De welzijnswet van 4 augustus 1996 verplicht elke werkgever om een Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk op te richten die hem bijstaat bij de uitvoering van de maatregelen die betrekking hebben op het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk.
Wanneer de interne dienst niet al zijn opdrachten zelf kan uitvoeren, moet de werkgever een beroep doen op een erkende externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk. Daarnaast moeten in bepaalde ondernemingen een aantal opdrachten m.b.t de risicoanalyse en een aantal onderzoeken naar arbeidsongevallen steeds worden uitgevoerd door een erkende externe preventiedienst.
De Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg geeft u een overzicht van de erkende externe diensten.
Met het oog op een betere controle werden de erkenningsprocedure en -voorwaarden voor de oprichting van een externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk recent gewijzigd. Een aanvraag tot erkenning of tot hernieuwing van de erkenning wordt gericht aan de Minister van Tewerkstelling en Arbeid.
Aanvraag van de erkenning
De aanvraag tot erkenning wordt vergezeld van volgende documenten en inlichtingen:
- een kopie van de statuten van de externe dienst;
- een organigram van de structuur van de dienst en de lijst van personen werkzaam in de dienst;
- een kopie van de erkenning verleend door de Gemeenschappen aan de afdeling belast met het medisch toezicht;
- naam en voornaam van de persoon belast met de leiding van de dienst, zijn kwalificaties en beroepservaring;
- naam en voornaam van preventieadviseur die de leiding heeft van de afdeling belast met risicobeheersing en zijn kwalificaties;
- naam en voornaam van de preventieadviseur-arbeidsgeneesheer die de leiding heeft van de afdeling belast met het medisch toezicht en zijn kwalificaties;
- naam en voornaam van de preventieadviseurs (op gebied van arbeidsveiligheid, arbeidsgeneeskunde, ergonomie, bedrijfshygiëne, psychosociale aspecten van de arbeid), hun kwalificatie en desgevallend hun beroepservaring;
- de verklaring waarbij de externe dienst zich ertoe verbindt de principes van integrale kwaliteitszorg toe te passen, of een afschrift van het certificaat van het Belgisch Instituut voor Normalisatie waaruit blijkt dat de externe dienst een kwaliteitssysteem toepast dat gecertificeerd is volgens de wettelijke norm;
- een inventaris van de materiële middelen .
Daarenboven kan de Minister of de met het toezicht belaste ambtenaar alle andere relevante inlichtingen of documenten vragen die hij nodig acht. Wanneer deze gevraagde inlichtingen en documenten niet worden verleend binnen de twee maanden, kan de erkenning ambtshalve geweigerd worden. Deze beslissing wordt per aangetekend schrijven ter kennis gebracht.
Zodra het aanvraagdossier volledig is, volgt er een onderzoek ter plaatse en wordt er een verslag opgesteld. Het dossier wordt samen met het verslag voorgelegd aan de Vaste Operationele Commissie, die binnen de drie maanden een advies aan de Minister overmaakt.
Erkenningsbesluit
De Minister neemt een beslissing waarbij de erkenning al dan niet wordt toegekend. De erkenning wordt verleend bij Ministerieel Besluit.
In het erkenningsbesluit kunnen bepaalde erkenningsvoorwaarden worden geconcretiseerd en kan de erkenning ook worden beperkt tot de opdrachten die het voorwerp zijn van de bestaande overeenkomsten. In bepaalde gevallen kan de erkenning worden verleend voor een termijn die korter is dan de principiële erkenningstermijn van 5 jaar.
Hernieuwing van de erkenning
Uiterlijk één jaar voor het verstrijken van de geldigheidsduur (in principe 5 jaar) vraagt de externe dienst de hernieuwing van de erkenning aan bij de Minister. In geval van een erkenning van maximaal twee jaar kan de Minister een kortere termijn toestaan.
Bij een aanvraag tot hernieuwing van de erkenning moeten de volgende documenten en inlichtingen worden bijgevoegd :
- de wijzigingen aangebracht in de bij de oorspronkelijke aanvraag vergezelde documenten en inlichtingen;
- een financieel verslag over de werking van de externe dienst tijdens de afgelopen erkenningsduur;
- een verslag over de organisatie en de werking van de externe dienst en over de opdrachten verricht tijdens de afgelopen geldigheidsduur;
- een kopie van het certificaat van het Belgisch Instituut voor Normalisatie.
Ook bij de aanvraag tot hernieuwing kan de Minister of de met het toezicht belaste ambtenaar bijkomende inlichtingen of documenten vragen. De erkenning kan ambtshalve worden geweigerd bij aangetekend schrijven wanneer deze bijkomende inlichtingen of documenten niet binnen de twee maanden worden verleend.
Controle
De erkende externe preventiediensten dienen op verzoek van de met het toezicht belaste ambtenaar alle inlichtingen of documenten te verstrekken die betrekking hebben op hun werking of hun activiteiten of die noodzakelijk zijn voor het toezicht op de naleving van de erkenningsvoorwaarden.
Wanneer de externe dienst niet meer voldoet aan de erkenningsvoorwaarden of de voorwaarden opgelegd in het erkenningsbesluit niet naleeft, kan de met het toezicht belaste ambtenaar een termijn vaststellen waarbinnen de externe dienst de erkenningsvoorwaarden moet nakomen. Indien de externe dienst zich niet in regel heeft gesteld na afloop van deze periode, of indien de bevoegde administratie vaststelt dat het certificaat van het Belgisch Instituut voor Normalisatie werd ingetrokken, niet werd hernieuwd of niet werd uitgereikt, kan de Minister (na advies van de Vaste Operationele Commissie) beslissen om:
- de erkenning te beperken tot de opdrachten die het voorwerp zijn van de bestaande overeenkomsten voor een periode die hij vaststelt;
- de erkenning te beperken tot een kortere termijn dan de oorspronkelijk voorziene termijn van de erkenning;
- de erkenning in te trekken.
Deze nieuwe regels treden in werking op 2 december 2012.