Het tewerkstellen van deeltijdse werknemers brengt enkele belangrijke bijzondere verplichtingen met zich mee die men wel eens uit het oog durft te verliezen.
In dit artikel zetten we ze nog eens op een rijtje.
1. Geschrift
De deeltijdse arbeidsovereenkomst moet schriftelijk worden opgesteld en dit uiterlijk op het tijdstip waarop de werknemer de uitvoering van de arbeidsovereenkomst aanvangt. Dat geschrift moet de overeengekomen arbeidsregeling en het uurrooster vermelden.
Die arbeidsregeling kan vast (vast aantal uren per week) of flexibel (variabel aantal uren per week) zijn. Het uurrooster kan vast (prestaties worden steeds geleverd op vast overeengekomen tijdstippen) of variabel (prestaties worden geleverd op tijdstippen die kunnen wijzigen van week tot week) zijn.
Indien deze verplichting niet wordt nageleefd, kan de werknemer uit het arbeidsreglement een deeltijdse arbeidsregeling kiezen die hem het meest gunstig lijkt. Indien het arbeidsreglement hierover niets vermeldt, zal de werknemer kunnen kiezen uit de regelingen en werkroosters die eventueel op andere verplichte sociale documenten vermeld zijn (vb. individuele rekening).
Indien men werkt met een variabel uurrooster (in een vaste of flexibele arbeidsregeling), is het niet altijd mogelijk om op voorhand alle mogelijke uurroosters in de deeltijdse arbeidsovereenkomst op te nemen. Het volstaat dan om de arbeidsregeling te vermelden en voor de uurroosters te verwijzen naar het arbeidsreglement, dat alle mogelijke uurroosters moet bevatten (zie verder).
2. Bekendmaking van de uurroosters
Een kopie van de deeltijdse arbeidsovereenkomst of een uittreksel ervan met vermelding van de uurroosters, de identiteit van de deeltijdse werknemer en de handtekeningen van de werkgever en de werknemer moet worden bewaard op de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd.
Wanneer deze voorwaarde niet wordt nageleefd, wordt de werknemer geacht tewerkgesteld te zijn in een voltijdse arbeidsregeling met als gevolg dat de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (niet de werknemer) de betaling van sociale zekerheidsbijdragen kan eisen op een voltijds loon.
Alhoewel men altijd van oordeel is geweest dat dit vermoeden van voltijdse tewerkstelling bij niet-naleving van de bekendmaking van de uurroosters onweerlegbaar is (de enige uitzondering op dit vermoeden is het geval waarin de werknemer materieel in de onmogelijkheid verkeerde om voltijdse arbeid te verrichten, bijvoorbeeld wanneer de werknemer bij de RSZ staat aangegeven met twee halftijdse jobs), heeft het hof van Cassatie in een recent arrest van 7 februari 2011 dit verworpen en bijgevolg gesteld dat dit vermoeden weerlegbaar is. De werkgever kan bijgevolg met alle middelen (bijvoorbeeld prikklok, login-registraties, getuigenissen van derden, overzichten van telefoongesprekken) het vermoeden van voltijdse tewerkstelling weerleggen en aantonen dat de werknemer wel degelijk deeltijds tewerkgesteld werd.
3. Opname van de uurroosters in het arbeidsreglement
Elk deeltijds uurrooster, of het nu een vast of een variabel uurrooster is, moet, net zoals de voltijdse uurroosters, opgenomen worden in het arbeidsreglement.
4. Aanplakken van de variabele uurroosters
Indien de deeltijdse werknemer wordt tewerkgesteld volgens een variabel uurrooster, bent u als werkgever verplicht om de dagelijkse werkroosters ten minste 5 dagen op voorhand bekend te maken aan de betrokkenen door een individueel, gedateerd bericht aan te plakken in de lokalen van de onderneming op de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd. Zowel van de termijn van 5 dagen als van de wijze van kennisgeving kan afgeweken worden.
De berichten moeten worden bewaard gedurende een jaar vanaf de dag waarop het uurrooster dat erin vermeld wordt niet langer van toepassing is.
5. Controledocument
Het is perfect denkbaar dat er al eens wordt afgeweken van het overeengekomen of op voorhand aangeplakte uurrooster. Zo kan de arbeidsdag bijvoorbeeld later aanvangen of vroeger eindigen dan voorzien of moeten er hier en daar bijkomende prestaties worden verricht.
In dergelijke gevallen moet een controledocument bijgehouden worden waarin alle afwijkingen op het voorziene uurrooster moeten worden geregistreerd. Dit document moet een aantal verplichte vermeldingen bevatten:
- de naam en voornaam van elke werknemer;
- het inschrijvingsnummer in het personeelsregister;
- de periode waarop het gebruikte document betrekking heeft;
- de datum waarop afgeweken werd van het normale uurrooster;
- het uur waarop de arbeid begon en beëindigd werd;
- de handtekening van de werknemer naast alle hierboven genoemde vermeldingen;
- minstens een keer per week de handtekening van de werkgever.
Het aanvangs- en beëindigingsuur moeten worden ingeschreven op het ogenblik dat de arbeid aanvangt, respectievelijk eindigt. Ook de toegekende rustpauzes moeten worden vermeld.
Dit controledocument kan worden vervangen door o.a. een aanwezigheidsregister of een elektronische prikklok of een gelijkaardige informaticatoepassing, op voorwaarde dat alle verplichte vermeldingen (behalve de handtekeningen) kunnen worden uitgeprint.
Het controledocument moet worden bewaard tot 5 jaar na het einde van de maand die volgt op het kwartaal waarin die inschrijving gebeurde.
Bij gebrek aan een controledocument of geldig alternatief worden de deeltijdse werknemers vermoed om prestaties te hebben verricht volgens de openbaar gemaakte uurroosters. U bent dan ook het loon verschuldigd voor die prestaties. Dat vermoeden is echter weerlegbaar.
6. Sancties
Vergeet niet dat u als werkgever, naast de reeds vernoemde mogelijke sancties, ook altijd het risico loopt op strafrechtelijke sancties of administratieve geldboeten als u de voornoemde regels niet naleeft.
7. Minimale arbeidsduur per werkperiode
Behoudens uitzonderingen (schoonmaken van de lokalen van de onderneming, sectorale afspraken die u kan terugvinden in hoofdstuk 40 van onze sectorale informatie, …) moet er per werkperiode een arbeidsprestatie van minstens 3 uur aangeboden worden.
8. Minimale wekelijkse arbeidsduur
De minimale wekelijkse arbeidsduur moet bovendien overeenstemmen met 1/3 van de wekelijkse arbeidsduur van een voltijdse werknemer. Ook hiervan kan er worden afgeweken (sectorale afspraken die u kan terugvinden in hoofdstuk 40 van onze sectorale informatie, schoonmaken van de lokalen van de onderneming, …).
Wanneer de arbeidsovereenkomst voorziet in prestaties die lager liggen dan de wettelijke minimale grens of de afwijkingen erop, is het loon verschuldigd op basis van de minimale grens.