De vergoedingen toegekend als terugbetaling van verblijfskosten gemaakt tijdens beroepsopdrachten in België zijn binnen bepaalde grenzen en tegen bepaalde voorwaarden niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen noch belastbaar.
Op fiscaal vlak
De forfaitaire vergoedingen die de werkgever toekent als terugbetaling van verblijfskosten gemaakt door een werknemer tijdens zijn beroepsverplaatsingen in België zijn niet belastbaar als het bedrag ervan wordt bepaald rekening houdend met het aantal werkelijke verplaatsingen en als het bedrag ervan niet hoger ligt dan dat van gelijkaardige vergoedingen die de Staat aan zijn ambtenaren toekent.
De FOD Financiën heeft de volgende bedragen van toepassing vanaf 1 juni 2011 officieel bevestigd (Circulaire nr. Ci.RH.241/613.514 (AAFisc Nr. 45/2011) dd 07.10.2011) (basis bedrag x 1,5460):
| Reis per kalenderdag | Toeslag wegens nachtverblijf (1) | |||
| Meer dan 5 uur tot minder dan 8 uur | 8 uur en meer | Logies op kosten van het personeelslid (2) | Kosteloze logies (3) | |
| Directiekader | 3,68 | 18,47 | 42,08 | 22,15 |
| Kader | 3,68 | 15,49 | 39,13 | 19,20 |
| Bedienden/arbeiders | 3,68 | 12,53 | 36,19 | 16,25 |
Voor verplaatsingen van meer dan 5 maar minder dan 8 uur, met inbegrip van de middaguren (periode tussen 12u en 14u)), mag de werknemer dezelfde vergoeding als voor verplaatsingen van ten minste 8 uur krijgen.
(1) Vergoeding voor avondmaal, nachtverblijf, ontbijt.
(2) d.w.z. dat het logement niet door de werkgever wordt terugbetaald
(3) Wanneer de werknemer logeert bij familie, vrienden, kennissen, collega's, ... waarvoor geen betaling wordt gevraagd. Het gaat dus niet om een overnachting in een hotel die volledig wordt terugbetaald door de werkgever.
Op sociaal vlak
De verblijfsvergoedingen die worden toegekend aan werknemers die reizen (reizend personeel) tegen bepaalde voorwaarden, kunnen beschouwd worden als kosten ten laste van de werkgever. Zij zijn daarom vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen.
In zijn instructies van het 3e kwartaal 2010 vermeldt de RSZ een lijst van de verschillende posten waarvoor de RSZ een forfaitaire raming aanvaardt, alsook de bedragen en de voorwaarden waarin zij mogen worden toegepast (zie ons artikel van 07/09/2010).
De RSZ aanvaardt vandaag 30 EUR voor een overnachting.
Dit bedrag wordt beperkt tot de dagen waarop de werknemer moet blijven logeren in de omgeving van een werf of van een werkplek wanneer het omwille van de afstand voor hem niet redelijk is naar huis te keren. Dit bedrag dekt de kosten van avondmaal, overnachting en ontbijt.
Wanneer de werknemer niet blijft logeren, aanvaardt de RSZ de toekenning van volgende bedragen (geldig sinds 1 juli 2011):
- een baanvergoeding van 10 EUR;
- een vergoeding van 6 EUR voor maaltijdkosten wanneer de werknemer geen eten kan meenemen. Die maaltijdvergoeding kan niet worden toegekend wanneer de werknemer maaltijdcheques met een patronale tegemoetkoming krijgt. Dit aandeel zal dan moeten worden afgetrokken van het forfaitaire bedrag (voorbeeld: forfaitaire maaltijdvergoeding van 6 EUR en maaltijdcheque met patronaal aandeel van 4,91 EUR: er kan nog slechts een maaltijdvergoeding van 1,09 EUR worden toegekend).
Verder legt de RSZ de volgende voorwaarden op en preciseert bovendien:
- de vergoedingen voor verblijfskosten gelden slechts voor niet-sedentaire werknemers (of het nu permanent is zoals handelsvertegenwoordigers, technici en consultants of bij gelegenheid). Met niet-sedentair bedoelt de RSZ de werknemer die zich in de loop van de dag moet verplaatsen en dus niet kan beschikken over de sanitaire installaties van de werkgever of van een filiaal van hem (bijvoorbeeld : toiletten, stortbaden, eetzaal). De werknemer moet dus privé-accommodatie gebruiken;
- de niet-sedentaire werknemer moet meer dan 4 uur op een dag op de baan zijn;
- er mag geen onderscheid Worden gemaakt tussen de hiërarchische niveaus (zoals in de fiscaliteit) ;
- de werknemers die één of meer opeenvolgende dagen op dezelfde plaats werken (bijvoorbeeld op een werf) of bij dezelfde opdrachtgever, hebben niet de hoedanigheid van niet-sedentaire werknemer. De RSZ stelt dat die plaats de plaats van tewerkstelling wordt en dat de werknemer er gebruik kan maken van de sanitaire installaties (tenzij het tegengestelde kan worden aangetoond). Alleen in dat geval kan er gedacht worden aan de toekenning van maaltijdcheques.
Er worden hogere forfaitaire bedragen aanvaard op voorwaarde dat de evaluatie van de verplaatsingskosten en van de hogere kosten voor een maaltijd die buitenshuis wordt genomen, realistisch is.
Als de werkgever kiest voor de forfaitaire terugbetaling van de vergoedingen voor gemaakte kosten, dan kan hij de kosten die reeds gedekt zijn door het forfaitaire bedrag niet terugbetalen op basis van de onkostennota’s.
De werkgever mag natuurlijk altijd beslissen de werkelijk gemaakte kosten terug te betalen op basis van de onkostennota’s( reële en niet de forfaitaire basis).