De bedragen die een terugbetaling zijn van kosten die ten laste van de werkgever vallen, zijn uit het loonbegrip uitgesloten. Het gaat hier uitsluitend om kosten die ten laste van de werkgever vallen, die m.a.w. veroorzaakt worden door de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (bv. verplaatsingskosten, telefoon,...). De werkgever moet aan de hand van bewijsstukken de juistheid van de kostenraming kunnen aantonen.
In geval van betwisting zal het, sinds 1 januari 2010, voortaan de werkgever zijn die de echtheid van deze kosten moet aantonen aan de hand van bewijsstukken of elk ander bewijsmiddel (met uitzondering van de eed).
Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn, mag men forfaitair ramen. In dat geval moet de werkgever uiteraard het gehanteerde forfait kunnen verantwoorden. De sommen die het bedrag van de werkelijke kosten overschrijden, zijn loon waarop bijdragen verschuldigd zijn.
In zijn instructies van het 3de kwartaal 2010 vermeldde de RSZ een lijst van de verschillende posten waarvoor de RSZ een forfaitaire raming aanvaardt, en tevens de bedragen en de voorwaarden waarin zij mogen toegepast worden.
De RSZ herinnert eraan dat het moet gaan om forfaits die geacht worden werkelijk gemaakte kosten te dekken. Op vraag van de RSZ zal de werkgever dus zijn systeem van kostenvergoeding moeten kunnen motiveren door, indien gevraagd, geschreven documenten zoals het arbeidsreglement, dienstnota's of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst voor te leggen en aan te tonen dat wanneer hij één van de in de tabel opgenomen forfaits toekent, het om een werknemer gaat voor wie de erdoor beoogde kost plausibel is in het raam van zijn functieomschrijving en werkomstandigheden.
De bedragen in de tabel zijn maximumbedragen. Indien de werkgever van oordeel is dat de kosten die de werknemers maken groter zijn dan deze forfaitaire bedragen, mag hij uiteraard de werkelijke kosten bewijzen. In dat geval moet hij de realiteit van de kosten aantonen voor het geheel van de kosten m.b.t. een post. Voor eenzelfde type kosten mag men immers niet de beide systemen, reële kosten en forfait, samen gebruiken.
In geen enkel geval mogen de door de werknemers gemaakte kosten dubbel terugbetaald worden. De RSZ aanvaardt het gebruik van de onderstaande forfaits dan ook alleen maar op voorwaarde dat dezelfde kosten niet ook op een andere manier terugbetaald worden.
Bedragen vanaf 1 april 2012 :
|
Type kosten
|
Bedragen |
Voorwaarden |
|
Woon-werkverplaatsingen beroepsverplaatsingen met : - auto - fiets |
- 0,3352 EUR/km - 0,21 EUR/km |
- het voertuig mag niet eigendom van de werkgever zijn of door hem gefinancierd worden ; - de forfaits zijn « all in » : onderhoud, verzekering, brandstof,.
|
|
Baankosten voor niet-sedentaire werknemers : - afwezigheid van faciliteiten - maaltijd |
- 10,00 EUR/dag en/of - 6,00 EUR/dag
|
- niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 opeenvolgende uren) en geen gebruik kan maken van de sanitaire en andere faciliteiten die voorhanden zijn in een onderneming, een bijkantoor of op de meeste werven ; - het bedrag van de maaltijdvergoeding wordt maar aanvaard als de werknemer niet anders kan dan een maaltijd buitenshuis gebruiken
|
|
Verblijfskosten in België
|
35,00 EUR/nacht |
- als de werknemer voor de nacht niet naar huis kan komen omdat de werkplaats te ver verwijderd is - dekt de kosten van avondmaal, logies en ontbijt
|
|
Bureaukosten : - werknemers die een deel van hun werk thuis doen :
- huisarbeiders (arbeidsovereenkomst of tewerkgesteld in gelijkaardige voorwaarden)
- telewerkers
|
- 117,27 EUR/maand
- 10%
- 10% |
- dekt de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap,. Dit forfait mag alleen toegekend worden aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een gedeelte van hun arbeidstijd thuis presteren en die bijgevolg in hun woning een ruimte moeten inrichten waar zij dat werk kunnen doen. Voor werknemers die bij hun werkgever een werkplaats hebben, wordt deze forfait alleen aanvaard als uit hun functie duidelijk blijkt dat zij op regelmatige basis thuis werken. Voor werknemers die vallen onder de wetgeving op de arbeidsduur wordt dit forfait dus niet aanvaard wanneer het gaat om een werknemer die de voor hem geldende maximale wettelijke arbeidsduur bijna uitsluitend verricht op een door de werkgever ingerichte werkplek.
- 10% van het brutoloon maar het brutoloon is beperkt tot het deel dat betrekking heeft op de thuis geleverde prestaties
- 10% van het brutoloon maar het brutoloon is beperkt tot het deel dat betrekking heeft op de thuis geleverde prestaties
|
|
Arbeidsgereedschap
|
1,25 EUR/dag |
De werknemer moet zijn eigen arbeidsgereedschap gebruiken
|
|
Werkkledij :
- aankoop - onderhoud
Kledij van de werknemer (onderhoud en slijtage)
|
- 1,58 EUR/dag en/of - 1,58 EUR/dag
- 0,79 EUR/dag |
- het gaat alleen om werkkledij in de strikte zin van het woord (overalls, veiligheidsschoenen,.) of andere door de werkgever opgelegde kledij die niet als gewone stads- of vrijetijdskledij kan worden gedragen (uniform,.)
- betreft kledij (jeans, t-shirts,.) en onderkledij die veelvuldig gewassen moet worden wegens de vuile werkomstandigheden
|
|
Kosten verbonden aan de auto :
- garage
- parking
- carwash
|
- 50,00 EUR/maand
- 15,00 EUR/maand
- 15,00 EUR/maand |
Als het voertuig hoofdzakelijk voor beroepsdoeleinden gebruikt wordt
- garage : als de werkgever het vereist voor de veiligheid van het voertuig of de inhoud ervan. Mag alleen toegekend worden voor zover de verplichting het voertuig veilig te stallen opgelegd wordt aan alle werknemers die zich in dezelfde toestand bevinden. Het maakt daarbij niet uit of de werknemer eigenaar is van de garage of niet.
- parking : als de werknemer regelmatig kleine parkeerbedragen moet betalen
- carwash : als de aard van de functie een voertuig in onberispelijke staat vereist
|