In het begin van dit jaar publiceerde de fiscus een circulaire (16 januari 2014) waarin wordt voorzien dat de vergoeding die door de werkgever aan telewerkers wordt toegekend binnen een bepaalde grens kan worden vrijgesteld van belastingen.
1. Situaties
Deze circulaire heeft betrekking op het telewerk dat wordt verricht in de private lokalen van de werknemer, gewoonlijk in zijn woonplaats, en dat georganiseerd wordt in het kader van normale werkdagen. Zij regelt dus niet de problematiek van werknemers die regelmatig of occasioneel, buiten de normale werkuren (bijv. 's avonds of in het weekend), thuis werken.
Worden ook niet beoogd:
- de zogenaamd mobiele werknemers, nl. diegenen voor wie het mobiele karakter integraal deel uitmaakt van hun functie;
- het werk dat wordt verricht in een satellietkantoor van de werkgever, dit wil zeggen een gedecentraliseerd lokaal van de werkgever of een lokaal dat de werkgever aan het personeelslid ter beschikking stelt;
- de werkzaamheden uitgevoerd bij een klant, bij een leverancier, op een werf, enz.
2. Kosten
Voornoemde circulaire heeft enkel betrekking op de kosten voor pc en internet (zowel de verbinding als het abonnement) van de werknemer die door de werkgever worden ten laste genomen.
We hebben het dus niet over het geval van terbeschikkingstelling van een informatica-installatie door de werkgever waarbij de werknemer niet de eigenaar van het materiaal, noch titularis van het internetabonnement is en de internetfacturen niet moet betalen.
3. Tussenkomst van de werkgever
Wanneer de werkgever in bovengenoemde situatie een vergoeding toekent, kan ze enkel worden vrijgesteld van belastingen (=terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever) als de werkgever het dubbele bewijs kan levert dat:
- de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn;
- die vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.
Wanneer het internet door de werknemer werkelijk wordt gebruikt in het kader van telewerk (1e bewijs), zal de fiscus er zich omwille van praktische redenen nochtans van onthouden om enige rechtvaardiging te vragen (2e bewijs) wanneer het bedrag van de tussenkomst van de werkgever forfaitair wordt vastgesteld op 20 EUR per maand.
De hiervoor vermelde bepalingen zijn ook van toepassing in geval van tussenkomst van de werkgever voor het professionele gebruik van de computer. De fiscus zal er zich van onthouden om enige rechtvaardiging te vragen wanneer het bedrag van de tussenkomst (voor de computer) forfaitair wordt vastgesteld op 20 EUR per maand.
In het totaal is het dus mogelijk om een onbelaste vergoeding toe te kennen van 40 EUR per maand.
4. Voorbeelden
1. Een werknemer doet elke vrijdag van de maand maart aan telewerk en gebruikt hiervoor een computer en een internetabonnement ter beschikking gesteld door zijn werkgever. De werknemer gebruikt het informaticamateriaal ook voor persoonlijke doeleinden.
In dit geval wordt voor de maand maart een belastbaar voordeel van alle aard ten name van de werknemer vastgesteld op (180 + 60) x 1/12 = 20 EUR.
2. Een werknemer doet elke vrijdag van de maand maart aan telewerk en gebruikt hiervoor zijn eigen computer en zijn eigen internetabonnement.
Voor deze maand maart kent de werkgever hem op forfaitaire wijze een vergoeding toe van 40 EUR (20 EUR voor de computer + 20 EUR voor het internet).
In dit geval aanvaardt de administratie zonder meer dat deze vergoeding wordt aangemerkt als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever.
Als de werkgever een forfaitaire vergoeding van 50 EUR toekent, in dit geval, beschouwt de administratie, bij gebrek aan verantwoordingsstukken, een gedeelte van deze vergoeding (10 EUR) als een belastbare bezoldiging.
5. En op gebied van RSZ?
De RSZ aanvaardt dat als een werknemer zijn eigen PC (met randapparatuur en software) en/of internetverbinding (en abonnement) wezenlijk en op regelmatige basis gebruikt voor professionele doeleinden, bv.
- één dag per week,
- meerdere keren per week een paar uur,
- één week elke maand,
- (…),
de werkgever de kosten daarvan vergoedt op basis van een forfait van 20 EUR per maand voor de PC en 20 EUR per maand voor het internet. Voorwaarde is wel dat de werkgever niet ook nog op een andere manier tussenkomt in deze kosten (bv. door een deel van de aankoopprijs van de PC ten laste te nemen). Op deze manier hanteert de RSZ dezelfde bedragen als de fiscale administratie.
Indien de werkgever aan een werknemer die voldoet aan de bovenvermelde voorwaarde, een hoger forfait wil toekennen, moet hij dat volledig kunnen verantwoorden. Indien dat niet het geval is zal het gedeelte dat 20 EUR per maand overschrijdt onderworpen worden aan bijdragen.
Voor werknemers die hun eigen PC en/of internetverbinding slechts occasioneel gebruiken (bv. af en toe ’s avonds een verslag maken of documentatie nalezen) geldt het forfait van 20 EUR niet. Indien de werkgever die kosten wil vergoeden, moet hij de hoogte van de vergoeding die hij toekent kunnen verantwoorden.
Bron : Circulaire nr. Ci.RH.241/616.975 (AAFisc Nr. 2/2014) dd. 16.01.2014 en tussentijdse instructies RSZ 2014/03.