’applique aux entreprises relevant de leur secteur.

Le C.E. et/ou C.P.P.T. doit, le cas échéant, se baser sur ce modèle type. Il peut éventuellement modifier et compléter ce R.O.I. type par des stipulations mieux adaptées aux besoins de l'entreprise.

Le R.O.I. type reste en vigueur jusqu'au moment où un accord est intervenu au sein du C.E. et/ou C.P.P.T. sur les modifications proposées.

Dans le cas où la commission paritaire dont relève votre entreprise n'a pas établi de R.O.I., il revient au C.E. et/ou C.P.P.T. d'élaborer ce règlement afin de pouvoir fonctionner valablement.

Si un C.E. et/ou C.P.P.T. existait déjà, le R.O.I. peut évidemment être repris mais il doit à nouveau être approuvé par le nouvel organe. Ce nouveau départ constitue donc le moment idéal pour y apporter d'éventuelles modifications.

Certains points doivent obligatoirement être précisés dans le R.O.I. :

Pour le C.E. :

  • le délai d'inscription d'une question à l'ordre du jour par un membre,
  • le délai de convocation aux réunions et le contenu de cette convocation,
  • le rôle du président et les modalités de son remplacement,
  • le rôle du secrétaire et les modalités de son choix et de son remplacement,
  • les règles à observer quant au déroulement des réunions,
  • les modalités de rédaction et d'approbation des procès-verbaux des réunions ainsi que de leur communication aux membres du conseil,
  • le mode de communication au personnel des activités du conseil,
  • le mode de conservation des archives du conseil et les modalités de consultation de ces archives par les membres du conseil,
  • la procédure de modification du règlement d'ordre intérieur.

Pour le C.P.P.T. :

  • les nom et prénom du président et des délégués effectifs et suppléants,
  • les modalités concernant la tâche du président et celles de son remplacement,
  • le mode d'inscription d'un point à l'ordre du jour, le mode de convocation des membres,
  • les modalités concernant le lieu et le moment des réunions,
  • les modalités concernant les réunions préparatoires et supplémentaires,
  • le déroulement des réunions, le quorum de présence exigé,
  • le mode de constatation qu'un accord a été obtenu,
  • le mode de convocation des experts,
  • le mode de consultation des rapports et avis que l'employeur tient à la disposition du comité,
  • le mode et délai de conservation des archives,
  • le mode d'information du personnel sur les décisions du comité,
  • les modalités concernant la désignation des délégations restreintes,
  • la procédure de modification du règlement ...

 

Outre ces points obligatoires, il est conseillé de convenir également de la manière dont les décisions sont prises au sein du C.E. et/ou C.P.P.T. pour éviter des discussions ultérieures. Veillez à évitez que les décisions soient prises à l’unanimité ; un seul représentant pourrait bloquer la prise de décision.  Optez de préférence pour le vote à la majorité simple ou des 2/3.

 

Vous pourrez gagner du temps et raccourcir les débats à ce sujet, en préparant un projet de R.O.I avant la réunion d’installation.

Le Group S peut mettre à votre disposition un modèle de R.O.I. et vous accompagner dans le cadre de la négociation de celui-ci. Pour toutes questions relatives aux conditions de cet accompagnement, nous vous remercions de contacter Monsieur Thierry Nollet, thierry.nollet@groups.be.

Nathalie MEERT - Legal Consultant


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