Une convention collective de travail fixant les conditions de travail et de rémunération a été conclue le 2 février 1989 au sein de la Commission paritaire pour les employés occupés chez les notaires.  Elle a été rendue obligatoire par un arrêté royal du 8 avril 1989 et publiée au Moniteur belge du 12 mai 1989. 

Nous vous donnons, ci-après, les dispositions relatives à la classification professionnelle suivies de quelques dispositions pratiques importantes.  Pour plus de facilité, nous avons intégré dans le texte de la CCT les codes à utiliser par les affiliés du secrétariat social agréé Groupe S – Service Social asbl pour la classification professionnelle ; il s’agit des chiffres en caractères gras.

A. Extraits de la C.C.T.

CHAPITRE I – Dispositions générales

A. Champ d’application

Article 1er

La présente convention collective de travail a pour but ‑ en complément aux lois et aux arrêtés en vigueur ‑ de déterminer les principes généraux et les règles essentielles qui régissent en Belgique les rapports entre le notaire et le personnel qu'il emploie.

Elle s'applique à tous les notaires et à toute personne (tant masculine que féminine) engagée dans les liens d'un contrat d'emploi au service des études notariales, des sociétés de services à caractère notarial et des organisations de et pour les notaires et leur personnel, telles que la Fédération royale de Notaires de Belgique et ses services, les Chambres de notaires et les Maisons des notaires.

Dans tous les articles repris ci‑après les mots "notaire", "étude notariale", "employé" et "personnel", doivent toujours être compris tel qu'il est stipulé à l'alinéa précédent.

Article 2

En complément à la présente convention collective de travail et aux autres conventions collectives de travail conclues au sein de la commission paritaire, il est possible de conclure, dans chaque arrondissement judiciaire ou par groupe d'arrondissements ou par province, une convention complémentaire relative aux conditions de travail.

Les conditions de rémunération sont exclues de ces conventions complémentaires.

Ces conventions complémentaires ne peuvent pas contenir de dispositions moins avantageuses pour le personnel que celles qui résultent de la convention collective de travail nationale.

B. Classification

Article 3

Dans chaque étude, les employés sont classés dans une catégorie, par accord écrit entre le notaire et l'intéressé.

Une convention de classification doit être obligatoirement établie, soit au moment de l'engagement, soit d'un changement de catégorie, en trois exemplaires signés par l'employeur et par l'employé, dont un exemplaire reste en possession de chacune des parties, le troisième étant transmis dans les trois mois de l'engagement ou du changement de catégorie à la Chambre des notaires de l'arrondissement.

Pour le personnel qui est déjà en fonction et dont la classification n'a pas encore été arrêtée par écrit, celle‑ci est déterminée de la même manière dans les trois mois qui suivent l'entrée en vigueur de la présente convention collective de travail sans que cela ne puisse avoir une quelconque conséquence négative pour le personnel concerné ; un exemplaire sera envoyé dans le même délai à la Chambre des notaires de l'arrondissement.

Pour les employés pour lesquels, il existe déjà une convention de classification, un troisième exemplaire signé par les deux parties ou une copie de cette convention sera envoyée à la Chambre des notaires de l'arrondissement dans les trois mois de l'entrée en vigueur de la présente convention collective de travail.

Aucune modification ne peut être apportée à la classification sans l'accord des deux parties concernées.

C. Discipline

Article 4

Le personnel doit se conformer aux dispositions prévues à l'article 17, 3°, de la loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail, qui stipule que :

"le travailleur a l'obligation :

3°  de s'abstenir, tant au cours du contrat qu'après cessation de celui‑ci :

a)     de divulguer les secrets d'affaires, ainsi que le secret de toute affaire à caractère personnel ou confidentiel, dont il aurait eu connaissance dans l'exercice de son activité professionnelle ;

b)     de se livrer ou de coopérer à tout acte de concurrence déloyale".

D. Droits acquis

Article 5

Les dispositions de la présente convention collective de travail ne peuvent, en aucun cas, porter préjudice aux droits acquis du personnel et/ou aux autres règlements dont il bénéficie soit à titre individuel, soit à titre collectif, lorsque ces droits sont plus favorables.

CHAPITRE II ‑ Répartition en catégories

A. Principes généraux

Article 6

Pour l'application de la présente convention collective de travail, six catégories d'employés sont établies dans le notariat, définies par les critères généraux suivants.

Ces six catégories comprennent tous les travaux qui sont effectués par le personnel.

Elles remplacent définitivement les autres classifications qui existaient précédemment.

Article 7

Seules les tâches effectivement exercées en ordre principal ou pour l'exercice desquelles l'employé a été engagé, déterminent la classification professionnelle et par voie de conséquence, la catégorie et le salaire minimum.

Cependant, même si la catégorie détermine la rémunération, la rémunération ne détermine pas la catégorie.

Exemple :

Un notaire souhaite engager un employé pour la rédaction des actes courants et des déclarations de successions simples ; un candidat qui a fait des études de comptabilité et qui est capable de tenir d'une façon autonome une comptabilité complète, se présente. Il sera classé en troisième catégorie, bien que possédant les capacités requises pour la quatrième catégorie.

Si la comptabilité complète lui est toutefois confiée, il doit être classé en quatrième catégorie.

Article 8

Ne sont admis dans les catégories cinq et six que les employés répondant aux critères de leur catégorie et remplissant en plus, une des conditions reprises ci-après.

-      soit être porteur d'un diplôme universitaire de licencié en droit ou en notariat et avoir accompli le stage légal ;

-      soit avoir exercé en permanence, pendant dix ans au minimum, les fonctions de la quatrième catégorie, à condition que les critères en matière de capacité, propres à la fonction supérieure, soient remplis ;

-      soit avoir subi avec fruit l'examen organisé par la Fédération royale des Notaires de Belgique.

Ceci s'applique sans préjudice des dispositions prévues à l'article 7, selon lesquelles les tâches des cinquième et sixième catégories doivent réellement être exercées.

Les représentants des employés au sein de la Commission paritaire pour les employés occupés chez les notaires désignent pour chaque session d'examens, par rôle linguistique, un représentant et un suppléant.

Ce représentant des employés assiste comme observateur aux examens oraux. Il doit appartenir à la cinquième ou à la sixième catégorie du personnel du notariat.

B. Cumul de fonctions

Article 9

Un employé qui exerce temporairement les tâches d'une fonction supérieure doit bénéficier de la rémunération afférente à la catégorie correspondant à cette fonction supérieure.

Cette majoration de la rémunération n'est obligatoire que lorsque la fonction supérieure est exercée pendant au moins un mois.

La rémunération est ramenée à son niveau antérieur lorsque cette fonction supérieure n'est plus exercée.

C. Nombre de catégories

Article 10

Les employés sont répartis en six catégories suivant les critères généraux repris ci‑après :

Première catégorie

Age normal de départ : 21 ans.

Employé dont la fonction est caractérisée par :

a)     des connaissances correspondant au programme de l'enseignement primaire et suffisantes pour exercer des tâches du niveau le moins élevé qui sont reconnues par la loi ou la jurisprudence comme étant d'ordre intellectuel ;

b)     l'exécution correcte d'un travail simple d'ordre secondaire.

Exemples :

-      garçon de courses, chargé de toutes sortes de courses ;

-      garçon de bureau auxiliaire à fonction mixte (exécutant des travaux simples et faisant des courses);

-      employé chargé de travaux de bureau simples, y compris la mise en ordre des bureaux (sans nettoyage) ;

-      employé chargé de la simple expédition du courrier, comprenant la mise sous enveloppe de la poste sans vérification et l'affranchissement ;

-      dactylo dactylographiant simplement des textes complètement préparés, sans apport personnel, ni utilisation de machines de traitement de textes ;

-      employé chargé de reproduire, photocopier ou stenciler simplement tous textes au moyen de toutes sortes de procédés mécaniques.

Code : 01

Deuxième catégorie :

Age normal de départ : 21 ans.

Employé dont la fonction est caractérisée par :

a)     l'assimilation, soit par l'enseignement, soit par la pratique, de connaissances équivalant à celles qui résultent d'études complètes des trois pre­mières années du degré moyen ;

b)     l'exécution de travaux simples, dont la responsabilité est limitée par un contrôle direct et constant.

Exemples :

-      employé chargé de tâches simples ;

-      employé chargé de l'envoi de la correspondance, comprenant la vérification des documents joints ou à joindre et la préparation des envois sous pli recommandé, sans apport personnel quant à son contenu ;

-      employé chargé de prendre le téléphone et de transmettre immédiatement les communications téléphoniques et/ou d'établir sur demande, les contacts téléphoniques avec l'extérieur, mais sans apport personnel ;

-      employé chargé de minuter les projets d'actes entièrement préparés au moyen d'une machine de traitement de textes ;

-      employé chargé de la correspondance, qui dactylographie les lettres, sans apport personnel ;

-      dactylo ayant une cadence de frappe de quarante mots par minute et dont la présentation du travail et l'orthographe sont correctes ;

-      employé qui, sans apport personnel, effectue les recherches courantes au Cadastre, aux administrations des hypothèques, des contributions et de la T.V.A. et aux autres services administratifs, recherches pour lesquelles les pièces ou éléments nécessaires lui sont fournis ;

-      employé qui, sans initiative personnelle, exécute des simples travaux de comptabilité tels que des paiements (versements, virements) et qui trie les pièces entrées en vue de la comptabilisation ;

-      employé qui, sans apport personnel, réceptionne au comptoir les pièces et les renseignements apportés par la clientèle ;

-      employé chargé du classement des pièces et des dossiers, sans analyse du contenu ;

-      employé chargé d'effectuer manuellement le classement simple alphabétique, numérique et chronologique des dossiers, des actes, etc...

-      employés qui met à jour manuellement un simple fichier des clients (fiches d'actes au nom du client) à l'aide d'un répertoire et d'actes.

Code : 02

Troisième catégorie :

Age normal de départ : 23 ans.

Employé dont la fonction est caractérisée par :

a)     une formation pratique équivalant à la qualification acquise après des études moyennes complètes du degré inférieur, complétées, soit par des études professionnelles spécialisées soit par l'acquisition d'une formation professionnelle de trois années de pratique notariale ;

b)     l'exécution autonome d'un travail, diversifié, exigeant habituellement de l'initiative, du raisonnement de la part de celui qui l'exécute et comportant, en outre, la responsabilité de son exécution.

Exemples :

-      dactylo expérimenté(e) ayant une bonne présentation du travail et une orthographe correcte ;

-      employé capable de donner des renseignements au comptoir ou au téléphone, par exemple au sujet des biens mis en vente ;

-      employé capable de recevoir des pièces et des renseignements des clients, avec une première vérification des documents et des renseignements à fournir ;

-      employé capable, à l'aide des données qui lui sont fournies, de rédiger, sous surveillance, des projets d'actes simples, tels que des ventes et des prêts ;

-      employé capable, à l'aide des données qui lui sont fournies, de rédiger, sous surveillance, des déclarations de succession simples ;

-      employé qui exécute certaines opérations de caisse avec la clientèle, telles que l'encaissement de provisions et le paiement de soldes ;

-      employé chargé de la première vérification des pièces délivrées par le Cadastre, les administrations des hypothèques, des Contributions, etc... ;

-      employé chargé des demandes de remboursement des prêts, etc... ;

-      employé qui, sous surveillance, tient la comptabilité et qui compose les décomptes à l'aide des données qui lui sont fournies ;

-      employé qui, d'une façon autonome, établit habituellement des expéditions et des grosses des actes notariaux, des bordereaux d'actes de prêt ou d'ouverture ordinaires, sur la base de modèles qui sont fournis, et qui demande ensuite les certificats hypothécaires nécessaires ;

-      employé qui, d'une manière autonome, tient le répertoire et qui fait la toilette des actes pour l'enregistrement, en y annexant tous les documents nécessaires ;

-      employé qui remplit les formalités nécessaires relatives au Registre central des Testaments ;

-      employé remplissant les formalités relatives aux publications reprenant les résultats des ventes, etc... ;

-      employé chargé d'un classement alphabétique, numérique et chronologique plus détaillé des dossiers, actes, etc... à l'aide de techniques informatiques ;

-      employé tenant à jour un fichier plus étendu des clients (fiches d'actes au nom du client) sur la base d'un répertoire et d'actes, au moyen de techniques informatiques.

Code : 03

Quatrième catégorie

Age normal de départ : 25 ans.

Employé dont la fonction est caractérisée par :

a)     une formation équivalant à la qualification résultant d'études moyennes complètes ou d'études professionnelles du même niveau, complétées soit par une formation pratique acquise par des stages ou par l'exercice d'emplois identiques ou similaires, soit par une expérience résultant d'au moins trois années de pratique notariale ; 

b)     un travail autonome plus diversifié, demandant une qualification professionnelle au‑dessus de la moyenne, de l'initiative, le sens des responsabilités ;

c)      l'aptitude à :

1°  exécuter tous les travaux inférieurs à sa spécialité ;

2°  rassembler tous les éléments des travaux qui lui sont confiés, aidé éventuellement par les employés des catégories précédentes.

Exemples :

-      comptable qui, d'une façon autonome, effectue toutes les opérations relevant de la comptabilité notariale et qui n'est responsable qu'à l'égard de l'employeur, opérations effectuées sur la base des données qui lui sont fournies par l'employeur ou par tout autre membre du personnel de direction, y compris le calcul des droits, des salaires et honoraires et des provisions pour des actes courants ;

-      employé aux actes courants, à savoir les actes de vente, les actes d'échange, les prêts et les obligations de sommes avec ou sans affectation hypothécaire, les ouvertures de crédit, les cautionnements, les dépôts de testaments, les procurations, les actes de notoriété ordinaires, les acquiescements, les conventions de bail simples, les déclarations de succession, les quittances, les mainlevées, les décharges et d'autres actes ordinaires relatifs à un dossier complètement constitué par ses soins, employé qui est apte à traiter des dossiers comportant une procédure et une liquidation simples ; bref un employé qui, d'une façon générale, procède seul à la rédaction de tous les actes notariés, à l'exception de ceux réservés aux catégories cinq et six ;

-      employé chargé du contrôle des projets d'actes courants, tant ceux préparés par l'étude que ceux provenant de l'extérieur, à l'aide des pièces du dossier ;

-      employé chargé d'effectuer des recherches qui comportent le rassemblement des éléments nécessaires, recherches demandant de l'initiative et un esprit critique ;

-      employé qui, au vu d'un certificat hypothécaire, est capable :

*      de signaler la situation hypothécaire à l'intéressé ou au notaire intervenant ;

*      de demander des explications au client ;

*      de demander le décompte au créancier ;

*      de demander et de rédiger l'acte de mainlevée ;

-      employé qui surveille le respect des délais de dépôt d'actes soumis aux formalités d'enregistrement, de transcription et d'inscription au bureau des hypothèques et qui est responsable à cet égard envers son employeur ;

-      employé qui effectue les travaux préparatoires relatifs aux ventes publiques, notamment en ce qui concerne le règlement pour la visite du bien, la publicité, les affiches, etc...

Code : 04

Cinquième catégorie

Age normal de départ : 30 ans

Sous réserve des principes généraux établis ci‑dessus, appartiennent à cette catégorie, les employés dont la formation est caractérisée par :

a)     la nécessité d'avoir au moins une formation équivalant à celle que donnent les études prévues par les catégories qui précèdent ;

b)     l'accomplissement d'études professionnelles ou dirigées, ou l'acquisition d'une formation pratique par des stages ou l'exercice de professions identiques ou similaires ;

c)      un travail diversifié, parfois délicat, demandant de la part de celui qui en assume seul l'exécution des connaissances particulières, une valeur personnelle, de l'initiative, un sens développé des responsabilités, une connaissance des rouages de l'étude et une bonne aptitude au commandement ainsi qu’un esprit de collaboration.

Exemples :

-      employé qui, outre les travaux incombant aux employés des catégories susmentionnées, effectue la plupart des tâches suivantes : l'établissement préalable de tous comptes, les subrogations, tout en connaissant les régimes matrimoniaux, la législation en matière de baux (bail à loyer, à ferme, commercial, de chasse, etc...), ainsi que la législation en matière de droit de préemption, les donations ;

-      employé pour les actes de base et les actes de sociétés non compliqués ;

-      employé qui assure la rédaction des extraits d'actes de sociétés, en vue de la publication aux annexes au Moniteur belge, et qui surveille la constitution et les délais de dépôt du dossier au greffe du Tribunal de Commerce ;

-      comptable qui effectue non seulement toutes les opérations comptables afférentes à la quatrième catégorie, mais qui élabore également d'une façon autonome tous les comptes des clients, avec ou sans intervention du notaire ;

-      employé qui discute avec le client la constitution d'un dossier pour les déclarations de succession plus compliquées, etc... ;

-      employé apte à établir pour les clients les décomptes des provisions utilisées ou à effectuer la liquidation des prix de vente, après les remboursements, les déductions, etc... ;

-      employé qui contrôle les décomptes et/ou les projets venant de l'extérieur, en vue des liquidations‑partage et leur traitement ;

-      employé qui établit les comptes pour les clients, en ce qui concerne les droits et les déclarations de succession ;

-      employé qui, dans le cadre d'une vente publique judiciaire, est apte à remplir les formalités relatives au droit de surenchère, à la publicité et aux renseignements nécessaires quant à la procédure de surenchère, aux délais et à la procédure après surenchère ;

-      employé, qui pour tous les actes, dont la rédaction, l'achèvement et l'acheminement ne sont pas confiés explicitement à un employé d'une catégorie inférieure ;

en vue de préparer la passation de l'acte, vérifie si le dossier comportant toutes les pièces à signer est complet ;

après la passation de l'acte, remplit les formalités ultérieures telles que :

*      la transmission pour le répertoire ;

*      l'exécution des remboursements et la vérification des formalités y afférentes ;

*      les notifications au fisc et à l'administration de la T.V.A. ;

*      les missions de comptabilités ;

après la passation de l'acte, assure les formalités d'enregistrement nécessaires, comportant le calcul des provisions pour les droits d'enregistrement pour lesquels l'acte a été présenté dans les délais et la vérification des droits perçus ;

-      employés qui contrôle les formalités relatives au droit de préemption ;

-      employés qui assiste le notaire à la passation des actes :

*      réception et identification des parties ;

*      explications au sujet de l'acte ;

*      paiements à la passation de l'acte ;

*      contrôle des formalités supplémentaires à remplir immédiatement,

étant entendu que ces tâches doivent être exécutées dans le cadre de dossiers particuliers ou difficiles, tâches qui, en raison de leur importance, ne sont normalement pas remplies par un employé d'une catégorie inférieure.

Code : 05

Sixième catégorie

Sous réserve des principes généraux établis ci‑dessus, appartiennent à cette catégorie, les employés à même de remplir seuls tous les travaux inhérents à l'étude, qui possèdent une formation professionnelle complète et qui sont chargés de missions de direction, de surveillance, de conseil ou de parachèvement des travaux des autres ou de certains autres membres de l'étude.

Il importe peu que les attributions de l'intéressé dans le travail soient cantonnées en permanence ou ad intérim dans un secteur particulier.

Exemple :

-      employé spécialisé pour les actes compliqués, l'étude des cas spéciaux, les liquidations, les partages et les déclarations de succession compliquées, les actes de sociétés, les actes de base, les ventes judiciaires, les ordres amiables et judiciaires, les procédures civiles, les projets de dispositions testamentaires ;

-      employés qui au nom du notaire reçoit les clients et discute avec eux de l'établissement des actes, de divorces et de liquidation, de régimes matri­moniaux et leurs modifications ;

-      employé qui remplace ou assiste le notaire lors de discussions relatives :

*      aux arrangements familiaux ;

*      à tous les actes de société.

Code : 06

(...)

CHAPITRE XIII ‑ Dispositions finales

Article 30

La présente convention collective de travail remplace la convention collective de travail du 23 novembre 1987, rendue obligatoire par l'arrêté royal du 12 avril 1988, publié au Moniteur belge du 4 mai 1988.

Article 31

La présente convention collective de travail produit ses effets le 1er janvier 1989 et est conclue pour une durée de deux ans.

B. Dispositions pratiques

En vertu de l'article 15 de l'arrêté royal du 8 août 1980 relatif à la tenue des documents sociaux, il faut indiquer sur le compte individuel, pour chaque travailleur :

·       la fonction qu'il exerce principalement auprès de l'employeur ;

·       la qualification professionnelle qui lui est attribuée par l'employeur, conformément aux clauses des conventions collectives de travail déterminant les conditions de travail et de rémunération, ou conformément aux dispositions des arrêtés fixant les rémunérations forfaitaires pour l'application de la législation relative à la sécurité sociale.

Par conséquent, les affiliés du secrétariat social agréé Groupe S – Service Social asbl sont priés de mentionner aussi bien la fonction (description) que la classification professionnelle (code) sur les formulaires d'identité de chaque nouvel employé et de nous communiquer également toute modification à ce sujet au cours de l'occupation au travail.