Volgens de werkloosheidsreglementering moet de werkgever de werkloosheidsformuleren (C131, C3.2., C4, …) handgeschreven ondertekenen om ze juridische waarde te geven. Hierdoor aanvaardt hij de verantwoordelijkheid voor de correctheid van de gegevens op de werkloosheidsformulieren.
Op basis van een nota van 8 september 1999 van de Directie Reglementering van de RVA wordt echter een vrijstelling van ondertekening van een werkloosheidsformulier verleend en mag bijgevolg gebruik gemaakt worden van een gescande handtekening op voorwaarde dat het formulier de identiteit en de functie van de ondertekenaar vermeld gevolgd door de formule “ik aanvaard dat ik door de aflevering van dit formulier verantwoordelijk ben voor de hierop ingevulde gegevens, alsof dit formulier door mij persoonlijk werd ondertekend”.
Met een nieuwe nota komt de RVA echter op zijn standpunt terug ingevolge de frauduleuze praktijken met werkloosheidsformulieren die de laatste jaren werden vastgesteld. Bovendien maken veel werkgevers reeds gebruik van de elektronische aangifte waarvoor strenge veiligheids- en toegangsregels gelden.
Bijgevolg wordt een gescande handtekening van de werkgever of van het sociaal secretariaat met vermelding van de vaste formule op werkloosheidsformulieren niet langer aanvaard door het werkloosheidsbureau of de uitbetalingsinstelling.
Toch wordt nog tot eind 2012 onder bepaalde voorwaarden een afwijking toegestaan voor de werkgevers die reeds in het verleden een vrijstelling van handtekening genoten en hun formulieren afdrukten met de vereiste formule zoals hierboven vermeld. Deze vrijstelling zal wel enkel gelden voor grote volumes formulieren die repetitief moeten worden ingevuld (C131B, C78, C3.2.-werkgever, …). Bij wijze van voorbeeld spreekt de RVA in zijn nota van 100 formulieren. Zij zal niet worden toegestaan voor de formulieren C4!
Indien het werkloosheidsbureau over aanwijzingen van onregelmatigheden in het bedrijf beschikt, dan kan zij beslissen dat de vrijstelling niet langer wordt toegekend.