Het taalgebruik in de onderneming is wettelijk geregeld en het is best om ermee rekening te houden om geen nare verrassingen te hebben.
De taal die u t.a.v. uw personeel moet gebruiken, is afhankelijk van het taalgebied waarin de exploitatiezetel (en dus niet noodzakelijk de maatschappelijke zetel) van de onderneming gelegen is.
- Wanneer u een exploitatiezetel in het Nederlands taalgebied heeft, moet het Nederlands gebruikt worden voor de sociale betrekkingen met de werknemers, en ook voor de wettelijk voorgeschreven akten en bescheiden van de ondernemingen. Alle documenten bestemd voor het personeel dienen in het Nederlands opgesteld te worden: arbeidsovereenkomsten (inclusief proefbeding), arbeidsreglement, loonafrekeningen, fiscale fiches, individuele rekeningen, betekening van de opzegging, documenten bij het einde van de overeenkomst zoals de C4, arbeidsbewijs, vakantieattesten, …
- Heeft u een exploitatiezetel in het Frans taalgebied, dan dient in principe het Frans gebruikt te worden voor de sociale betrekkingen en voor de akten en de documenten.
In deze twee taalgebieden zal de handeling of de akte nietig zijn, wanneer deze niet opgesteld werd in de voorgeschreven taal. Deze nietigheid geldt met terugwerkende kracht: het nietige document wordt geacht nooit bestaan te hebben en moet voor de toekomst worden vervangen. Er mag eventueel wel een vertaling in een andere landstaal of vreemde taal toegevoegd worden.
Bvb. U heeft een exploitatiezetel in Zaventem en op verzoek van een Franstalige werknemer wordt zijn arbeidsovereenkomst met proefbeding in het Frans opgesteld. De arbeidsovereenkomst in het algemeen en het proefbeding in het bijzonder zijn nietig en kunnen dus geen uitwerking hebben. Bij ontslag zullen dus de normale opzeggingstermijnen en niet die van toepassing tijdens de proefperiode moeten toegepast worden. De enige wettelijke oplossing om tegemoet te komen aan de verzuchtingen van deze werknemer is dat u eventueel een vertaling in het frans.
- Wanneer u een exploitatiezetel in het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad (19 gemeenten) heeft, dan dienen de documenten opgesteld te worden in het Nederlands voor de Nederlandstalige personeelsleden en in het Frans voor de Franstalige personeelsleden*.
- Ligt uw exploitatiezetel in het Duits taalgebied, dan moet het Duits gebruikt worden voor de akten en documenten bestemd voor uw personeelsleden*.
- Beschikt u over een exploitatiezetel in één van de faciliteitengemeenten van het Nederlandse taalgebied en de rand rond Brussel, dan moet u de documenten voor uw personeelsleden opstellen in het Nederlands; heeft u een exploitatiezetel in één van de faciliteitengemeenten van het Frans taalgebied, dan moet u dit doen in het Frans*.
*Opgelet: deze wetgeving geldt enkel voor werkgevers (natuurlijke personen of rechtspersonen) die in deze gebieden een industriële, commerciële of financiële activiteit uitoefenen. Landbouwondernemingen, vzw’s en beoefenaars van vrije beroepen zijn dus uitgesloten.
Wanneer de documenten niet opgesteld zijn in de taal die voorgeschreven is door de reglementering, bestaat de sanctie in Brussel-Hoofdstad, het Duits taalgebied en de faciliteitengemeenten in de verplichte vervanging van de akte of het document in de correcte taal. Deze vervanging behoudt, in tegenstelling tot de nietigheid, de geldigheid met terugwerkende kracht van het oorspronkelijk document. Er mag eventueel wel een vertaling in een andere landstaal of vreemde taal toegevoegd worden.
Conclusie: Er mogen geen Franstalige contracten (tenzij het een kopie is) afgeleverd worden voor tewerkstellingen in Vlaanderen en omgekeerd, ook al vraagt de Franstalige/Nederlandstalige werknemer hierom.