Klokkenluiders: laatste oproep voor deadline van 17 december 2023 voor ondernemingen tussen 50 en 249 werknemers !

De nieuwe regeling inzake klokkenluiders dwingt ondernemingen die tussen 50 en 249 tewerkstellen om hun verplichtingen na te komen (zoals een procedure, een meldkanaal en een opvolging invoeren) en dit ten laatste op 17 december 2023.

In januari jl. berichtten we over deze nieuwigheid a.d.h.v. een algemeen artikel betreffende de klokkenluidersregeling voor alle ondernemingen, d.w.z. ongeacht het aantal werknemers per onderneming.

Zie Klokkenluiders: interne procedure en meldkanaal verplicht | Group S

Het huidig artikel richt zich specifiek tot ondernemingen die tussen 50 en 249 werknemers tellen aangezien deze zich ten laatste op 17 december 2023 in regel zullen moeten stellen met de nieuwe reglementering.

Ter herinnering: deze reglementering voorziet in gemeenschappelijke minimumnormen op het niveau de van Europese Unie (“EU”) die een grotere doeltreffendheid van het EU-recht beogen door de mogelijkheid om inbreuken te melden en tegelijkertijd bescherming te bieden aan degenen die inbreuken melden.

1. Toepasselijke domeinen

Krachtens de nieuwe wet zijn de domeinen waarin een melding mogelijk is (onder andere) overheidsopdrachten, financiële diensten, producten en markten, bescherming van het milieu, volksgezondheid, enz. De klokkenluider wordt slechts beschermd als hij een inbreuk meldt in verband met een of meer van deze domeinen.

Volgende domeinen zijn uitgesloten van het toepassingsgebied van de wet: de nationale veiligheid, geclassificeerde gegevens, informatie gedekt door het medisch beroepsgeheim, informatie tussen een advocaat en zijn cliënt, alsook de geheimhouding van rechterlijke beraadslagingen.

2. Welke ondernemingen

2.1 Datum en verplichting tot het oprichten van een meldkanaal

De ondernemingen die verplicht een meldkanaal moeten inrichten, zijn de ondernemingen die behoren tot de privésector en die ten minste 50 werknemers tewerkstellen. Met ‘onderneming’ bedoelt de wet de juridische entiteit.

De termijn waarin ondernemingen hun verplichtingen inzake procedure en meldkanaal moeten nakomen, hangt op zijn beurt af van het aantal werknemers dat de onderneming telt.

Het aantal werknemers tewerkgesteld in de onderneming is een gemiddelde van de werknemers tewerkgesteld binnen de onderneming als juridische entiteit. De berekening van dat gemiddelde verloopt volgens de berekeningsregels voor de sociale verkiezingen. Die berekening moet uitgevoerd worden op basis van de 4 kwartalen voorafgaand aan het kwartaal waarin men zich bevindt om het aantal werknemers te bepalen.

3. Meldkanaal

3.1 Voorwaarden

Ondernemingen moeten meld- en opvolgingsprocedures inrichten die aan bepaalde vereisten voldoen. Zo zullen ze dus moeten:

• de nodige informatie verstrekken aan de werknemers over het meldkanaal;
• schriftelijke of mondelinge meldingen mogelijk maken (telefonisch of via een onderhoud);
• de vertrouwelijkheid van de identiteit van de klokkenluider (en andere derden vernoemd in verband met de melding) beschermen;
• persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de relevante wetgeving.
• reageren op een melding door:

• een ontvangstbevestiging te verstrekken aan de klokkenluider binnen 7 dagen na ontvangst van de melding; evenals door
• feedback te verschaffen binnen een redelijke termijn (maximaal 3 maanden vanaf de ontvangstbevestiging);
• een register bijhouden van alle afgelopen meldingen. Deze meldingen worden bijgehouden tot het einde van de contractuele relatie.

3.2 Hoe in de praktijk brengen?

Vóór de invoering van het meldkanaal moeten de sociale partners worden geraadpleegd. Naargelang het geval, gaat het om de ondernemingsraad, het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk (CPBW) of, bij ontstentenis daarvan, de vakbondsafvaardiging.

Vervolgens heeft de onderneming twee opties om een meldkanaal te implementeren: dit kan intern verlopen, door een onpartijdige meldingsbeheerder aan te stellen, of door de oprichting en het beheer van het kanaal toe te vertrouwen aan een derde. In beide gevallen blijft de onderneming de eindverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

Ten slotte kan de onderneming zelf beslissen of het andere klokkenluiders dan louter de werknemers toegang wil verlenen tot het interne meldkanaal: dit kunnen zelfstandigen, aannemers of voormalige werknemers zijn.

3.3 Sancties bij niet-naleving

Wanneer de werkgever (of zijn aangestelde of lasthebber) de verplichting om een meldkanaal in te richten niet naleeft, riskeert hij een sanctie van niveau 4, wat betekent:

• een gevangenisstraf van zes maanden tot drie jaar en een strafrechtelijke geldboete van 4.800 tot 48.000 euro (inclusief opdeciemen) of een van die straffen alleen; ofwel
• een administratieve geldboete van 2.400 tot 24.000 euro (inclusief opdeciemen).

4. Inwerkingtreding

Deze wet werd op 15 december 2022 gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad en treedt in werking op 15 februari 2023 voor bepaalde ondernemingen.

Ondernemingen met 50 tot 249 werknemers hebben tot 17 december 2023 om hun verplichtingen i.v.m. de procedures, het meldkanaal en hun opvolging na te komen. 

PRAKTISCH : klanten van Group S wordt aangeraden om contact op te nemen met hun Payroll advisor  om de volgende modellen i.v.m. deze maatregelen te ontvangen : 

• Interne melding : formulier in te vullen door de melder ;
• Interne melding : ontvangstbevestiging van de melding ;
• Interne melding : feedback-document (door de meldingsbeheerder van de onderneming op te stellen) ;
• Ondernemings-policy rond klokkenluiders.

Bron: Wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector, B.S. 15 december 2022.