Pour se rendre de leur domicile à leur lieu de travail, la plupart des travailleurs occasionnent des frais de déplacement auxquels l’employeur doit bien souvent participer. Pour savoir s’il est tenu d’intervenir dans ces frais, l’employeur doit avoir à sa connaissance les deux éléments suivants :
- quel moyen de transport le travailleur utilise,
- le nombre de kilomètres parcourus par le travailleur.
Ces informations, qu’il est recommandé de tenir à jour pour chaque travailleur, peuvent paraître anodines ; elles éviteront néanmoins à l’employeur qui « pèche par ignorance » de devoir procéder à des régularisations parfois fort compliquées.
Si le travailleur utilise les transports en commun (train, tram, bus, métro) ou le vélo, l’employeur est obligé d’intervenir dans les frais de déplacement. Par contre, l’obligation tombe si le travailleur utilise sa propre voiture et que rien n’est prévu à ce sujet dans une CCT au niveau sectoriel.
Pour vous assurer des dispositions d’application dans votre secteur en la matière, consultez notre documentation sectorielle, en particulier le chapitre 12.
Sur base des différents types de transport utilisés par les travailleurs, nous avons dressé un récapitulatif de l’intervention de l’employeur dans les frais de transport.
1. Quelle est l’intervention minimale de l'employeur dans les frais de transport ?
1.1. Transport par chemin de fer
Lorsque le travailleur se déplace en train pour se rendre de son domicile à son lieu de travail, l’employeur DOIT intervenir dans ces frais de transport et cela, quelle que soit la distance parcourue.
Cette intervention est calculée sur la base du barème avec des montants forfaitaires figurant dans la CCT n° 19/9 conclue au sein du Conseil National de Travail. Tous les deux ans, il y a des négociations sur le changement des montants. Les montants valables depuis le 1er juillet 2019 restent d'application.
Les barèmes mentionnés ci-dessus sont repris dans notre documentation sectorielle, sous le n° 300 Conseil National du Travail, rubrique Données chiffrées / Barèmes frais de déplacement. Ils s'appliquent à défaut de conventions collectives sectorielles prévoyant un avantage au moins équivalent.
Consultez notre documentation sectorielle, en particulier le chapitre 12, sur notre site pour vérifier que votre secteur ne vous oblige pas à intervenir à concurrence de pourcentages plus élevés que ceux précités.
Nouveautés en vue ?
Pour les travailleurs qui se déplacent en moyenne 2 ou 3 fois par semaine vers leur lieu de travail, la SNCB propose un nouveau type d’abonnement appelé Flex Abonnement. Il n’est cependant pas encore clair comment l’employeur devra intervenir dans le coût de ce nouvel abonnement. Des discussions sont en cours au sein du Conseil National du travail.
Les tarifs des cartes train ont augmenté de quasi 6% à partir du 1er février 2024. Un récent accord au sein du Gouvernement prévoit de limiter l’impact de cette augmentation de prix pour les travailleurs via une participation de l'Etat et des employeurs. Il est demandé aux partenaires sociaux de conclure une convention collective de travail au niveau du Conseil National du Travail visant à augmenter la participation patronale dans les déplacements domicile - lieu de travail, en ajoutant une participation fédérale à l’effort qui serait réalisé par les employeurs.
1.2. Autres moyens de transport public (bus, métro, tram)
Lorsque le travailleur se déplace en transports en commun publics autres que le train pour se rendre de son domicile à son lieu de travail, l’employeur DOIT intervenir dans ces frais de transport et cela, quelle que soit la distance parcourue.
Le montant de l’intervention est différent selon que le prix du transport est proportionnel à la distance ou que le prix est fixe quelle que soit la distance :
- Si le prix du transport est proportionnel à la distance, l'intervention de l'employeur est égale à l'intervention dans le prix de la carte de train (abonnement social) pour une distance correspondante sans excéder 75 % du prix réel du transport.
- Si le prix est fixe, l'intervention de l'employeur est forfaitaire et est plafonnée à 71,8 % du prix effectivement payé par le travailleur, sans pouvoir excéder le montant de l'intervention pour l'utilisation d'une carte de train pour une distance de 7 kilomètres.
Pensez toutefois à consulter notre documentation sectorielle, en particulier le chapitre 12, sur notre site pour être sûr que votre secteur ne prévoit pas une intervention plus avantageuse pour le travailleur.
1.3. Transports en commun publics combinés
Il se peut également que le travailleur utilise plusieurs moyens de transport en commun public. Dans ce dernier cas, il faudra se référer au titre de transport qui est délivré.
un seul titre de transport
Si le travailleur combine le train et un ou plusieurs autres moyens de transport en commun public et qu'un seul titre de transport est délivré pour couvrir la distance totale sans qu'il soit fait de subdivision par moyen de transport utilisé, l'intervention de l'employeur sera égale au barème d'intervention dans le prix de la carte de train.
plusieurs titres de transport
Dans tous les autres cas, les différents montants de l'intervention de l'employeur pour chaque moyen de transport sont additionnés pour obtenir le montant total de l'intervention de l'employeur.
1.4. Transport privé
Il n’existe pas d’intervention obligatoire dans le transport privé prévu par le Conseil National du Travail. Cependant, de nombreux employeurs sont tout de même tenus d’intervenir dans ces frais de transport privé dans la mesure où une CCT sectorielle prévoit le remboursement de ce transport.
Nous vous conseillons vivement de consulter à ce sujet notre documentation sectorielle et plus particulièrement le chapitre 12.
1.5. Transport par vélo
Depuis le 1er mai 2023, une indemnité vélo dans le cadre des déplacements domicile-lieu de travail est obligatoire pour tous les travailleurs via la convention collective de travail n° 164 qui généralise l’octroi d’une indemnité vélo dans le secteur privé (voyez notre article à ce sujet).
Cette convention collective de travail est supplétive. Elle ne s’applique donc que s’il n’y a pas encore de convention collective de travail relative à une indemnité vélo.
Dans les secteurs et les entreprises qui ont conclu une convention collective de travail prévoyant l’octroi d’une indemnité spécifique pour les déplacements domicile-lieu de travail effectués à vélo, cette convention collective de travail continue à s’appliquer au niveau des modalités d’octroi et du montant (même si celui-ci est inférieur).
Nous vous invitons à consulter le chapitre 12 de la documentation sectorielle relative à votre secteur afin de connaître vos obligations en la matière.
2. Époque et modalités de remboursement
L'intervention de l'employeur est payée chaque mois pour les travailleurs disposant d'un abonnement mensuel ou à l'occasion de la période de paiement qui est d'usage chez l'employeur pour ce qui concerne les titres de transport valables pour une autre période.
Le remboursement aura lieu sur présentation des titres de transport délivrés par les sociétés de transport.
3. Qu'en est-il du transport sur le territoire d'un autre État?
Désormais, lorsque le travailleur utilise un ou plusieurs moyens de transport en commun public sur le territoire d’un autre État membre, l’intervention de l’employeur dans le prix de ce ou ces moyens de transport pour le transport du domicile jusqu’à la frontière belge est équivalente à celle qui résulterait de l’application des modalités de calcul pour une même distance à l’intérieur des frontières belges.
4. Priorités pour la gratuité du transport domicile-lieu de travail dans le secteur privé
Depuis le 1er janvier 2005, les entreprises du secteur privé ont la possibilité d'offrir à leur personnel la gratuité du transport en commun (chemin de fer en deuxième classe, transport en correspondance organisé par la STIB).
Il y a deux conditions à remplir :
- conclure une convention de « tiers-payant » avec la SNCB (et ce au plus tard le 30 octobre de l'année N-1) ;
- prendre en charge au moins 80 % du prix de la carte de train au 1er janvier de l'année N.
Pour plus d’informations, prenez contact avec la SNCB.
5. Que risquez-vous si vous ne respectez pas ces obligations ?
Les règles qui vous obligent à rembourser les frais de déplacement occasionnés par vos travailleurs pour se rendre de leur domicile à leur lieu de travail sont prévues par des CCT qui ont force de loi parce qu’elles ont été rendues obligatoires par un arrêté royal. Par conséquent, le non-respect de ces dispositions peut entraîner des poursuites pénales (après dressement d’un procès-verbal par l’Inspection des Lois Sociales) ou le paiement d’amendes administratives assez lourdes. Dans tous les cas, le travailleur lésé peut vous réclamer une régularisation des frais de déplacement non remboursés depuis le début de son occupation.
6. Que faire pour être en règle ?
Demandez à chaque engagement de quelle façon votre nouveau travailleur se déplace pour venir travailler. Demandez-lui également de vous fournir les pièces justificatives des frais de déplacement occasionnés.
Transmettez ces informations à votre payroll advisor pour qu’il puisse appliquer correctement les règles qui existent dans votre secteur en matière de frais de déplacement.