De sociale verkiezingen zijn voorbij. Tussen 9 en 22 mei 2016 werden de afgevaardigden voor de OR en/of het CPBW in uw onderneming verkozen. Hoe verloopt de installatie van deze organen?
1. Oproeping tot de eerste vergadering
Hoe oproepen ?
De installatievergadering wordt gehouden:
- wanneer geen beroep werd ingesteld tot nietigverklaring van de sociale verkiezingen, tot nietigverklaring van de aanwijzing van een afgevaardigde die de werkgever vertegenwoordigt of tot verbetering van de verkiezingsuitslag: uiterlijk binnen 30 dagen na het verstrijken van de beroepstermijn (Y+15), namelijk op dag Y + 45, gelegen tussen 23 juni en 6 juli 2016;
- in geval van beroep: binnen 30 dagen na de definitieve gerechtelijke beslissing tot geldigverklaring van de verkiezingen, namelijk op dag Y + 84 (gelegen tussen 1 en 14 augustus 2016) als geen hoger beroep werd ingesteld, hetzij op dag Y + 159 in geval van hoger beroep.
Deze algemene regel is echter enkel van toepassing als het huishoudelijk reglement geen bijzondere bepalingen bevat die een kortere termijn voorzien.
Wanneer een beroep werd ingesteld tot nietigverklaring van de sociale verkiezingen of tot nietigverklaring van de aanwijzing van een afgevaardigde die de werkgever vertegenwoordigt, blijft de oude OR of het oude CPBW zijn opdrachten uitvoeren totdat de samenstelling van de nieuwe OR of het nieuwe CPBW definitief is.
Wie doet de oproeping ?
De voorzitter van de OR en/of het CPBW roept deze eerste vergadering samen op de datum, het uur en de plaats die door hem worden bepaald. De volgende vergaderingen hebben minstens eenmaal per maand plaats.
Als een van deze organen voor de eerste maal is opgericht, wordt de installatievergadering samengeroepen door het ondernemingshoofd aangezien de voorzitter nog niet is aangeduid.
Wie oproepen ?
De gewone afgevaardigden van de werknemers en de werkgever (door hem aangeduid onder het leidinggevend personeel) worden op deze vergadering uitgenodigd.
Het staat goed om de plaatsvervangende werknemersafgevaardigden op deze eerste vergadering uit te nodigen. Gelieve de aandacht van de personeelsafgevaardigden echter te vestigen op de uitzonderlijke aard van deze uitnodiging.
Agenda ?
De agenda van deze eerste vergadering moet de volgende punten bevatten: voorstelling van de nieuwe leden, aanduiding van de secretaris en goedkeuring van het huishoudelijk reglement.
Zolang deze installatievergadering niet gehouden is, wordt elke vergadering die met de oude OR en/of het oude CPBW gepland werd tussen de dag van de stemming (Y) en de dag van de installatievergadering (uiterlijk op dag Y+45, buiten beroep) gehouden met de leden van de oude OR en/of het oude CPBW.
2. Verloop van de eerste vergadering
Tijdens deze eerste vergadering komen de voorstelling van de afgevaardigden, de taakverdeling en de goedkeuring van het huishoudelijk reglement aan bod.
Voorstelling
De installatievergadering dient hoofdzakelijk om de werknemers- en werkgeversafgevaardigden voor te stellen.
Aanduidingen
De secretaris van de OR is een lid van de werknemersafvaardiging. Hij wordt aangeduid door die werknemersafvaardiging.
Als er geen akkoord is over de aanduiding van de secretaris van de OR en er geen bijzondere bepalingen in het huishoudelijk reglement staan, wordt de secretaris aangeduid door de representatieve werknemersorganisatie of door de representatieve organisatie van kaderleden waarvan de lijst het grootste aantal stemmen behaalde.
Wanneer verschillende huishoudelijke reglementen van toepassing zijn, moet men enkel het reglement toepassen dat werd opgesteld door het paritaire orgaan waaronder het grootste aantal werknemers van de onderneming valt.
Het is wenselijk ook een plaatsvervangend secretaris te kiezen. De secretaris en zijn plaatsvervanger mogen in geen geval deel uitmaken van de werkgeversafvaardiging.
Het secretariaat van het CPBW wordt verzorgd door de Interne dienst voor preventie en bescherming op het werk.
Wanneer een werkgever meerdere technische bedrijfseenheden heeft waarvoor een comité moet worden opgericht, wordt het secretariaat van het comité waargenomen door de sectie van de Interne dienst die is ingesteld in de technische bedrijfseenheid waarvoor het betrokken comité werd opgericht.
Huishoudelijk reglement
Tijdens de eerste vergadering wordt het huishoudelijk reglement opgesteld of aangepast. De essentiële regels voor de werking van de OR en/of het CPBW worden in het huishoudelijk reglement vastgelegd.
U kunt van de installatievergadering gebruik maken om de basisinformatie, een schriftelijk verslag met de economische en financiële informatie, mee te delen. Binnen twee maanden na de verkiezingsdag moet de voorzitter van de OR de basisinformatie namelijk schriftelijk meedelen. Deze informatie moet vervolgens uitgelegd en besproken tijdens een bijzondere vergadering van de OR die buiten de normale (maandelijkse) kalender wordt gehouden. Deze bijzondere vergadering die minstens 8 uren duurt, moet minimum 15 dagen en maximum 2 maanden na de mededeling van de basisinformatie plaatshebben.
3. Focus op het huishoudelijk reglement
Voor een geldige werking moeten de overlegorganen over een huishoudelijk reglement beschikken. Dit reglement wordt opgesteld door de OR en/of het CPBW.
Sommige paritaire comités hebben een modelreglement uitgewerkt dat op de ondernemingen van hun sector van toepassing is.
De OR en/of het CPBW moeten zich in voorkomend geval baseren op dit model. Ze kunnen dit modelreglement eventueel wijzigen of aanvullen met bepalingen die beter aangepast zijn aan de behoeften van de onderneming.
Het modelreglement blijft van kracht totdat in de OR en/of het CPBW een akkoord is bereikt over de voorgestelde wijzigingen.
Als het paritair comité waaronder uw onderneming ressorteert geen modelreglement heeft opgesteld, moet de OR en/of het CPBW voor een geldige werking dit reglement opstellen.
Als er al een OR en/of een CPBW bestond, kan het huishoudelijk reglement uiteraard worden overgenomen, maar het moet opnieuw worden goedgekeurd door het nieuwe orgaan. Deze nieuwe start is dan ook het ideale ogenblik om eventuele wijzigingen aan te brengen.
Bepaalde punten moet verplicht worden vermeld in het huishoudelijk reglement:
Voor de OR:
- de termijn voor de inschrijving van een punt op de agenda door een lid,
- de termijn voor de oproeping tot de vergaderingen en de inhoud van deze oproeping,
- de taak van de voorzitter en de nadere regels voor zijn vervanging,
- de taak van de secretaris en de nadere regels voor zijn verkiezing en vervanging,
- de na te leven regels in verband met het verloop van de vergaderingen,
- de nadere regels voor de opstelling en goedkeuring van de processen-verbaal van de vergaderingen en van de mededeling ervan aan de leden van de raad,
- de wijze waarop de activiteiten van de raad aan het personeel worden meegedeeld,
- de wijze van bewaring van het archief van de raad en de nadere regels van inzage van dit archief door de leden van de raad,
- de procedure tot wijziging van het huishoudelijk reglement.
Voor het CPBW:
- de naam en voornaam van de voorzitter en van de gewone en plaatsvervangende afgevaardigden,
- de nadere regels betreffende de taak van de voorzitter en zijn vervanging,
- de wijze waarop een punt kan worden ingeschreven op de agenda,
- de wijze waarop de leden worden opgeroepen voor de vergadering,
- de nadere regels betreffende de plaats en het tijdstip van de vergaderingen,
- de nadere regels betreffende de voorbereidende en bijkomende vergaderingen,
- het verloop van de vergaderingen,
- het vereiste aanwezigheidsquorum,
- de wijze waarop wordt vastgesteld dat er een akkoord is,
- de wijze waarop deskundigen worden uitgenodigd,
- de wijze waarop inzage wordt verleend in de verslagen en adviezen die de werkgever ter beschikking van het comité houdt,
- de wijze en termijn van bewaring van het archief,
- de wijze waarop het personeel wordt geïnformeerd over de beslissingen van het comité,
- de nadere regels betreffende de aanduiding van beperkte afvaardigingen,
- de procedure tot wijziging van het reglement ...
Naast deze verplichte punten is het aangeraden om ook overeen te komen op welke wijze de beslissingen worden genomen in de OR en/of het CPBW zodat latere discussies worden vermeden. Let er op te vermijden dat de beslissingen unaniem worden genomen; één afgevaardigde kan de beslissing blokkeren. Kies bij voorkeur voor stemming bij eenvoudige of 2/3 meerderheid.
U kunt tijd winnen en de debatten ter zake inkorten door een ontwerp van huishoudelijk reglement voor te bereiden vóór de installatievergadering.
Group S kan een model van huishoudelijk reglement tot uw beschikking stellen en u begeleiden in de onderhandeling ervan. Voor vragen betreffende de voorwaarden van deze begeleiding kunt u contact opnemen met Meneer Thierry Nollet, thierry.nollet@groups.be.