Jaarlijkse vakantie: de spelregels

De zomermaanden komen eraan, een periode waarin werkgevers worden geconfronteerd met de jaarlijkse vakantie… Wat zijn de spelregels?

1. Wie heeft recht op vakantie?

Alle werknemers die onderworpen zijn aan het stelsel van de Sociale Zekerheid voor werknemers en de zeelieden van de koopvaardij, evenals de personen tot wie de toepassing van de wet op de sociale zekerheid werd uitgebreid.

Een aantal categorieën van werknemers worden uitgesloten zoals bijvoorbeeld de betaalde sportbeoefenaar en de studenten die uitgesloten zijn van de sociale zekerheid. 

2. Vakantieduur: algemeen

Het recht van de werknemer op vakantie wordt berekend op grond van zijn gewone effectieve en/of gelijkgestelde prestaties in de loop van het "vakantiedienstjaar", d.w.z. in de loop van het kalenderjaar dat voorafgaat aan het jaar waarin de vakantie wordt genomen. Voor het recht op en de duur van de vakantie voor 2013 (= vakantiejaar) baseren we ons dus op de prestaties van 2012 (= vakantiedienstjaar).

Niet alleen effectief gewerkte dagen komen in aanmerking voor de berekening van de vakantieduur. Er worden ook heel wat inactiviteitsdagen zoals ziekte, moederschapsverlof, vaderschapsverlof, aanvullende vakantie, jeugdvakantie en andere met effectief gewerkte dagen gelijkgesteld.

2.1. Vakantieduur arbeiders

Om het totaal aantal vakantiedagen te kennen waarop de werknemer recht heeft, baseert de RJV zich op de tabel die tot op heden gebruikt werd voor het arbeidsstelsel van 5 dagen/week: het totaal aantal dagen tijdens het vakantiedienstjaar komt overeen met x aantal vakantiedagen. De tabel ziet er uit als volgt:

Overigens, indien de werknemer, op het ogenblik dat hij zijn vakantie opneemt, in een ander arbeidsstelsel dan dat van 5 dagen per week werkt, moet de werkgever de omzetting doen en het aantal dagen berekenen in functie van het werkelijk arbeidsstelsel.

2.2. Vakantieduur bedienden

Hier wordt de vakantieduur vastgesteld volgens de regel :

• 2 (dagen vakantie in het vakantiejaar) x aantal gewerkte en/of gelijkgestelde maand ( in het vakantiedienstjaar) in een zesdagenweek;
• ander stelsel: aantal vakantiedagen (6-dagenregime) x (aantal effectieve werkdagen per week / 6).

Voor een volledig arbeidsjaar in 2012 met inbegrip van de niet gewerkte dagen die gelijkgesteld zijn   met effectieve arbeidsdagen, bedraagt de duur van de vakantie in 2013, 24 dagen in het arbeidsstelsel van 6 dagen per week, of 20 dagen in het arbeidsstelsel van 5 dagen per week (d.w.z. vier weken).

3. Berekening vakantiegeld

Het wettelijk vakantiegeld is samengesteld uit:

• enkel vakantiegeld dat overeenstemt met het loon voor maximum vier weken. Het vakantiegeld is inbegrepen in het loon van de maand waarin hij vakantie neemt;
• dubbel vakantiegeld voor die vier weken. Het dubbel vakantiegeld wordt uitbetaald op het ogenblik dat de hoofdvakantie wordt opgenomen.

3.1. Arbeiders

Het vakantiegeld wordt betaald door de RJV of door het bevoegd vakantiefonds. Het vakantiegeld dat door het fonds wordt betaald, wordt gefinancierd via een jaarlijkse werkgeversbijdrage van 6% en een jaarlijkse werkgeversbijdrage van 10,27% berekend op het loon van het voorbije jaar van de arbeider aan 108%.

3.2. Bedienden

De vakantie wordt berekend op basis van de prestaties die de werknemer voor één of meerdere werkgevers leverde tijdens het vakantiedienstjaar.

Het enkel vakantiegeld is het normale loon toegekend voor elke vakantiedag (maximum vier arbeidsweken per vakantiejaar). Het enkel vakantiegeld maakt dus deel uit van het maandloon voor de maand waarin de werknemer vakantie neemt.

Het dubbel vakantiegeld is gelijk aan een supplement voor elke gepresteerde of daarmee gelijkgestelde maand gedurende het vakantiedienstjaar. Het komt overeen met 92% van het brutoloon van de maand waarin de werknemer zijn hoofdvakantie opneemt x 1/12 per gewerkte/ gelijkgestelde maand in het vakantiedienstjaar.

De werknemer ontvangt het dubbel vakantiegeld op het ogenblik dat hij hoofdvakantie neemt (in de praktijk vaak in mei).

Uitzondering : een bediende met variabel loon

Bij variabel loon wordt het enkel vakantiegeld berekend op basis van het dagelijks gemiddelde van het loon verdiend in de referteperiode (= 12 maanden voorafgaand aan de hoofdvakantiemaand):  

• indien een werknemer 6d/week werkt: 25 dagen in referteperiode
• indien een werknemer 5d/week werkt: 25 x 5/6 = 20,83
• onvolledige maand: effectief gepresteerde dagen

Het dubbel vakantiegeld bedraagt 92% van het maandelijkse gemiddelde verdiend loon in de referteperiode.

4. Vertrekvakantiegeld bedienden

Bedienden hebben recht op vertrekvakantiegeld:

• bij het einde van de arbeidsovereenkomst
• wanneer de werknemer onder de wapens wordt geroepen
• wanneer de werknemer voltijds tijdskrediet of thematisch verlof neemt.

De berekening moet ook worden toegepast indien de werknemer verandert van arbeidsstelsel (vermindering van aantal arbeidsuren). In dat geval betaalt de werkgever het vertrekvakantiegeld in december van het jaar waarin de werknemer gemiddeld minder uren per week is beginnen werken.

Bedrag van het vertrekvakantiegeld :

Het vertrekvakantiegeld bedraagt 15,34 % van het jaarlijks brutoloon tijdens het vertrekjaar of tijdens het vakantiejaar voor de vakantiedagen die men niet heeft opgenomen. Met brutoloon bedoelt men ook de eindejaarspremie, de 13de maand, premies, overuren en voordelen in natura. Die 15,34% is samengesteld uit 7,67% voor het enkel vakantiegeld en 7,67% voor het dubbel vakantiegeld.

5. Bijzondere categorieën

5.1. Jeugdvakantie

Om recht te hebben op jeugdvakantie moeten volgende cumulatieve voorwaarden worden vervuld:

• de jongere mag de leeftijd van 25 jaar niet hebben bereikt op 31 december van het vakantiedienstjaar;
• in de loop van het vakantiedienstjaar zijn studies hebben beëindigd;
• de jongere moet tijdens het vakantiedienstjaar gedurende minstens één maand verbonden zijn door een arbeidsovereenkomst bij één of meerdere werkgevers;
• gebonden zijn door een arbeidsovereenkomst bij het opnemen van de jeugdvakantie;
• vooraf zijn wettelijke vakantie hebben opgebruikt;
• geen beroeps-of vervangingsinkomen genieten tijdens de dagen jeugdvakantie.

De uitkering voor jeugdvakantie bedraagt 65% van het gemiddeld bruto dagloon.

5.2. Seniorvakantie

De werknemer heeft recht op seniorvakantie wanneer hij:

• minstens 50 jaar is op 31 december van het vakantiedienstjaar, nl. het jaar van aanwerving;
• geen recht heeft op 4 weken betaalde vakantie als gevolg van een periode volledige werkloosheid of invaliditeit in de loop van het vorige jaar;
• gebonden zijn door een arbeidsovereenkomst;
• geen beroeps- of vervangingsinkomen ontvangen voor de (halve)dagen seniorvakantie.

Voor de eerste maand waarin de werknemer zijn seniorvakantie neemt, bedraagt de seniorvakantie-uitkering 65 % van het theoretische voltijdse brutoloon.

5.3. Europese vakantie

Voorwaarden om recht te hebben op Europese vakantie

De werknemers hebben recht op Europese vakantie indien zij voldoen aan volgende cumulatieve voorwaarden:

1) een activiteit in dienst van één of meerdere werkgevers aanvatten of hervatten;

"Aanvatten van een activiteit" betekent het starten van een activiteit na een activiteit die nooit geheel of gedeeltelijk onderworpen is geweest aan de jaarlijkse vakantieregeling in de privé sector: zelfstandige activiteit, activiteit in het buitenland, activiteit in de publieke sector (= ambtenaren).

"Hervatten van een activiteit" betekent opnieuw een activiteit beginnen nadat de werknemer:

• werkloos was (niet verbonden met een arbeidsovereenkomst);
• arbeidsongeschikt was;
• onder de wapens geroepen was;
• in loopbaanonderbreking was;
• in voltijds tijdskrediet was;
• einde contract was;
• verlof zonder wedde had opgenomen.  

2) in het kalenderjaar van hervatting of aanvatting van de activiteiten, werkelijke arbeidsprestaties hebben verricht of een met arbeid gelijkgestelde onderbreking hebben gehad tijdens ten minste 3 maanden, al dan niet doorlopend bij één of meerdere werkgevers. Deze periode wordt "aanloopperiode"genoemd.

3) de wettelijke vakantiedagen zoals bedoeld in de huidige vakantieregeling zijn opgebruikt

Het gaat om een recht op vakantie, dit betekent dat de werknemer niet verplicht is om deze aanvullende vakantie op te nemen.

Zowel voor de arbeiders als voor de bedienden wordt het systeem gefinancierd door de werknemer zelf, door middel van prefinanciering met het dubbel vakantiegeld van het volgende jaar. Omdat het aanvullende vakantiegeld wordt gefinancierd met het gewone dubbel vakantiegeld, wordt het niet als loon beschouwd en dus zal de werknemer daarvoor solidariteitsbijdragen moeten betalen.  

Europese vakantie arbeiders

De duur wordt bepaald zoals bij de jaarlijkse vakantie.

Na de aanloopperiode van 3 maand zal het aantal aanvullende vakantiedagen worden bepaald volgens het aantal effectief gewerkte en gelijkgestelde dagen tijdens het lopende jaar Deze aanvullende dagen zullen worden verminderd met de gewone vakantiedagen die de arbeider heeft opgenomen.

Voorbeeld: een arbeider start op 1 oktober 2012. In 2013 zal hij recht hebben op 1 week betaalde (wettelijke) vakantie. Bij opname van zijn vakantie in juli 2013 zal hij nog 2 weken aanvullende vakantie kunnen opnemen op basis van zijn reeds gepresteerde dagen in 2013.

Volgende dagen van afwezigheid worden gelijkgesteld voor de berekening van de duur van de aanvullende vakantie:

• de normale gelijkstellingen zoals bij het gewone verlof (bvb. ziekte, ongeval, moederschapsrust, .);
• de gewone vakantiedagen;
• de aanvullende dagen vakantie.

De arbeider kan slechts aanvullende vakantiedagen opnemen nadat hij zijn gewone verlofdagen volledig heeft opgebruikt.

Aanvullend vakantiegeld

De arbeider ontvangt van de RJV (of van een vakantiefonds) een aanvullend vakantiegeld dat gelijk is aan 7,69% van de lonen van de periode die recht geeft op aanvullende vakantie door de arbeider (wij vermoeden dat het hier gaat om de aanloopperiode van drie maanden), eventueel vermeerderd met een fictief loon voor de gelijkgestelde dagen.

Voorbeeld: in 2012 neemt de arbeider 5 dagen aanvullende vakantie. het vakantiegeld is gelijk aan het loon van 3 maanden van 2012 x 7,69%

Het aanvullend vakantiegeld wordt betaald ten laatste in de loop van het kwartaal volgend op het kwartaal tijdens hetwelk het recht op aanvullende vakantie werd uitgeoefend.

Het aanvullend vakantiegeld komt in mindering van de uitbetaling van het dubbel vakantiegeld van het jaar dat volgt op het opnemen van deze aanvullende vakantie, ten belope van maximum 50% van het vakantiegeld.  De solidariteit van de vakantieregeling voor de arbeiders treedt in werking in de gevallen waarin het totale bedrag van het aanvullende vakantiegeld niet kon worden afgetrokken.

Voorbeeld: Dezelfde arbeider ontvangt in 2013 een vakantiecheque: lonen van 2012 aan 10% + fictieve lonen x 15,35% - aanvullend vakantiegeld ontvangen in 2012 (lonen van die 3 maand in 2012 x 7,69%).

Europese vakantie bedienden

Vanaf de laatste week van de aanloopperiode van 3 maanden, heeft de bediende recht op maximum 6 vakantiedagen in een arbeidsstelsel van 6 dagen per week. Indien hij tewerkgesteld is in een ander stelsel, dan zal hij recht hebben op vakantiedagen in verhouding tot zijn arbeidsstelsel tijdens zijn aanloopperiode.

Voorbeelden:

• In een vijfdagenstelsel heeft de bediende bijgevolg recht op 6x5/6 = 5 dagen aanvullende vakantie.
• een deeltijdse bediende die 19u per week werkt, verspreid over 4 dagen in de week, zal recht hebben op 6x4/6 = 4 dagen aanvullende vakantie die hij kan nemen in zijn deeltijds regime.

Na deze aanloopperiode wordt de vakantieduur bepaald naar rato van 2 dagen per maand te hebben gewerkt bij één of meerdere werkgevers indien de bediende is tewerkgesteld in een zesdagenstelsel (indien een ander stelsel, dan heeft hij recht op de vakantiedagen naar verhouding van zijn arbeidsstelsel). 

Worden ook beschouwd als gewerkte dagen:

• de dagen waarop de arbeidsovereenkomst reeds geschorst is (dezelfde gelijkstellingen als de oude regeling, bvb. ziekte, ongeval, moederschapsrust, .);
• de wettelijke vakantiedagen alsook de aanvullende vakantiedagen

Aanvullend vakantiegeld

De werkgever betaalt op de gewone datum voor uitbetaling van het loon, het normale loon voor de genomen aanvullende vakantiedagen (= aanvullend vakantiegeld). Op dit loon zal echter enkel een RSZ-werknemersbijdrage verschuldigd zijn.

Het vakantiegeld voor de aanvullende vakantie zal in mindering worden gebracht van het dubbel vakantiegeld van het jaar dat volgt op de opname van de aanvullende vakantie. Het dubbel vakantiegeld wordt betaald op het ogenblik dat de hoofdvakantie wordt opgenomen of ingeval van betaling van een vertrekvakantiegeld.

Voor de berekening van het bedrag van het aanvullend vakantiegeld, worden ook beschouwd als arbeidsdagen:

• de dagen waarop de arbeidsovereenkomst reeds geschorst is (dezelfde gelijkstellingen als de oude regeling, bvb. ziekte, ongeval, moederschapsrust, .);
• de wettelijke vakantiedagen alsook de aanvullende vakantiedagen.

De vermindering zal dus gebeuren:

1. in het jaar dat volgt op de opname van de aanvullende vakantie of;
2. in voorkomend geval, indien er vertrekvakantiegeld wordt berekend (d.i. wanneer oproeping onder de wapens, loopbaanonderbreking, voltijds tijdskrediet of einde contract).

6. Vaststelling vakantiedata

6.1. Bepaling van de vakantiedata

Collectieve vakantie:

• Bij beslissing van het paritair comité;
• Bij beslissing van de ondernemingsraad;
• Bij ontstentenis van een ondernemingsraad of bij gebrek aan een beslissing, bij ondernemingsakkoord tussen de werkgever en de vakbondsafvaardiging;
• Bij ontstentenis van een vakbondsafvaardiging of bij gebrek aan een beslissing, bij eenparig akkoord tussen de werkgever en alle werknemers.

Zodra het akkoord over de vaststelling van de collectieve vakantie is tot stand gekomen, moet de werkgever zijn arbeidsreglement aanpassen.

Individuele vakantie:

Indien de werknemer vrij kan beschikken over zijn vakantiedagen, wordt de vakantie individueel vastgesteld met iedere werknemer. De werknemer moet echter wel steeds een akkoord hebben over het opnemen van zijn verlof.

7. Brochure jaarlijkse vakantie  

Alle praktische en wettelijke regels over jaarlijkse vakantie kan u terugvinden in onze brochure “Jaarlijkse vakantie” die Group S te koop aanbiedt.