Frais de séjour professionnel exposés à l'étranger : le fisc clarifie certains points

Les indemnités qu’un employeur alloue à un travailleur pour un voyage de service à l’étranger peuvent, sous certaines conditions et dans certaines limites, être considérées comme un remboursement de frais propres à l’employeur. Depuis le 15 février dernier, des nouveaux montants sont applicables. Le fisc vient de publier une circulaire clarifiant certains points.

Les travailleurs qui partent en mission de service à l'étranger pour le compte de leur employeur sont souvent confrontés à des frais accessoires liés à ces missions et qui, en principe, devraient être à charge de leur employeur. Lorsqu'une entreprise octroie à ses travailleurs des indemnités de séjour forfaitaires journalières dans le cadre de telles missions à l'étranger, ces indemnités peuvent, sous certaines conditions et dans des limites déterminées, être considérées comme un remboursement de frais propres à l'employeur.

1. Quels sont les montants limites ?

Le fisc et l’O.N.S.S. acceptent que l’employeur se base sur les indemnités forfaitaires journalières réparties par pays que le SPF Affaires étrangères octroie à ses propres fonctionnaires.

La liste des pays et des montants correspondants a l'objet d’un arrêté ministériel publié et valable depuis le 15 février 2023.

Une distinction est effectuée entre les voyages de service à l’étranger de plus de 30 jours calendrier et ceux de 30 jours calendriers et moins.

Pour plus de détails, nous vous renvoyons à notre article du 7 mars 2023.

2. Quels sont les frais couverts par ces montants ?

L'indemnité forfaitaire journalière couvre les frais suivants :

• les frais de repas du midi et du soir ;
• les frais de boissons et de collations ;
• les frais de transports sur place ;
• les frais de communications téléphoniques ;
• les frais relatifs aux autres menues dépenses (par exemple les pourboires).

Contrairement à ce qui était d’application dans le passé, les frais de petit-déjeuner ne sont plus censés être compris dans l’indemnité forfaitaire journalière. Ils sont à présent inclus dans les frais de logement.

Sont exclus de l'indemnité forfaitaire journalière :

• les frais de logement ;
• les frais de déplacement pour rejoindre le lieu de destination, et retour.

Les frais de logement et les frais de déplacements (sauf le transport sur place) ne sont donc, en l’occurrence, pas remboursés sur une base forfaitaire, mais bien sur la base de pièces justificatives.

3. Ces montants doivent-ils être réduits dans certaines circonstances ?

Lorsque les frais de logement sont remboursés ou pris en charge par l’employeur et qu’ils comprennent également certains repas, les indemnités de séjour forfaitaires doivent être, sur base journalière, et selon le cas, diminuées de :

• 35% de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière, pour le repas de midi ;
• 45% de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière, pour le repas du soir ;
• 20% de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière, pour les menues dépenses.

Vu que les frais de petit-déjeuner ne sont plus censés être compris dans l’indemnité de séjour forfaitaire journalière, il ne faut appliquer aucun pourcentage de réduction lorsque les frais de petit-déjeuner sont inclus dans les frais de logement qui sont remboursés ou pris en charge par l’employeur ou la société.

La réduction de 15% de l’indemnité forfaitaire journalière pour le petit-déjeuner n’est donc plus d’application depuis le 15 février 2023.

Suite à cette modification de la nature de l’indemnité forfaitaire journalière, le pourcentage de réduction pour les menues dépenses s’élève à 20% au lieu de 5% comme auparavant.

Remarque : l’O.N.S.S. n’a pas encore adapté ses instructions suite à cette circulaire et ne prévoit donc pas (encore) la réduction de 20% pour les menues dépenses.

4. Quelques exemples ?

La nouvelle circulaire fiscale nous en donne deux.

4.1. Voyage de maximum 30 jours

Un travailleur effectue pour le compte de son employeur un voyage de service au Canada avec séjour à Ottawa. Il part le lundi 18 septembre 2023 de Bruxelles (son lieu fixe de travail) et revient le samedi 23 septembre 2023. Le petit-déjeuner et le repas du soir sont inclus dans les frais de logement qui sont pris en charge par l’employeur.

L’indemnité attribuée a été calculée comme suit :

• jour de départ : 18 septembre 2023 : 102 euros x ½ = 51 euros¹ ;
• du 19 septembre 2023 au 22 septembre 2023 : (102 – 45 %)/jour x 4 jours = 224,40 euros² ;
• jour de retour : 23 septembre 2023 : 102 euros x ½ = 51 euros¹ ;
• total : 326,40 euros.

¹ L’indemnité journalière pour les jours de départ et de retour est considérée comme une dépense propre à concurrence de la moitié.

² L’indemnité forfaitaire journalière de 102 euros doit être réduite de 45 %, étant donné que les frais pour le repas du soir sont censés être inclus dans ce montant de 102 euros. Il ne doit y avoir aucune réduction pour les frais de petit-déjeuner vu que ces frais ne sont pas considérés comme inclus dans le montant de 102 euros.

4.2. Voyage de plus de 30 jours

Un travailleur est envoyé par son employeur en Espagne et au Portugal pour la réalisation d’une étude de marché. Il part de Bruxelles (son lieu fixe de travail) pour l’Espagne avec séjour à Madrid du 1er juin 2023 au 21 juin 2023. Le petit déjeuner et le repas du soir sont compris dans les frais de logement qui sont pris en charge par l’employeur.

Le 21 juin 2023, il part pour le Portugal où il séjourne à Lisbonne du 21 juin 2023 au 8 juillet 2023. Le petit déjeuner est inclus dans les frais de logement. Le 9 juillet 2023, il est de retour en Belgique.

L’indemnité attribuée a été calculée comme suit :

• jour de départ : 1er juin 2023 : 47 euros x ½ =  23,50 euros¹ ;
• du 2 juin 2023 au 21 juin 2023 : (47 – 45 %)/jour x 20 jours = 517 euros² ;
• du 22 juin 2023 au 8 juillet 2023 : 43 euros/jour x 17 jours = 731 euros ;
• jour de retour : 9 juillet 2023 : 43 euros x ½ = 21,50 euros¹ ;
• total : 1.293 euros.

¹ L’indemnité journalière pour les jours de départ et de retour est considérée comme une dépense propre à concurrence de la moitié.

² L’indemnité forfaitaire journalière de 47 euros doit être réduite de 45 %, étant donné que les frais pour le repas du soir sont censés être inclus dans ce montant de 47 euros. Il ne doit y avoir aucune réduction pour les frais de petit-déjeuner vu qu’ils ne sont pas censés être compris dans le montant de 47 euros.

Pour la détermination de l’indemnité de séjour forfaitaire journalière applicable dans le cas d’une mission à l’étranger impliquant plusieurs pays, l’indemnité de séjour forfaitaire journalière du lieu où s’est déroulée la dernière nuitée sera celle à appliquer pour les prochaines 24 heures.

Source : Circulaire 2023/C/61 du 19 juin 2023 concernant les indemnités de séjour forfaitaires pour les voyages de service à l’étranger et pour les séjours professionnels à l’étranger de plus de 30 jours.